Zákazníci, ktorí využívajú Odhad nákladov, môžu využiť túto záložku pre ďalšiu automatizáciu. Program pre cestujúceho automaticky pridá sumu zálohy na základe vypočítaného odhadu cestovných náhrad (štandardne len stravné, s možnosťou pridania ďalších typov nákladov). Pre správne nastavenie funkcie je potrebných niekoľko krokov:
Nastavenie v číselníku Typy plánovaných výdavkov
V číselníku Cestovné príkazy / Číselníky / Typy plánovaných výdavkov stĺpec Použiť pre automatickú zálohu – zobrazuje „áno“ pri typoch, z ktorých sa generuje automatická záloha. Pri úprave typu výdavku je možné nastaviť prepínač áno/nie s popisom Použiť pre automatickú zálohu. Východzia hodnota je Nie, ale pre typ výdavku Stravné je Áno. Ak budú mať všetky typy v číselníku pri tejto voľbe nastavenú hodnotu Nie, automatická záloha sa nebude generovať.
Parametre pre zapnutie funkcie
Ďalším krokom je vo voľbe Cestovné príkazy / Nastavenie parametrov modulu / časť Formulár cestovného príkazu zapnúť voľbu Automatická záloha - zahraničné cesty a prípadne aj Automatická záloha - tuzemské cesty. Táto operácia bude možná len za predpokladu, že bude aktivovaná voľba Zobraziť predpokladané výdavky.
Pokiaľ nebude automatická záloha zapnutá, program sa bude správať tak, ako doteraz (štandardné nastavenie).
Automatická záloha vo formulári CP
Ak budú obe vyššie opisované nastavenia dokončené, užívateľ sa vo formulári cestovného príkazu môže stretnúť s viacerými situáciami:
- Ak aktivuje v cestovnom príkaze Požiadavku na zálohu, systém sa pozrie do číselníka Typy plánovaných výdavkov, overí ktoré typy majú povolené nastavenie Použiť pre automatickú zálohu. Pre tieto typy vyberie z tabuľky na záložke Odhad nákladov sumy, ktoré zráta a na záložke Záloha pridá záznam v mene EUR so sumou, ktorú napočítal. Forma vyplatenia bude „na mzdový účet“.
- Vo formulári jestvujúceho cestovného príkazu so zálohou, kedy užívateľ upravil plánované trasy alebo upravil odhad nákladov a mohlo dôjsť k zmene výšky vypočítaného odhadu stravného:
- Systém zadanú zálohu svojvoľne nepregeneruje.
- Užívateľ môže kliknúť na tlačidlo Aktualizuj na záložke Záloha, čo spôsobí, že sa zadaná výška zálohy nahradí aktuálnou sumou načítanou z odhadu nákladov. To neplatí v prípade, že je zadaná záloha v cudzej mene. Tiež sa neprepíše záloha, ktorú si užívateľ pridal ručne.
- Pri odosielaní príkazu na schválenie systém porovná sumu požadovanej zálohy (na záložke Záloha) so sumou vypočítanou v odhade nákladov (len polia, z ktorých sa generuje záloha).
V prípade, že sa sumy nerovnajú aplikácia užívateľa na konflikt upozorní dialógom. V ňom sú dve tlačidlá: Aktualizovať a pokračovať – suma zálohy sa aktualizuje a pokračuje proces odoslania príkazu na schválenie, Zrušiť – návrat do formulára cestovného príkazu bez zmeny dát, užívateľ môže upraviť zálohu ručne.