V tejto voľbe sa evidujú všetky druhy neprítomností (dochádzkové zmeny, prerušenia), o ktoré si zamestnanec môže prostredníctvom modulu Schvaľovanie neprítomností požiadať.
Každá zadaná neprítomnosť musí mať vyplnené nasledovné atribúty:
- Poradie → umožňuje meniť poradie druhov neprítomností podľa preferencií klienta. Vstupom do voľby sa v poli Poradie zvolí požadované číslo poradia a potvrdením tlačidla Zapísať sa druh neprítomností premiestni do zoznamu podľa zvoleného čísla;
- Dochádzková zmena – druh neprítomností → ktorá je definovaná v module Spracovanie dochádzky / Dochádzkové zmeny alebo Spracovanie dochádzky / Prerušenia;
- Časové rozlíšenie → určenie, či ide o neprítomnosť celodennú, polovica dňa (prvá alebo druhá polovica dňa) alebo časový interval (v prípade návštevy lekára od / do X:00 - Y:00 h.);
- Nárok → výber sumárnej položky, ktorej hodnota sa má zobrazovať v prípade žiadosti o danú neprítomnosť (pri zadaní žiadanky o dovolenku sa zobrazí počet dní dovolenky – zostatok);
- Typ nároku → ak je hodnota parametra Zostatok – povolené prečerpanie, zostatok nároku pre daný druh neprítomnosti sa zobrazuje, ale systém umožní požiadať o neprítomnosť aj v prípade, že bude limit prekročený. Ak je hodnota parametra Zostatok – nepovolené prečerpanie, zostatok nároku pre daný druh neprítomnosti sa zobrazuje a zároveň systém neumožní požiadať o neprítomnosť v prípade, že bude limit prekročený.
- Typ intervalu → Ak bude hodnota parametra Aktuálny rok, sledovať sa bude hodnota sumárnej položky pre obdobie aktuálneho roka. Takéto nastavenie sa používa napríklad pre sledovanie zostatku dovoleniek, kedy sumárna položka nastavená v parametri Nárok zobrazuje zostatok dovolenky pre čerpanie do konca roka. Tento údaj sa zobrazuje pri zadaní novej žiadanky a ak je parameter Typ nároku nastavený na hodnotu Zostatok – nepovolené prečerpanie, nebude užívateľovi umožnené zadať žiadanku tak, aby nový zostatok bol menší ako nula. Ak bude hodnota parametra Aktuálny mesiac, sledovať sa bude hodnota sumárnej položky nastavená v parametri Nárok pre obdobie mesiaca, do ktorého spadá dátum začiatku neprítomnosti zadaný na žiadanke. Pri mesačnom sledovaní zostatku nie je možné zadať žiadanku, ak začiatok neprítomnosti začína v aktuálnom mesiaci a neprítomnosť pokračuje do nasledujúceho mesiaca. Takúto neprítomnosť je potrebné zadať ako dve samostatné žiadanky. Pri zadaní novej žiadanky, ak je parameter Typ nároku nastavený na hodnotu Zostatok – nepovolené prečerpanie, nebude užívateľovi umožnené zadať žiadanku tak, aby nový zostatok bol menší ako nula. Takéto sledovanie zostatku je možné využiť napríklad v prípade sledovania maximálneho počtu hodín/dní čerpania Náhradného voľna za mesiac prípadne maximálneho povoleného počtu Práce z domácnosti (HomeOffice). Hodnota zostatku v žiadanke bude zobrazená vždy za ten mesiac, kedy začína neprítomnosť.
- Určenie dochádzkového intervalu → výber z možností Plán (po schválení danej neprítomnosti sa dotiahne do dochádzky v dĺžke jeho plánovanej pracovnej doby) a Úväzok (po schválení danej neprítomnosti sa dotiahne do dochádzky v dĺžke jeho úväzku);
- Typ intervalu → určenie, či má byť schválená neprítomnosť vložená do dochádzky ako Celodenná zmena alebo Prerušenie alebo Celodenná zmena považovaná za prácu. Ak bude v skutočnej dochádzke schválená neprítomnosť s typom intervalu Celodenná zmena - považovaná za prácu, bude možné zadať na tento deň aj intervalové prerušenie. Pri zadaní žiadanky systém nebude upozorňovať na prekrývanie intervalov s už existujúcou žiadankou. Takéto nastavenie je vhodné napríklad v prípade, že má zamestnanec schválený Home Office počas ktorého potrebuje ísť k lekárovi;
- Povinné údaje:
- Povinné údaje → sú parametre Miesto pobytu, Informácia o zastupovaní a Poznámka. Ak budú parametre zapnuté, pri zadaní novej žiadanky bude pre užívateľa tento údaj povinný. Parametre sa dajú použiť aj jednotlivo. Štandardne sú parametre vypnuté.
- Krátenie pracovnej doby:
- Nie → žiadanka sa pri prekrývaní s iným intervalom neimportuje;
- Áno - krátenie → prioritu má žiadanka pred existujúcimi intervalmi;
- Áno - kontrola voči pracovnej dobe → prioritu má žiadanka pred existujúcimi intervalmi, žiadanka je ale orezaná tak, aby nepresahovala mimo interval existujúcej pracovnej zmeny;
- Áno - zohľadniť transakcie → prioritu pred žiadankou majú intervaly z transakcií a editované intervaly, interval žiadanky sa oreže tak, aby sa neprekrýval s takýmito intervalmi;
- Áno - zohľadniť transakcie prerušení (orezať prekrývajúci interval žiadanky) → bude orezaný prekrývajúci interval žiadanky;
- Áno - zohľadniť transakcie prerušení (neimportovať pri prekrývajúcom intervale → nebude sa importovať pri prekrývajúcom intervale žiadanky.
- Neprenášať ak gener. zmena → Ak bude parameter Neprenášať ak generovaná zmena zapnutý, žiadanka sa nebude importovať do zmien v skutočnej dochádzke. Ak bude parameter Neprenášať ak gener. zmena vypnutý, žiadanka sa bude importovať;
- Odstrániť prekrývajúci sa záznam → Štandardne je parameter vypnutý. Parameter sa uplatňuje len pri celodennej neprítomnosti a len v prípade, že sa dochádzke sleduje podľa transakcií. Ak bude parameter zapnutý, pri prenose žiadanky sa odstránia zo skutočnej dochádzky všetky dochádzkové záznamy, ktoré sa prekrývajú so žiadankou. Ak napr. neprítomnosť Dovolenka je schválená neskôr, ako je v danom dni manuálne zapísaný začiatok a koniec pracovnej doby, tzn. ak sa dodatočne schváli celodenná neprítomnosť pričom predtým je v danom dni už manuálne zadaný začiatok a koniec inej pracovnej zmeny, tak dodatočne schválená žiadanka na celodennú neprítomnosť zruší predchádzajúce záznamy a prepíše to údajmi so žiadanky.
- Neprenášať ak editovaná zmena → defaultne je parameter zapnutý. Ak bude parameter Neprenášať ak editovaná zmena zapnutý, žiadanka sa nebude importovať do editovaných a pridaných zmien v skutočnej dochádzke (štandardné doterajšie správanie systému). Editované zmeny v skutočnej dochádzke majú prioritu pred žiadankou. Ak bude parameter Neprenášať ak editovaná zmena
vypnutý, žiadanka sa bude importovať aj do editovaných a pridaných zmien. Žiadanka má vyššiu prioritu ako editované záznamy;
- Polovica dňa použiť pevné trvanie intervalu → bude prenesená polovica dňa;
- Orezať → parameter môže nadobúdať hodnotu Nie a Časový interval alebo Povinná prítomnosť v časovej korekcii.
- Povinné údaje → sú parametre Miesto pobytu, Informácia o zastupovaní a Poznámka. Ak budú parametre zapnuté, pri zadaní novej žiadanky bude pre užívateľa tento údaj povinný. Parametre sa dajú použiť aj jednotlivo. Štandardne sú parametre vypnuté.
- Nie - prenášaná neprítomnosť sa neorezáva, a do dochádzky sa prenesie podľa nastavenia štandardných parametrov.
- Časový interval - prenášaná neprítomnosť sa pri prenose do dochádzky oreže na časové hranice reprezentované hodnotami Od a Do.
- Povinná prítomnosť v časovej korekcii - nastavenie určené pre celodenné neprítomnosti, ktoré sa majú prenášať do skutočnej dochádzky v intervale povinnej prítomnosti nastavenej v časovej korekcii, teda pre pružný pracovný čas. Povinná prítomnosť sa definuje pri pružnej časovej korekcii parametrami „D“ a „E“. Pre parameter Orezať pre voľbu Časový interval bola dopracovaná kontrola, ktorá upozorní žiadateľa, ak pri zadaní novej žiadanky zadá začiatok alebo koniec neprítomnosti mimo hodnoty zadané v parametri Orezať
Príklad validácie pri zadaní predv. intervalu
Ostatné:
- Počet dní pre spätné zadanie žiadanky → nastavenie umožňuje stanoviť limit pre spätné zadanie žiadanky a jej schválenie schvaľovateľom. Po uplynutí tohto limitu už nie je možné danú žiadanku upravovať;
- Mobilná aplikácia kategória neprítomnosti → umožňuje určiť, v akej kategórii sa bude konkrétna žiadanka zobrazovať v mobilnej aplikácii, pokiaľ má zákazník túto funkcionalitu sprístupnenú;
- Zapísať neprítomnosť do kalendára → umožní prenos do kalendára v Outlooku;
- Anonymizovať v Prehľade neprítomnosti → v prípade, že je parameter na druhu neprítomnosti zapnutý, takáto neprítomnosť sa v Protokole neprítomností zobrazí anonymizovane. Anonymizované prerušenia sa budú v Protokole neprítomností zobrazovať pod skratkou, zadanou v parametri Nastavenia SN / Anonymizácia prerušení v prehľade neprítomností. Pri anonymizácii sa zohľadňujú prístupové oprávnenia. Neprítomnosti sa nezobrazia anonymizovane, ak sa užívateľ pozerá sám na seba, ak je užívateľ aj schvaľovateľ a pozerá sa na svojich podriadených - užívateľ má prístup do podmodulu Všetky žiadanky a zároveň má v Právach na akcie nastavené právo na Zobrazenie žiadaniek v podmodule Všetky žiadanky.
Priklad zobrazenia anonymizovaných prerušení v Prehľade neprítomností
