Pri pridávaní, editácii údajov sa mnohé ukladajú do databázy historicky, teda s platnosťou od zadaného dátumu do „nekonečna“. V module Organizačné riadenie sa údaje štandardne ukladajú s platnosťou od prvého dňa mesiaca aktuálneho systémového dátumu, t.j. od prvého dňa aktuálneho kalendárneho mesiaca. Ak má užívateľ vo svojom užívateľskom profile zapnuté Zobrazovať stránku na zadanie dátumov histórie, tak sa mu pri zápise údajov zobrazí modálne okno Obdobie platnosti údajov, pomocou ktorého môže upraviť platnosť zapisovaných údajov.
UPOZORNENIE: Pri úprave obdobia platnosti údajov buďte obzvlášť opatrní. Nesprávnym prepisovaním dátumu Platnosť od, vpisovaním dátumu Platnosť do, či nevhodným odznačením políčka Ukončiť sa môžu dáta stať užívateľovi nedostupnými alebo sa môžu znásobiť. T.j. užívateľ údaje buď nevidí medzi aktuálnymi údajmi, alebo ich vidí viackrát. V týchto prípadoch je potrebné kontaktovať administrátora systému, prípadne dodávateľa systému Humanet prostredníctvom služby hotline, ktorý vykoná technický zásah.
V niektorých špecifických prípadoch (napr. pridanie objektu do schémy,...) sa údaje zapisujú s platnosťou od dátumu zadaného užívateľom v špecifickom údaji už pri spustení funkcie alebo v niektorom z jej následných krokov.
V modálnom okne Obdobie platnosti údajov sú dátumy editovateľné, až keď zaškrtnete voľbu Upraviť dátumy. Označené políčko Ukončiť zabezpečí, že v histórii údaju bude posledným zadaným obdobím práve zapisované obdobie platnosti údajov. Ak je súčasne zadaný dátum Platnosť do, bude história daného záznamu ukončená k tomuto dátumu, t.j. po tomto dátume nebude záznam pre systém platný, stane sa tzv. minulým záznamom.
V module Organizačné riadenie sa užívateľovi štandardne zobrazujú údaje platné k aktuálnemu kalendárnemu dňu a len tie je možné ďalej editovať. Záznamy, ktoré nie sú historicky platné k aktuálnemu kalendárnemu dňu sa užívateľovi nezobrazujú a nie je možné ich editovať. Špecifickou výnimkou z tohto pravidla je len evidencia štruktúry organizačnej schémy, kde si užívateľ v prípade potreby môže načítať a zobraziť stav schémy platný k inému ako aktuálnemu systémovému dátumu a ďalej so štruktúrou pracovať.
ODPORÚČANIE: Ak pridávate nový záznam do zoznamu Strediská, Organizačné útvary, Pracovné miesta, Špecifikácie pracovných miest, Funkcie, tak pri zápise údajov neprepisujte v modálnom okne Obdobie platnosti údajov prednastavené hodnoty. Zároveň pri zápise zmien základných parametrov záznamu neukončujte históriu daného záznamu. Vyhnete sa tak vytváraniu tzv. minulých/ budúcich záznamov v týchto evidenciách, ktoré sa Vám k aktuálnemu dňu nezobrazujú, a čo je dôležitejšie nie je možné ich editovať.
Evidované objekty v uvedených zoznamoch, ktoré sú už vo firme zrušené, môžete presunúť medzi neaktívne dáta, ktoré sa štandardne nezobrazujú a neponúkajú sa vo výberových zoznamoch previazaných na danú evidenciu, ale zároveň ich je možné si v prípade potreby jednoducho zobraziť a ďalej podľa potreby editovať. Na evidenciu dátumov vzniku/zániku danej jednotky vo Vašej organizácii využívajte údaje Platnosť od, Platnosť do v definícii daného záznamu.
Tieto údaje umožnia užívateľovi pri výbere konkrétneho záznamu zohľadniť aj tieto údaje. V prípade pridávania útvarov a pracovných miest do štruktúry organizačnej schémy ich systém zohľadní automaticky.
Pri historickom ukladaní záznamu má užívateľ možnosť pozrieť si, kto a kedy vykonal na zázname zmenu. Na rozdiel od ostatných modulov Humanetu však má túto možnosť len v prípade, že má pridelené prístupové právo Má dostupnú históriu zmien údajov, v opačnom prípade má tlačidlo História neaktívne. Pre zobrazenie histórie zmien použite načítanie tzv. Histórie, pričom máte k dispozícii dva druhy pohľadu do zápisu historických zmien:
1. Zobrazenie histórie dát z pohľadu dátumu (tzv. história histórie) kliknutím na tlačidlo Načítať – zobrazí sa vždy posledná zmena za daný deň z pohľadu dátumu zadaného v políčku s dátumom. Inak povedané zobrazí sa výsledný stav histórie údajov platný k danému dňu.
Príklad záznamov:
2. Zobrazenie histórie kliknutím na tlačidlo Načítať žurnál – zobrazia sa podrobne všetky zmeny, ktoré užívatelia vykonali počas jednotlivých dní.
Príklad záznamov v žurnále zmien tej istej záložky:
UPOZORNENIE: V module Organizačné riadenie je vo všetkých evidenciách použitá namiesto štandardného ovládacieho prvku pre zobrazenie histórie iná verzia tohto ovládacieho prvku. Jeho špecifikom je, že na rozdiel od štandardného ovládacieho prvku pre zobrazovanie histórie, tento je viazaný na prístupové právo Má dostupnú históriu zmien údajov. Ak toto prístupové právo nemáte pridelené, máte voľbu história neaktívnu, t.j. nemôžete si zobraziť tlačidlá pre načítanie histórie/žurnálu, a teda si nemôžete prezerať históriu zmien údajov.
