Schvaľovací proces k dokladom v žiadanke je pevne definovaný (rovnako ako je to v prípade schvaľovania neprítomností). Schvaľovateľom dokladov v danej žiadanke je rola operátora pre zamestnanca, ktorého sa žiadanka týka, vyplývajúca z nastavenia nasledovných práv na akcie vo voľbe Správa systému/ Práva na akcie/ Práva na akcie:
- Schvaľovanie neprítomností / Doklady – rola;
- Schvaľovanie neprítomností / Doklady – útvar;
- Schvaľovanie neprítomností / Doklady – obraz turnusu;
- Schvaľovanie neprítomností / Doklady – skupina rolí;
- Schvaľovanie neprítomností / Doklady – organizácia.
V rámci notifikácií pre akcie v schvaľovaní neprítomností pribudli nové notifikácie.
Priebeh schvaľovacieho procesu:
- Odoslať priložené doklady na akceptáciu môže ľubovoľný užívateľ s prístupom k danej žiadanke, a to kliknutím na tlačidlo Odoslať na akceptáciu a potvrdením otázky, či chce naozaj odoslať doklady na akceptáciu (schválenie). Jej potvrdením sa aktuálny stav dokladov zmení na Čaká na akceptáciu, v ktorom už doklady nemôže editovať ktokoľvek s prístupom k žiadanke, ale len „schvaľovateľ“ dokladov. Ak je aktívna notifikácia k tejto akcii (Žiadosť o akceptáciu dokladov), odoslaním na akceptáciu sa bude zároveň automaticky generovať a odosielať notifikácia na príslušného „schvaľovateľa“ dokladov danej žiadanky.
- Schvaľovateľom dokladov je operátor pre daného zamestnanca evidovaný v momente odoslania dokladov v niektorom z práv na akciu typu uvedených v úvode tejto podkapitoly.
- V stave Čaká na akceptáciu môže „schvaľovateľ“ dokladov v danej žiadanke na záložke Doklady:
- Pridať nový doklad do zoznamu dokladov;
- Editovať existujúci doklad v žiadanke;
- Vrátiť doklady na korekciu, a to kliknutím na tlačidlo Vrátiť na korekciu;
- Akceptovať (schváliť) doklady, kliknutím na tlačidlo Akceptovať;
- Neakceptovať (zamietnuť) doklady, kliknutím na tlačidlo Neakceptovať.
- Iný užívateľ ako „schvaľovateľ dokladov“ nemôže v tomto stave dokladov zoznam dokladov editovať.
Akcia Akceptovať:
- Aktuálny stav dokladov sa mení na akceptované;
- Doklady v stave akceptované nie je možné editovať, ani pridávať nové;
- O akcii sa neposiela žiadna notifikácia;
- Možnosť editácie skutočnej dochádzky v rámci akceptácie dokladov:
Po kliknutí na akciu Akceptovať si systém najskôr overí, či je užívateľ oprávnený editovať v skutočnej dochádzke dni, ku ktorým sa viaže žiadanka, a súčasne ani jeden z týchto dní ešte nebol v dochádzke
„ručne“ editovaný, a nie je uzamknutý na editáciu (napr. odsúhlasená dochádzka za daný deň,...).
V prípade, že užívateľ nemôže editovať skutočnú dochádzku (z ľubovoľných dôvodov), zobrazí sa mu otázka, či chce v akceptácii dokladov pokračovať bez možnosti editácie skutočnej dochádzky, alebo nie. Prednastavená odpoveď je Áno.
V prípade, že je užívateľ „oprávnený“ na editáciu daných dní, zobrazí sa mu modálne okno s otázkou, či chce zároveň upraviť neprítomnosť evidovanú v skutočnej dochádzke na základe danej žiadanky, alebo nie:
V prípade, že užívateľ klikne v otázke na Nie, tak sa len aktuálny stav dokladov zmení na akceptované a schvaľovací proces k dokladom bude ukončený. Akceptácia dokladov v tomto prípade teda nemá vplyv na neprítomnosť zapísanú v skutočnej dochádzke danou žiadankou. V prípade, že užívateľ klikne v otázke na Áno, tak
- ak je obsahom žiadanky jednodňové alebo intervalové prerušenie/zmena, schvaľovateľovi sa zobrazí modálne okno pre editáciu prerušenia/zmeny (rovnaké ako pri ručnej editácii daného prerušenia/zmeny v skutočnej dochádzke), v ktorom bude predvolené prerušenie a časový interval zo žiadanky. V prípade potreby môže užívateľ upraviť aj ostatné atribúty (rovnako ako cez skutočnú dochádzku)
- ak je obsahom žiadanky viacdňové prerušenie/zmena, schvaľovateľovi sa zobrazí modálne okno pre hromadné naplnenie daného intervalu (analogické ako pri hromadnom naplnení skutočnej dochádzky v role), v ktorom bude predvolené prerušenie a časový interval zo žiadanky. V prípade potreby môže užívateľ upraviť aj ostatné atribúty okrem časového intervalu (od – do) s tým, že v časti Pred zapísaním bude prednastavená voľba Odstrániť všetky záznamy v tomto období a prednastavené bude Vypočítanie z trvania plánu alebo vybranej zmeny.
t.j. ako by užívateľ v skutočnej dochádzke spustil v role funkciu Hromadne naplniť pracovné zmeny, resp. prerušenia (podľa druhu neprítomnosti v žiadanke)
V oboch prípadoch sa po potvrdení nastavenia neprítomnosti pre skutočnú dochádzku na dané dni, tento stav aplikuje (zrealizuje) v skutočnej dochádzke. Rovnako ako kedy užívateľ tieto okná (funkcie) spustil priamo v skutočnej dochádzke. V prípade, že nastavenie nebude možné aplikovať, užívateľa na to systém upozorní chybovým hlásením (analogicky ako pri editácii priamo v dochádzke) a vráti ho späť do okna pre nastavenia neprítomnosti v skutočnej dochádzke. V prípade úspešnej aplikácie do dochádzky, sa zmení stav dokladov na akceptované, čím sa proces dokladovania ukončí.
UPOZORNENIE: Zavretím okna pre editáciu skutočnej dochádzky sa stav dokladovania nezmení, t.j. ako keby akceptáciu nespustil.
Akcia Neakceptovať:
- Aktuálny stav dokladov sa zmení na neakceptované;
- Doklady v stave neakceptované nie je možné editovať, ani pridávať nové;
- Ak je v DB aktívna notifikácia k akcii Neakceptovať, tak sa automaticky odošle notifikácia (Neakceptované doklady) na zamestnanca, ktorého sa žiadanka týka a jeho nadriadeného. Nadriadený je vyhodnotený rovnakým spôsobom ako schvaľovateľ žiadanky.
- „Aplikuje“ sa zrušenie žiadanky, t.j. zmení sa jej stav na zrušené, ale len v prípade, že nie sú v dochádzke uzamknuté na editáciu dni, ku ktorým sa viaže daná žiadanka o neprítomnosti. Vykoná sa rovnaká funkcionalita ako pri štandardnom zrušení žiadanky, len názov stavu je iný.
- Upozornenie – žiadanka sa zruší bez ohľadu na aktuálne nastavenie počtu dní pre povolené spätné zrušenie žiadanky od dátumu uskutočnenia neprítomnosti.
- Akcia Vrátiť na korekciu:
- Aktuálny stav dokladov sa zmení na vrátené na korekciu.
- Doklady v stave vrátené na korekciu je možné editovať užívateľom s prístupom k danej žiadanke (okrem možnosti odstrániť doklad, viď Odstránenie evidovaného dokladu)
- Užívateľom s prístupom k žiadanke je opäť dostupné tlačidlo Odoslať na akceptáciu.
- Ak je v DB aktívna notifikácia k tejto akcii, automaticky sa vygeneruje a odošle notifikácia (Doklady vrátene na korekciu) na zamestnanca, ktorého sa žiadanka týka a jeho nadriadeného. Nadriadený je vyhodnotený rovnakým spôsobom ako schvaľovateľ žiadanky.
Prípadnú poznámku k akcii môže užívateľ zadať do textového políčka nad zoznamom dokladov, vedľa tlačidiel na akcie (analogicky ako pri schvaľovacom procese k žiadanke ako takej).V prípade, že počas prebiehajúceho schvaľovania dokladov danej žiadanky dôjde k jej zrušeniu, prípadne dodatočnému zamietnutiu automaticky sa stav dokladov zmení na zrušené. V tomto stave nebude možné zoznam dokladov dodatočne editovať.