Funkcia Trvalé odstránenie vybraných údajov dáva užívateľovi možnosť hromadne odstrániť vybrané osobné údaje zamestnanca.
Keďže ide o trvalé odstránenie údajov, zamestnávateľ bude musieť určiť užívateľa, ktorý bude za používanie tejto funkcie zodpovedný. Tomuto užívateľovi priradí prístupové právo, čím mu sprístupní nielen spúšťanie funkcie, ale aj nastavenie rozsahu mazaných údajov. Tým má užívateľ systému Humanet, ktorý je vlastníkom databázy, možnosť sám určiť, kto a v akom rozsahu bude mať možnosť hromadne odstraňovať vybrané údaje zamestnancov.
Prístupová skupina Právo na trvalé odstránenie údajov
Vo voľbe Správa systému/ Prístupové skupiny je preddefinovaná skupina Právo na trvalé odstránenie údajov. Túto skupinu prideľte tomu užívateľovi, ktorého zamestnávateľ určil ako osobu, zodpovednú za trvalé odstránenie údajov z databázy mzdového modulu.
Prístupovú skupinu pridáte užívateľovi tak, že vo voľbe Správa systému/ Užívatelia vstúpite cez pero do príslušného užívateľa, a do tabuľky Prístupové skupiny pridáte skupinu Právo na trvalé odstránenie údajov. Zmenu v definícii užívateľa uložte.
Pridelením prístupového práva bude mať len tento užívateľ prístup do skupiny systémových konštánt Trvalé odstránenie údajov vo voľbe Základné nastavenia/ Hodnoty systémových konštánt, a vo voľbe Personálne údaje/ Roly, resp. Spracovanie miezd/ Roly v kontextovom menu Doplnky dostupnú funkciu Trvale odstrániť vybrané údaje z neaktívnych rolí.
Nastavenie vlastností funkcie Trvalé odstránenie údajov
Aby bolo možné hromadne odstraňovať vybrané údaje z evidencie zamestnanca, musí si užívateľ s prideleným prístupovým právom Právo na trvalé odstránenie údajov nastaviť zoznam odstraňovaných údajov. Pre tento účel sa v skupine systémových konštánt Trvalé odstránenie údajov označia konštanty (označí sa v nich políčko), ktoré reprezentujú údaj alebo skupinu údajov, ktoré sa budú odstraňovať spustením funkcie Trvalé odstránenie údajov.
Funkcia trvalého odstránenia vybraných údajov zamestnanca
Funkcia trvalého odstránenia vybraných údajov zamestnanca je oddelená od funkcie zaradenia evidencie Rola, resp. Osoba do neaktívnych dát. To znamená, že ktokoľvek z užívateľov zaradí rolu alebo osobu medzi neaktívne dáta, rozsah údajov týchto evidencií sa tým nezmení.
Trvalé odstránenie údajov je vážny zásah do údajov v databáze. Preto sme v systéme vytvorili také podmienky, aby tento vážny zásah mohla vykonávať len osoba zodpovedná za trvalé odstraňovanie osobných údajov zamestnanca.
Funkcia odstraňuje len údaje, resp. skupiny údajov, ktorých konštanta (viď. tabuľka vyššie) je zapnutá. Aj keď údaje, ktoré je dnes možné hromadne odstraňovať touto funkciou, sa týkajú evidencie Osoba, funkcia je zaradená do kontextového menu Doplnky v zozname rolí. Jednak preto, že v špeciálnych implementáciách systému Humanet užívateľ nemá prístup do zoznamu osôb (vstupuje do evidencie Osoba cez evidenciu Rola), a jednak preto, že odstraňovanie údajov sa vykoná len na osobe, ktorá má všetky roly neaktívne.
UPOZORNENIE: V systéme Humanet platí pravidlo – všetky pomery zamestnanca (pracovné pomery, dohody, iné PPV), teda všetky roly, sa pridávajú na jednu a tú istú osobu, a to bez ohľadu na to, či ide o súbežné pomery (platia súčasne v jednom mesiaci), alebo o pomery, ktoré vznikli v rôznom období roka. Je to preto, že spracovanie potvrdenia o zdaniteľnom príjme, ročného zúčtovania dane, ročného daňového hlásenia, štatistík a ďalšie výstupy spájajú údaje viacerých pomerov – rolí do jedného výstupu cez osobné číslo, teda osobu. Ak zadáte dva pracovné pomery (dohody) jedného zamestnanca tak, že pre každý vytvoríte samostatnú osobu, a k nej pridáte rolu, pri spracovaní vyššie uvedených výstupov bude tento zamestnanec uvedený 2x, samostatne za každú osobu s údajmi príslušnej roly. Aj preto odporúčame užívateľom ponechať evidenciu Osoba medzi aktívnymi dátami, ak by v budúcnosti osobu znova zamestnali. Ak aj v evidencii bola spustená funkcia odstránenia údajov, pri znovu prijatí zamestnanca stačí tieto údaje doplniť a následne pridať novú rolu.
Pri trvalom odstraňovaní údajov bude systém kontrolovať, že daná osoba v čase spustenia funkcie má všetky evidencie Rola zaradené medzi neaktívne dáta, pričom samotná evidencia Osoba môže zostať aktívna. To zvýši mieru ochrany pred nechceným odstránením údajov, ktoré ešte zamestnávateľ môže potrebovať.
Ak sa užívateľ pokúša trvale odstrániť údaje označením aktívnej roly, alebo označil neaktívnu rolu, ktorá má v súbehu na jednej osobe ďalšiu aktívnu rolu, k odstráneniu nedôjde, na čo systém upozorní hlásením.
Pre trvalé odstránenie údajov označte rolu a kliknite na voľbu Doplnky/ Trvale odstrániť vybrané údaje z neaktívnych rolí. Zobrazí sa hlásenie, ktoré užívateľa upozorní na spustenie tejto funkcie a tiež na to, ktoré údaje budú predmetom odstránenia (ktoré konštanty sú zapnuté).
Ak bola z niektorej roly spustená funkcia trvalého odstránenia údajov, zobrazí sa v stĺpci Aktívne informácia o tom, kto a kedy naposledy spustil funkciu. Keďže odstraňované údaje sú súčasťou evidencie Osoba, informácia sa zobrazí na všetkých rolách danej osoby, aj na samotnej osobe.
Podrobnejšie informácie o poslednom spustení funkcie Trvalé odstránenie údajov sa zobrazujú na záložke Osobné/ Identifikácia/ Sumár. V tejto informácii nie je informácia o konkrétnom mazanom údaji, ale informácia o tom, ktoré funkcie trvalého odstránenia údajov boli spustené, kto odstránenie vykonal a kedy.
