Po uskutočnení pracovnej cesty si účastníci cesty vypĺňajú vyúčtovanie, ktoré predstavuje ďalší krok spracovania schváleného príkazu na pracovnú cestu. Keď zamestnanec vytvorí vyúčtovanie a začne ho spracovávať, nadobúda vyúčtovanie stav Rozpracované.
Pre účely vyúčtovania pracovnej cesty systém ponúka samostatný formulár, do ktorého užívateľ zadáva reálny rozpis pracovnej cesty a výdavky, ktoré mu na pracovnej ceste vznikli.
Formulár vyúčtovania je dostupný:
- zo zoznamu cestovných príkazov a vyúčtovaní po kliknutí na ikonu „bankovka“,
- priamo z formulára cestovného príkazu cez tlačidlo Otvoriť vyúčtovanie.
Podmienky na vytvorenie vyúčtovania:
- Cestovný príkaz je schválený,
- Ak bola požadovaná záloha, je v stave Vyplatená alebo Vrátená,
- Nastal deň začiatku pracovnej cesty.
Vyúčtovanie pracovnej cesty vypĺňa účastník pracovnej cesty alebo zadávateľ cestovného príkazu. Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty je možné robiť aj v cudzej mene.
Obsahuje základné informácie o pracovnej ceste, pričom väčšina z nich je automaticky načítaná zo zadaného cestovného príkazu. Pole Schválil sa vyplní až po schválení vyúčtovania, Spracovateľ až po uzavretí vyúčtovania.
Formulár cestovného príkazu je možné zobraziť priamo z formulára Vyúčtovanie cestovných náhrad kliknutím na tlačidlo Cestovný príkaz, ktorý sa otvorí v tom istom okne. Následne je možné vojsť späť do formulára vyúčtovania tlačidlom Otvoriť vyúčtovanie.
Pri otvorení vyúčtovania systém kontroluje, či Iné NS (alebo aj NS cestujúceho), s ktorým bol schválený cestovný príkaz je stále aktívne v organizačnej štruktúre (príp. či je stále priradené cestujúcemu v prípade NS). Ak nie, systém na to upozorní a vyzve zamestnanca aby vybral platné NS.
Polia, ktoré sú podfarbené sivou farbou sú automatické, načítané alebo vypočítané systémom.
Polia, ktoré boli zmenené v porovnaní s dátami na cestovnom príkaze sú vizuálne, resp. farebne odlíšené, obsahujú však aktuálnu hodnotu. Podržaním kurzora nad takýmto poľom je zobrazená pôvodná hodnota schválená v rámci cestovného príkazu. Zmeniť sa môžu miesto a dátum začiatku a ukončenia cestovného príkazu (systém zohľadňuje aj zmeny na základe transakcií), miesto výkonu práce, NS a iné NS, resp. ŠPP.
V CP i vyúčtovaní vždy užívateľ vidí, kto je jeho priradený schvaľovateľ, pole Dátum schválenia sa vyplní až po schválení (zobrazuje sa už aj v prípade stavu Kontrolovaný) daného CP/vyúčtovania aktuálnym dátumom schválenia (meno delegáta je viditeľné len v histórii spolu s detailmi). Spracovateľ sa zobrazí až po uzatvorení vyúčtovania.
Súčasťou hlavičky sú ovládacie tlačidlá:
- Odoslať na schválenie – Užívateľ: odošle na schválenie pridelenému schvaľovateľovi
- Zmazať resp. Stornovať – Užívateľ: zahodí formulár vyúčtovania, vyplnené údaje sa stratia, cestovný príkaz ostáva v stave Schválený
- Zapísať – Užívateľ: uloží formulár v stave Rozpracované
- Upraviť – v stave Schválené vyúčtovanie pre správcu aplikácie a referenta CP
- Schváliť– Schvaľovateľ, Správca aplikácie: v stave čaká na schválenie
- Vrátiť na prepracovanie – v stave Schvaľované 1.schvaľovateľom pre schvaľovateľa/správcu aplikácie; v stave Kontrolované pre správcu aplikácie, referenta CP, v stave Schválené vyúčtovanie pre správcu aplikácie, pokladníka a učtáreň
- Potvrdiť – v stave Kontrolovaný pre správcu aplikácie a referenta CP
- Uzavrieť – účtovník, pokladník: v stave Schválené
V rámci záhlavia pri vypĺňaní vyúčtovania je možné zmeniť tieto polia:
- Iné NS
- ŠPP
- Poznámka
- Správa z pracovnej cesty
Ostatné polia sú načítané z cestovného príkazu, alebo sú vypočítané z údajov v záhlaví (pole Trvanie).
Popis procesu vytvárania vyúčtovania:
