Na evidenciu organizačnej schémy a jej vlastností je určený podmodul Organizačné schémy. Po vstupe do tejto voľby sa zobrazí zoznam evidovaných organizačných schém. Prvú schému vytvoríte kliknutím na tlačidlo Pridať.
Otvorí sa formulár pre zadanie všeobecných parametrov schémy.
Vyplňte v ňom základné identifikačné údaje definície schémy – kód a jej názov a do údaju platnosť od zadajte dátum začiatku platnosti schémy.
Do údaju Platnosť do sa zadáva dátum konca platnosti schémy. Tento údaj vypĺňate len v prípade, že pre nasledujúce obdobie už máte alebo budete vytvárať novú definíciu organizačnej schémy.
Súčasne môže byť v evidencii platná len 1 schéma pre dané obdobie, t.j. platnosti schém pre konkrétnu organizáciu sa nesmú prekrývať.
V prípade databázy s viacerými organizáciami typu Humanet sa vo formulári zobrazuje aj údaj Organizácia, v ktorom môžete vybrať organizáciu, pre ktorú daná schéma platí, resp. ktorej štruktúra v nej bude evidovaná. Pokiaľ bude v schéme evidovaná štruktúra všetkých organizácií, políčko Organizácia nevypĺňajte.
Políčko Automatická aktualizácia PM zaškrtnite len ak chcete, aby systém v prípade zmeny pracovného zaradenia zamestnanca na útvar a pracovné miesto v personalistike v istých prípadoch automaticky aktualizoval štruktúru tejto schémy tak, že napríklad na danom útvare pridá chýbajúce pracovné miesto, ktoré bolo zamestnancovi zadané, alebo naopak pracovné miesto zo schémy odstráni, ak ho už nemá priradený žiadny zamestnanec s platnou rolou k danému dňu.
Kliknutím na tlačidlo Zapísať sa schéma pridá do zoznamu organizačných schém. Všeobecné parametre schémy nie sú historické údaje, historicky sa ukladá až štruktúra danej schémy.
Všeobecné parametre vytvorenej organizačnej schémy môžete kedykoľvek editovať kliknutím na tlačidlo s perom na začiatku riadku s danou schémou.
Štandardne je postačujúce evidovať v systéme len jednu schému pre danú organizáciu a aktualizovať jej štruktúru. V tomto prípade je celá história zmien organizačnej štruktúry evidovaná v 1 schéme.
V prípade potreby môžete platnosť evidovanej schémy ukončiť (zadaním dátumu Platnosť do v definícii schémy) a pre ďalšie obdobie založiť novú prázdnu schému (cez tlačidlo Pridať), alebo novú schému vytvoriť kópiou evidovanej schémy. Kópiu schémy vytvoríte kliknutím na tlačidlo Kópia schémy na konci riadku s danou schémou. Po zadaní obdobia platnosti novej schémy (pozor na prekrývanie sa s platnosťou iných schém) sa vytvorí nová schéma, ktorá bude mať vytvorenú štruktúru podľa štruktúry kopírovanej schémy platnej k dátumu Platnosť od novej schémy. Tento postup sa využíva v prípadoch rozsiahlej reorganizácie firmy, kedy je jednoduchšie novú schému založiť „od začiatku, prípadne s nejakým počiatočným stavom", ako upravovať aktuálne platnú schému.
Kliknutím na tlačidlo Štruktúra v riadku s príslušnou organizačnou schémou sa zobrazí prostredie pre vytváranie, editáciu, prezeranie a tlač štruktúry danej schémy.
