Funkcia importu mzdových položiek je súčasťou funkcie Import dát vo voľbe Spracovanie miezd/ Import dát.
Skôr než sa spustí prvý import položiek, je potrebné vytvoriť jeho definíciu, t.j. podmienky importu a položky, ktoré bude možné spustením importu zapísať na záložku Ručná úprava mzdy. Táto definícia sa následne bude používať na vytvorenie prázdneho xlsx súboru s aktuálnym zoznamom aktívnych rolí a na import naplneného xlsx súboru.
Vzorová definícia importu mzdových položiek do miezd
Vo voľbe Import dát/ Spracovanie importu kliknite na tlačidlo Nový import,
a v políčku Definícia importu vyberte požadovanú položku.
Vo Vzorovej definícii importu mzdových položiek do miezd sa nachádzajú všeobecne najčastejšie používané mzdové položky, ktoré užívateľ pridáva zamestnancom do mzdy.
Užívateľ má pri použití vzorovej definície importu mzdových položiek dve možnosti:
1. Vytvorí si kópiu definície, ktorú si upraví podľa vlastných požiadaviek. Napr. ak chce definíciu importu používať len na hromadný zápis odmien do miezd, ponechá v definícii importu v tabuľke Zoznam položiek len SMF položku pre odmenu.
Vzorová definícia importu slúži na to, aby užívateľ na príkladoch videl, ako sa definujú záznamy do tabuľky Zoznam položiek. V kópii definície môže potom podľa potreby upraviť, pridávať alebo odstraňovať zoznam importovaných mzdových položiek. Podrobný postup pri definovaní importu mzdových položiek je popísaný v príručke Personalistika a mzdy - I. časť v kapitole Definovanie importu mzdových položiek.
2. Ak mu rozsah a obsah definície importu mzdových položiek vyhovuje, môže import vykonávať pomocou vzorovej definície importu. V tomto prípade bude užívateľ v importnom súbore vypĺňať len tie stĺpce, ktorých položky chce aktuálne do mzdy importovať. Ostatné stĺpce ponechá prázdne.
UPOZORNENIE: V prípade importu mzdových položiek pomocou vzorovej definície importu NEODSTRAŇUJTE z importného súboru ostatné stĺpce, aj keď sumy v nich za jednotlivých zamestnancov zostanú nevyplnené. Nie je to potrebné, systém z prázdnych hodnôt v tabuľke položky neimportuje
UPOZORNENIE: Vzorová definícia importu je určená pre organizácie, v ktorých osoba má v aktuálnom mesiaci spracovania miezd platnú len jednu rolu, pretože v definícii je nastavený identifikátor roly Osobné číslo.
To v praxi znamená, že ak sa použije vzorová definícia na import mzdových položiek do viacerých rolí jednej osoby, systém všetky položky zapíše do prvej roly, ktorú podľa osobného čísla nájde. Preto, ak má užívateľ v databáze osoby, ktoré majú viacero platných rolí, musí vykonať tieto kroky:
1. Každej role zadať na záložke Rola/ Identifikácia/ Základné údaje do políčka Číslo roly jednoznačný identifikátor roly, napr. 11-01, kde 11 je osobné číslo a 01 poradové číslo roly.
2. Vytvoriť kópiu vzorovej definície a v nej nastaviť ako identifikátor roly Číslo roly.
3. Pre import mzdových položiek bude používať upravenú kópiu importu.
Definovanie importu mzdových položiek
Vo voľbe Spracovanie miezd/ Import dát/ Definície importu pridáte novú definíciu buď kliknutím na tlačidlo Pridať, alebo kopírovaním existujúcej definície.
Vytvorte kópiu Vzorovej definície importu mzdových položiek do miezd označením definície a kliknutím na voľbu Doplnky/ Kopírovať označené. Následne vstúpte do definície cez pero. Otvorí sa formulár Definícia importu dát.
Kód, Skratka a Názov – údaje v políčkach upravte podľa potreby.
Typ importu – v políčku je vybraná položka Mzdová položka.
Formát súboru – v políčku je vybraný formát súboru XLSX formát. Tento formát umožňuje vytvoriť si predpripravený xlsx súbor so zoznamom aktuálnych pracovných pomerov (rolí) zamestnancov aj s vybraným identifikátorom. Importovať možno aj zo súborov vo formáte txt, csv (hodnoty oddelené čiarkou, alebo hodnoty oddelené bodkočiarkou).
Skrytý text: formát xml sme skryli v update 9.07, zatiaľ sme ponechali formát dbf.
Súkromný – políčko funguje ako v zostavách. Pokiaľ je označené, import má k dispozícii a jeho definíciu môže editovať len prístupové právo, ktoré si kópiu definície vytvorilo. Ak sa políčko odznačí, import je dostupný všetkým prístupovým právam (všetkým užívateľom), ale už jeho definíciu nemôže editovať žiadne z práv.
Načítať hlavičku z riadku č. – v políčku je nastavená hodnota 1. To znamená, že pri vytvorení predpripraveného xlsx súboru sa riadok s hlavičkou zapíše do prvého riadku excelu.
Ak chce užívateľ posunúť tabuľku o niekoľko riadkov nižšie, aby tieto použil napríklad na dopísanie identifikačných údajov súboru, vpíše počet riadkov ako hodnotu do políčka (príklad: hodnota 5 posunie hlavičku tabuľky do riadku 5).
Ak importný súbor nemá hlavičku, políčko sa odznačí. V tomto prípade sa do políčka Pre označenie stĺpca v súbore použiť vyberie hodnota Poradové číslo.
Formát dátumu, Formát času – políčka nie sú vyplnené, pri importe mzdových položiek toto nastavenie nie je potrebné.
Pre označenie stĺpca v súbore použiť – v políčku je nastavená hodnota Názov. Znamená to, že každý stĺpec s údajmi bude mať svoje záhlavie, ktorého názov vpíše užívateľ do políčok Stĺpec s identifikátorom, Stĺpec – kód útvaru, Stĺpec – kód strediska, Stĺpec – kód prac. miesta, Stĺpec – kód zákazky. Napr. stĺpec s identifikátorom roly Osobné číslo má názov OC. V názve stĺpca možno použiť text s medzerami aj s diakritickými znamienkami (okrem importu z txt súboru). Pri vpisovaní názvu sa môžu použiť veľké aj malé písmená, systém ich pri uložení zmení na veľké.
Ak sa v políčku nastaví hodnota Poradové číslo, v definícii sa každému údaju zadá poradové číslo stĺpca excelu, do ktorého sa príslušný údaj bude vpisovať. V tomto prípade jednotlivé stĺpce s vyššie uvedenými údajmi nebudú mať záhlavie.
Identifikátor roly – v políčku je nastavený identifikátor Osobné číslo. Toto nastavenie je vhodné v prípade, že v organizácii má zamestnanec vždy len jeden platný pracovný pomer. Ak je predpoklad, že čo len jeden zamestnanec by mohol mať v organizácii dva a viac pracovných pomerov, je nevyhnutné používať ako identifikátor roly Číslo roly, aby systém vedel presne identifikovať rolu, do ktorej naimportuje mzdové položky. V takom prípade je potrebné v evidencii Rola zadať každému zamestnanecovi jedinečné číslo roly, a odporúčame mať zapnuté automatické číslovanie roly vo voľbe Základné nastavenia/ Užívateľské nastavenia. Viac o automatickom číslovaní roly viď. príručka Ako začať – personalistika a mzdy.
Dopĺňať identifikátor nulami do... znakov – v políčku je nastavená hodnota 0. Použitie políčka Dopĺňať identifikátor nulami do...znakov v prípade importu údajov z xlsx súboru vytvoreného pomocou systému Humanet nemá opodstatnenie. Toto políčko plní svoju funkciu len v prípade, že osobné čísla v databáze Humanet sú nastavené na pevný počet miest (doplnené nulami), ale v importnom súbore sú tieto osobné čísla zapísané bez núl.
Stĺpec – kód útvaru, Stĺpec – kód strediska, Stĺpec – kód prac. miesta, Stĺpec – kód zákazky – políčka sa nevyplnia, ak užívateľ nepotrebuje mzdové položky importovať do iného ako kmeňového mzdového záznamu. Vtedy sa do predpripraveného xlsx súboru nepridajú stĺpce pre zadanie triediaceho/zúčtovacie kritéria a import mzdových položiek sa vykoná do kmeňového mzdového záznamu.
Ak sa niektoré z políčok pre kód útvaru (strediska, zákazky, pracovného miesta) vyplní, v predpripravenom xlsx súbore sa vytvoria stĺpce pre zadanie kódu útvaru (zákazky, pracovného miesta).
Stĺpce s triediacimi kritériami sa zoradia vždy za stĺpec s identifikátorom roly v poradí útvar, stredisko, zákazka, pracovné miesto.
Keďže útvary a strediská môžu byť vo voľbe Pomocné dáta PAM/ Útvary prepojené (k útvaru je pridané stredisko), systém pri importe mzdových položiek bude postupovať nasledovne:
Ak záznam pre import obsahuje kód strediska aj kód útvaru, vytvorí sa nákladový mzdový záznam s kódmi zapísanými v importom zázname, bez ohľadu na to, k akému stredisku je útvar naviazaný vo voľbe Pomocné dáta PAM/ Útvary, resp. či je útvar vôbec naviazaný na nejaké stredisko.
Ak záznam pre import obsahuje len kód útvaru, systém skontroluje, či je útvar previazaný so strediskom v definícii útvaru vo voľbe Pomocné dáta PAM. Ak je previazaný, na záložku Ručná úprava mzdy sa pridá nákladový mzdový záznam s útvarom aj previazaným strediskom. Ak nie je previazaný, vytvorí sa nákladový mzdový záznam len s útvarom.
Ak záznam pre import obsahuje len kód strediska, previazanosť sa nekontroluje (stredisko môže mať viacero útvarov) a vždy sa vytvorí nákladový mzdový záznam len so strediskom.
Zoznam položiek – vo vzorovej definícii sú pridané definície vybraných, všeobecne najčastejšie používaných mzdových položiek, ktoré užívateľ pridáva zamestnancom do mzdy.
Keďže v definícii je pre označenie stĺpca v súbore nastavené Názov, toto nastavenie je použité aj pri definovaní importu mzdovej položky.
Zoznam mzdových položiek môže užívateľ upraviť podľa svojich potrieb, ale nie je potrebné zo zoznamu odstraňovať položky, ktoré sa v aktuálnej mzde nebudú importovať. Ak sa totiž stĺpec s niektorou z položiek nevyplní, import položky sa nevykoná.
Rovnakým spôsobom ako je popísané vyššie je možné pridať novú definíciu importu mzdových položiek.
Ak užívateľ používa vo výpočte mzdy funkciu výpočtu základného platu za nadčas a príplatku za nadčas s hodnotami platnými v mesiaci odpracovania nadčasu, musí zadávať okrem počtu hodín aj obdobie, ku ktorému sa tieto hodiny viažu. Ako nastaviť definíciu importu mzdových položiek v tomto prípade je popísané v príručke Mzdové položky systému Humanet pri popise vyššie uvedenej funkcie.
Možnosť zadať obdobie do importu mzdových položiek
V systéme Humanet je k dispozícii funkcia, ktorá umožňuje preplácať napr. základný plat a príplatok za nadčas s hodnotami platnými v mesiaci, v ktorom bol nadčas v minulosti odpracovaný. Po nastavení funkcie, viď. kapitola Výpočet základného platu za nadčas a príplatku za nadčas s hodnotami platnými v mesiaci odpracovania nadčasu v príručke Mzdové položky systému Humanet, je možné pri pridávaní mzdovej položky na záložku Ručná úprava mzdy zadať nielen počet hodín, ale aj obdobie, ku ktorému sa počet hodín viaže.
Aby mal užívateľ, využívajúci túto funkciu, možnosť hromadne importovať mzdové položky s počtom hodín aj s príslušným obdobím, je v importe typu Mzdové položky k dispozícii možnosť definovať import mzdových položiek aj so zadaním obdobia. Táto možnosť je dostupná len pri výbere položky, ktorej zdrojová PAM položka má funkciu nastavenú.
V tomto prípade sa v definícii importu nastaví pri mzdovej položke nielen stĺpec pre zadanie hodín (Stĺpec v súbore), ale aj stĺpec pre zadanie obdobia (Stĺpec pre obdobie).
Aby systém vedel pri importe správne interpretovať údaj o období v importom súbore, je nevyhnutné v definícii importu zadať formát dátumu, napr. dd.MM.yyyy.
Ak užívateľ použije v definícii importu formát súboru XLSX, môže si vytvoriť predpripravený súbor pomocou tlačidla Vytvoriť nový súbor pre import, ktorý po naplnení môže vyzerať nasledovne:
Spracovanie importu mzdových položiek
Vytvorenie súboru xlsx pre import
Po vstupe do voľby Import dát kliknite na tlačidlo Nový import.
V políčku Definícia importu vyberte zo zoznamu požadovanú definíciu. Pri budúcom vstupe do voľby a kliknutí na Nový import si už systém naposledy vybranú položku v políčku Definícia importu pamätá.
Pre vytvorenie prázdneho xlsx súboru so zoznamom zamestnancov (zoznam aktívnych rolí bez ohľadu na dátum ich platnosti) kliknite na tlačidlo Vytvoriť nový súbor pre import.
UPOZORNENIE: Tlačidlo Vytvoriť nový súbor pre import je dostupné len pre import do xlsx formátu.
Do vytvoreného súboru stačí dopísať sumy, ktoré chcete prostredníctvom vybraných mzdových položiek zapísať do miezd zamestnancov. Ak sa v definícii určí, že hlavička pre identifikáciu stĺpcov je v 5. riadku ako je uvedené v našom príklade, môžete po vyexportovaní prázdneho súboru do prvých 4 riadkov doplniť napr. údaje o organizácii, dátume spracovania a pod.
V prípade, že importný súbor neobsahuje stĺpce s kódmi útvaru, pracovného miesta, zákazky, mzdové položky sa zapíšu na záložke Ručná úprava mzdy do časti Kmeňový mzdový záznam.
Ak je potrebné niektoré položky zaúčtovať na iný ako kmeňový útvar, pracovné miesto, zákazku, je potrebné pridať do xlsx súboru nové riadky aj s kódmi týchto útvarov (pracovných miest, zákaziek) a doplniť sumy položiek, ktoré sa na daný útvar (pracovné miesto, zákazku) majú zapísať. Ak chcete, aby systém pri importe zo súboru so stĺpcami pre útvar, pracovné miesto, zákazku zapísal mzdové položky do časti Kmeňový mzdový záznam, ponechajte políčka v príslušnom riadku prázdne (viď. obrázok nižšie). Ak bude vyplnený čo len jeden z kódov útvaru, pracovného miesta alebo zákazky, systém mzdové položky zapíše do časti Nákladový mzdový záznam a to aj v prípade, že tieto kódy boli vyexportované pri vytvorení prázdneho xlsx súboru pre import.
Import súboru xlsx
Predpripravený súbor xlsx sa naplní potrebnými údajmi ( (sumy za jednotlivé mzdové položky sa zapíšu do príslušného stĺpca a riadku tabuľky). Pre spustenie importu sa vo voľbe Import dát klikne na tlačidlo Nový import, v políčku Definícia importu sa vyberie požadovaná definícia importu a klikne na tlačidlo Načítať súbor z disku.
Načíta sa importný súbor, pričom systém kontroluje formát importovaného súboru o čom informuje užívateľa údaj v políčku Povolené typy súborov.
Po načítaní údajov sa zobrazia dve záložky, Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu. Na záložke Záznamy pre import sú uvedené záznamy, ktoré budú importované. Tento zoznam môžete upraviť tak, že niektoré položky odstránite (označiť položku, tlačidlo Odstrániť).
Kliknutím na tlačidlo Importovať sa údaje zobrazené na záložke Záznamy pre import zapíšu do mzdových položiek na záložku Ručná úprava mzdy.
UPOZORNENIE: Do importu sa zapíšu len údaje za aktívne roly. Ak je zapnutý Filter na rolách, tak za vyfiltrované roly.
Na záložke Záznamy vylúčené z importu sa zobrazia tie záznamy, ktoré systém nebude importovať, pričom v stĺpci Poznámka je informácia o dôvode.
Po spracovaní importu sa vytvorí nová položka v tabuľke Záznam o importoch. Pre viac informácií kliknite na pero.
Otvorí sa formulár Záznam o importe mzdových položiek, v ktorom sú zobrazené všetky položky, ktoré boli importom zapísané na záložku Ručná úprava mzdy.
To, či sú položky na záložke Ručná úprava mzdy pridané importom mzdových položiek, ručne alebo z ročného zúčtovania je zobrazené v stĺpci Zdroj.
UPOZORNENIE: Ak vstúpite cez pero do importovanej položky a čo aj bez zmeny údajov kliknete na tlačidlo Zapísať, zdroj sa zmení na ručne zadané. To užívateľa upozorní, že údaje boli po prenose ručne upravované.
V tabuľke Záznamy o importoch sa postupne ukladajú vykonané importy. V stĺpci Definícia je informácia o názve definície, ktorá bola pri importe použitá. V stĺpci Obdobie je informácia o tom, do ktorého obdobia spracovania miezd sa import vykonal. V stĺpci Súbor je informácia o tom, z ktorého súboru bol import vykonaný. V stĺpci Dátum je informácia o dátume a čase vykonania importu. V stĺpci Počet položiek je informácia o počte zapísaných mzdových položiek na záložku Ručná úprava mzdy.
V prípade zistenia, že sa importovali nesprávne údaje, je možné ich odstrániť. Vstúpte cez pero do príslušného riadku importu do miezd, označte záznam, ktorý chcete odstrániť a kliknite na tlačidlo Odstrániť.
Odstránením importovaného záznamu z tabuľky Importované záznamy vo voľbe Import dát sa tento odstráni aj zo záložky Mzdy/Ručná úprava mzdy a naopak odstránením importovanej položky zo záložky Mzdy/ Ručná úprava mzdy sa táto odstráni aj z tabuľky Importované záznamy.
Ak chcete odstrániť riadok v tabuľke Záznamy o importoch, najprv odstráňte položky v zázname (v stĺpci Počet položiek bude hodnota 0), následne označte záznam a kliknite na tlačidlo Odstrániť.
UPOZORNENIE: Odstrániť položky v zázname o importe a odstrániť záznam z tabuľky Záznamy o importoch je možné len z importu do aktuálne otvoreného obdobia spracovania miezd, na čo systém pri odstraňovaní upozorní hlásením.
UPOZORNENIE: Správne vykonané importy (záznamy o importoch) nikdy neodstraňujte! Odstránite tým totiž zápisy zo záložky Mzdy/ Ručná úprava mzdy, čo v prípade opakovaného prepočtu spôsobí chybný výpočet mzdy.
Špecifiká importu zrážok
V prípade, že sa importujú údaje so sumami zrážok, systém už pri príprave importu zisťuje, či má rola v evidencii Rola/Zrážky nadefinovaný typ zrážky, ktorý sa importuje.
Tento údaj je dôležitý v prípade, že je potrebné do zrážky pridať dodatkový parameter, t.j. údaj o identifikácii platby na účet, šekovou poukážkou alebo E-poukážkou. Pri importe zrážok na záložku Ručná úprava mzdy sa dodatkový parameter vyplní automaticky.
V prípade zrážky v hotovosti tento údaj nie je potrebný (a teda ani nie je potrebné takejto zrážke zadávať položku na záložke Rola/ Zrážky/ Zrážky).
UPOZORNENIE: Ak systém zistí, že na záložke Zrážky vo voľbe Rola/Zrážky sú nadefinované dve platné zrážky rovnakého typu, v importe užívateľa na túto skutočnosť upozorní.
V tomto prípade je políčko Dodatkové parametre v naimportovanej položke na záložke Ručná úprava mzdy prázdne a užívateľ musí tento údaj vybrať ručne cez tlačidlo s bodkami. Druhá možnosť je zrušiť pôvodný import, v jednej zo zrážok ukončiť platnosť a opätovne spustiť import.