Ak užívateľ potrebuje spracovať rezervu na nevyčerpanú dovolenku za hospodársky rok, označí políčko Spracovať za hospodársky rok, a vyberie obdobie trvania hospodárskeho roka. Najprv je potrebné vybrať údaj v políčku od, a až následne v políčku do, kde sa zoznam období prispôsobí výberu v políčku od.
Pri spracovaní zostavy za hospodársky rok je najdôležitejšie uvedomiť si, či sa zostava ide spracovávať pre účely vytvorenia rezervy pre budúci hospodársky rok, vtedy sa do políčok Spracovať za hospodársky rok od – do zadá obdobie budúceho hospodárskeho roka, pre ktorý sa rezerva na nevyčerpanú dovolenku vytvára (obdoba vytvárania zostavy v januári kalendárneho roka pre účely vytvorenia rezervy do daňového priznania za práve skončený rok), alebo či sa zostava ide spracovávať pre účely zaúčtovania čerpania rezervy v priebehu hospodárskeho roka, vtedy sa do políčok Spracovať za hospodársky rok od – do zadá obdobie aktuálne prebiehajúceho hospodárskeho roka (obdoba vytvárania zostavy počas kalendárneho roka).
V hlavičke zostavy je informácia o trvaní hospodárskeho roka, na ktorý je rezerva vytvorená, a informácia o mesiacoch, za ktoré je spracované čerpanie rezervy.
V časti Rezerva na nevyčerpanú dovolenku sa počíta rezerva na nevyčerpanú minuloročnú dovolenku.
Do stĺpca Priemer na dovolenku sa zapíše priemerný zárobok platný v 1. mesiaci hospodárskeho roka, v našom príklade k 1.4.2016. Údaj sa čerpá zo záložky Rola/ Dovolenky/ Priemer na dovolenku platný k poslednému dňu v mesiaci.
Do stĺpca Zostatok minuloročnej dovolenky, dni sa vypočíta zostatok „minuloročnej“ dovolenky k 1. dňu hospodárskeho roka, v našom príklade k 1.4.2016.
Pri hospodárskom roku je najťažšie určiť, čo sa vlastne považuje za „minuloročnú“ dovolenku. Nie je to len nevyčerpaná dovolenka za rok 2015, ktorá zostala zamestnancovi k 1.1.2016 podľa Zákonníka práce, ale aj pomerná časť tohtoročnej dovolenky za obdobie od 1.1.2016 do 31.3.2016, t.j. do konca predchádzajúceho hospodárskeho roka. Z tohto počtu dní sa musí odpočítať čerpanie tejto časti dovolenky k 31.3.2016.
V tomto prípade systém čerpá údaje zo záložky Rola/ Dovolenky/ Nárok, čerpanie, zostatok za rok 2016. Spočíta zostatok minuloročnej dovolenky (0) a pomernú časť ročného nároku bežného za rok 2016 k 1.4.2016, (30/12*3=7,5), od ktorých odpočíta dovolenku vyčerpanú od januára do marca 2016 (2+3). V našom príklade je teda nárok na rezervu na nevyčerpanú „minuloročnú“ dovolenku 7,5-5=2,5 dňa.
Do stĺpca Priemerná dĺžka zmeny sa zapíše priemerná dĺžka zmeny podľa turnusu, ktorý mal zamestnanec zadaný na záložke Rola/ Identifikácia/ Pracovné zaradenie na obdobie 1. mesiaca hospodárskeho roka (údaj sa číta historicky k poslednému dňu mesiaca).
Do stĺpca Mzdové náklady sa vypočíta súčin:
Priemerný hodinový zárobok x priemerná dĺžka zmeny x zostatok minuloročnej dovolenky dni
4,0215 x 7,5 x 2,5 = 75,403125 = 75,40 (zaokr. na 2 DM matematicky)
Do stĺpca % odvodov sa načíta suma položky SME81103 ODVODY ZA ZAMESTNÁVATEĽA CELKOM %, vypočítaná v mzde za mesiac predchádzajúci mesiacu začiatku hospodárskeho roka, v našom príklade za 03/2016. Len ak by toto obdobie spracovania miezd v databáze nebolo otvorené, načíta sa suma položky z 1. mesiaca hospodárskeho roka.
Do stĺpca Odvody sa vypočíta súčin:
Mzdové náklady x % odvodov / 100
75,4 x 34,95 / 100 = 26,3523 = 26,35 (zaokr. na 2 DM matematicky)
Do stĺpca Spolu EUR sa vypočíta súčet:
Mzdové náklady + Odvody (zamestnávateľa)
75,40 + 26,35 = 101,75
V časti Čerpanie rezervy sa počíta čerpanie dovolenky do výšky vytvorenej rezervy (v zmysle počtu dní dovolenky).
V stĺpci Spolu EUR je uvedená suma vytvorenej rezervy.
V stĺpci Dni sa vypočíta počet dní čerpanej „minuloročnej“ dovolenky. V našom príklade si zamestnanec od 04/2016 – 09/2016 čerpal dovolenku v rozsahu 16 dní (2+4+10). Čerpanie rezervy je však najviac do výšky počtu dní rezervy, v našom prípade 2,5 dňa (len tieto dni sa považujú za „minuloročnú“ dovolenku).
V stĺpci Hodiny sa vypočíta počet hodín čerpanej dovolenky. Vzhľadom k tomu, že na rozdiel od zostavy spracovanej za kalendárny rok, pri spracovaní údajov za hospodársky rok nie je jednoduché zistiť počet hodín čerpanej dovolenky (položka pozostáva zo mzdových položiek pre minuloročnú aj pre tohtoročnú dovolenku), užívateľ si môže pomôcť čerpaním dní a hodín dovolenky nasledovne:
Čerpanie rezervy je najviac do 2,5 dňa. 2 dni čerpal v 5/2016, to je 15 hodín. Z čerpania za 6/2016 sa započíta už len 0,5 dňa, to je 30 h / 4 dni x 0,5 dňa = 3,75 h. Spolu 15+3,75 = 18,75 h.
V stĺpci Náhrada sa vypočíta náhrada pripadajúca na počet dní čerpanej dovolenky. Aj v tomto prípade sa použije metóda ako pri počte hodín. Za 5/2016 sa započíta celá náhrada za dovolenku 59,6 €. Za 6/2016 sa započíta len pomerná časť náhrady, to je 119,19 / 4 x 0,5 = 14,89875 = 14,90 (zaokr. na 2 DM matematicky). Spolu 59,6 + 14,90 = 74,5
Do stĺpca % odvodov sa načíta suma položky SME81103 ODVODY ZA ZAMESTNÁVATEĽA CELKOM % vypočítaná v mesiaci, ktorý je ako posledný označený pri spracovaní zostavy.
Do stĺpca Odvody sa vypočíta súčin:
Náhrada x % odvodov / 100
74,5 x 34,95 / 100 = 26,03775 = 26,04 (zaokr. na 2 DM matematicky)
Vedeli ste, že...
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) prikazuje tvoriť rezervy ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Rezervu ako takú definuje zákon o účtovníctve ako záväzok s neistým časovým vymedzením alebo výškou. Keďže zamestnávateľ vo väčšine prípadov nevie presne určiť dátum, kedy bude zamestnanec dovolenku čerpať, nevie určiť ani presnú výšku náhrady mzdy.
Výška rezervy na nevyčerpané dovolenky sa určí odhadom. Pokiaľ ide o podnikateľov účtujúcich v podvojnom účtovníctve, postupy účtovania vyžadujú, aby sa rezerva (aj rezerva na nevyčerpané dovolenky) vytvorila v sume, ktorá by bola dostatočná, ak by sa dovolenka čerpala ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, a aby sa zohľadnili prípadné riziká a neistoty. V praxi sa zvykne odhad rezervy na nevyčerpané dovolenky počítať s priemerným zárobkom za posledný kalendárny štvrťrok (ak je účtovným obdobím kalendárny rok). Ako bude zamestnávateľ odhadovať výšku rezervy na nevyčerpané dovolenky je v určitej miere ponechané na neho. Musí si však tento proces zakotviť vo vnútornom predpise a dodržiavať ho.
NÁŠ TIP: Využite možnosť účtovať rezervu na nevyčerpanú dovolenku a jej čerpanie prostredníctvom exportu účtovného dokladu
Pre účely exportu účtovných dokladov sú v mzde dostupné účtovnícke položky pre výpočet vytvorenia a čerpania rezervy na nevyčerpanú dovolenku. Viac v kapitole Účtovnícke položky pre vytvorenie a čerpanie rezerv na účely ich zahrnutia do účtovného dokladu v príručke Mzdové položky v systéme Humanet.