Schvaľovateľ má možnosť cestovný príkaz schváliť, zamietnuť alebo vrátiť na opravu. Môže tak vykonať jednotlivo alebo hromadne. Tlačidlo Schváliť sa nachádza jednak v hlavičke formulára, a jednak v záhlaví zoznamu Príkazy a vyúčtovania. Pred použitím tlačidla v záhlaví zoznamu je potrebné označiť aspoň jeden záznam zo zoznamu.
Kliknutie na tlačidlo Schváliť spustí nasledujúce operácie:
- Zobrazí sa modálne okno Schválenie cestovného príkazu s textom prehlásenia a tlačidlami Zrušiť a Schváliť. Text prehlásenia môže správca modulu nastaviť v číselníku Užívateľské texty.
- Po kliknutí na tlačidlo Zrušiť sa nevykoná žiadna operácia, schvaľovateľ sa vráti do zoznamu Príkazy na schválenie. Po kliknutí na tlačidlo Schváliť prechádza cestovný príkaz do stavu Schválený. Text potvrdeného prehlásenia sa zapíše do poľa Poznámka v detaile cestovného príkazu, v záložke História spolu s dátumom a časom potvrdenia a menom schvaľovateľa.
- Ak sa schvaľuje CP, ktorý vyžaduje schvaľovanie na viacerých úrovniach, CP postupne prechádza cez stavy:
- Čaká na schválenie 1. schvaľovateľom
- Čaká na schválenie 2. schvaľovateľom
- Čaká na schválenie 3. schvaľovateľom
- Čaká na schválenie 4. schvaľovateľom
- Schválený
- Pokiaľ schválený CP obsahoval požiadavku na zálohu, schválením sa stav zálohy zmení z Požadovaná na Čaká na spracov. (na záložke Záloha sa zobrazí stav Záloha čaká na spracovanie).
V tabuľke s priradenými schvaľovateľmi je viditeľná informácia o tom, ktorý z nich už otvorený cestovný príkaz schválil.
O schválení príkazu môže byť notifikáciou informovaný zadávateľ, cestujúci, a v prípade, že bola požiadavka na zálohu, aj účtovník, resp. pokladník. V prípade, že bola požiadavka na služby (Požiadavka na letenku, Požiadavka na ubytovanie, Iná požiadavka), tak aj poskytovateľ služieb (CK alebo interný).