Modul Cestovné príkazy umožňuje flexibilnú konfiguráciu schvaľovacieho procesu. Celé nastavenie sa modeluje v podmodule Cestovné príkazy - Schvaľovací proces. Prvé nastavenie je vždy realizované spolu s konzultantom v rámci implementačného procesu. Význam jednotlivých volieb:
- Typy schvaľovacích procesov – správa inštancií dvoch typov schvaľovacích procesov pre modul CP: proces pre cestovné príkazy, proces pre vyúčtovania. Editácia je nutná len pri väčšom počte schvaľovacích procesov (viac ako 5 procesov pre príkazy a viac ako 2 pre vyúčtovania).
- Skupiny účastníkov – umožňuje správu možných účastníkov schvaľovacích procesov. Účastníci môžu byť definovaní viacerými spôsobmi: môžu závisieť na organizačnej štruktúre, môžu byť definovaní pomocou práv na akcie, alebo prístupovou skupinou. Prípadne vymenovaní priamo číslom roly alebo prihlasovacím menom užívateľa.
- Procesy – slúži na modelovanie životného cyklu cestovného príkazu alebo vyúčtovania. Každý proces môže mať priradený práve jeden typ schvaľovacieho procesu (buď je určený pre príkaz alebo pre vyúčtovanie – viď vyššie Typy schvaľovacích procesov), obsahuje užívateľsky nadefinované stavy a pomocou možných operácií sa definujú prechody medzi týmito stavmi. Každému prechodu musí byť priradená aspoň jedna skupina účastníkov. Je možné nadefinovať podmienky pri jednotlivých prechodoch, avšak tento postup neodporúčame kvôli následnému predĺženiu časov pri otváraní príkazov a vyúčtovaní. Vhodnejšie je nastavovať podmienky pri pravidlách (viď nižšie).
- Pravidlá pre schvaľovanie cestovných príkazov – v tejto voľbe sa skupine podmienok (t.j. pravidlu) priradzuje práve jeden schvaľovací proces. Vďaka tomuto princípu sa znížila výpočtová náročnosť pri každom otváraní jednotlivého cestovného príkazu. Jednotlivé sady pravidiel sú zoradené podľa váhy. Týmto spôsobom sa aj aplikujú na príkazy odoslané na schválenie. Čím špecifickejšie pravidlo, tým vyššiu váhu musí mať nastavenú.
- Pravidlá pre schvaľovanie vyúčtovaní – v tejto voľbe sa skupine podmienok (t.j. pravidlu) priradzuje práve jeden schvaľovací proces. Vďaka tomuto princípu sa znížila výpočtová náročnosť pri každom otváraní jednotlivého vyúčtovania. Jednotlivé sady pravidiel sú zoradené podľa váhy. Týmto spôsobom sa aj aplikujú na vyúčtovania odoslané na schválenie. Čím špecifickejšie pravidlo, tým vyššiu váhu musí mať nastavenú.
Všetky vyššie opísané evidencie je možné exportovať a importovať pomocou príslušných volieb cez tlačidlo Doplnky (okrem typov schvaľovacích procesov). Pripravené exportované súbory sú následne dostupné cez voľbu Doplnky - Užívateľské súbory.
Položky v evidencii Pravidlá ... je možné aj kopírovať – voľba Doplnky – Kopírovať označené.
Vytvorí sa tak duplikát nastavenia. Pri evidencii Procesy túto funkciu neodporúčame používať.
Proces, ktorý bol priradený cestovnému príkazu je možné zistiť podržaním tlačidla myšky na poli Stav príkazu alebo Stav vyúčtovania v pravej hornej časti formulára.
Po priradení užívateľov k skupinám budú noví užívatelia súčasťou nových schvaľovacích procesov. Nebudú však súčasťou pôvodných procesov, napr. ak v databáze jestvuje vyúčtovanie v stave Čaká na schválenie alebo Schválené a v tom momente je pridaný užívateľ do skupiny Účtovníci, tento užívateľ ešte nebude mať možnosť spomínané vyúčtovanie spracovať.