Po kliknutí na spracovateľa sa zobrazí formulár na doplnenie údajov do exportu.
Do políčka Identifikátor obdobia sa zapíše reťazec, ktorý sa bude zapisovať do stĺpca ZUONR1+2 exportného csv súboru, napríklad Mzdy MM/RRRR, kde reťazce MM a RRRR sú dátumové masky pre mesiac a rok.
Do políčka Rozúčt. hľadisko v časti Prevodový mostík pre číselníky účtovníctva sa nastaví rozúčtovacie hľadisko, ktoré sa bude zapisovať do stĺpcov GSBER1+2 a KOSTL1 exportného csv súboru. Rozúčtovacími hľadiskami sú v systéme Humanet parametre rozúčtovania nastavené ako triediace kritérium v jednotlivých riadkoch účtovného dokladu. Napríklad ním môže byť kód nákladového strediska. Aby sa v políčku Rozúčt. hľadisko zobrazil parameter rozúčtovania, musí definícia účtovného dokladu obsahovať aspoň jeden riadok, ktorý bude mať na záložke Triedenia nastavený parameter rozúčtovania.
Do políčka Názov súboru sa vpíše reťazec, pod ktorým sa bude vyexportovaný csv súbor ukladať. Aj v názve súboru môžete používať dátumové masky DD (deň), MM (mesiac), RRRR (rok).
Špecifiká nastavenia jednotlivých riadkov definície účtovného dokladu podľa spôsobu zápisu do exportného súboru
Ak je potrebné stranu MD rozúčtovať nielen po strediskách, ale v rámci ďalších triediacich kritérií aj na samostatné analytické účty, a na stranu DAL zaúčtovať celkovú sumu na jediný analytický účet, pre každý riadok zaúčtovania je potrebné vytvoriť samostatný riadok v definícii účtovného dokladu. V riadku, ktorý nemá v definícii zadané žiadne triediace kritérium, sa do stĺpcov GSBER1+2 a KOSTL1 zapíše znak X.
Pre zaúčtovanie riadkov strany MD sa nadefinujú samostatné riadky definície účtovného dokladu tak, že sa vyplní len účet na strane MD. Aby sa do stĺpcov GSBER1+2 a KOSTL1 zapísal kód strediska je potrebné zadať na záložke Triedenia triediace kritérium Nákladové stredisko – kód a označiť políčka Zápis rozúčtovacieho hľadiska... a Označenie strany, ktorá sa má rozúčtovať....
Každý z riadkov definície má zadanú vlastnú filtrovaciu podmienku, prípadne zadané vlastné mzdové položky, ktoré sa majú do riadku načítať.
Na zaúčtovanie strany DAL, ktorá nie je rozúčtovaná a má len jeden analytický účet, sa vytvorí samostatný riadok v definícii účtovného dokladu, v ktorom sa vyplní len účet pre stranu DAL. Je jedno, či užívateľ zapíše syntetickú časť účtu do samostatného políčka a analytickú časť účtu do samostatného políčka, alebo celé číslo účtu zapíše do jedného z políčok. Pri spracovaní sa tieto dva reťazce vždy spoja. Keďže sa do riadku so zaúčtovanou stranou DAL nemá zapisovať údaj do stĺpcov GSBER1+2 a KOSTL1, nie je potrebné zadať triediace kritérium a ani označovať políčka Zápis rozúčtovacieho hľadiska... a Označenie strany, ktorá sa má rozúčtovať....
Export má formát csv, v názvoch sa diakritické znamienka vypúšťajú. Štruktúra exportovaného súboru:
Radenie položiek v exporte účtovného dokladu je podľa zoradenia riadkov v definícii účtovného dokladu.
Pri spracovaní exportu systém kontroluje, koľko riadkov obsahuje vyexportovaný csv súbor. Ak je v súbore viac ako 999 položiek (spolu s hlavičkou viac ako 1000 riadkov), zobrazí sa o tom informácia. Užívatelia starších verzií SAPu vedia, že si musia spracovanie rozdeliť na menšie súbory, napr. že doklad spracujú cez filtre po strediskách. Užívatelia novších verzií SAPu majú možnosť importovať aj súbory s vyšším počtom záznamov.
Spracovaný csv súbor sa uloží do zoznamu exportov, do ktorého vstúpite cez tlačidlo Zobraziť exportované súbory alebo cez voľbu Dočasné súbory užívateľa.