Doba archivácie evidovaných dokladov v žiadankách je neobmedzená. V prípade potreby však bude možné hromadne odstrániť všetky evidované doklady vo vybraných žiadankách o neprítomnosť, bez ohľadu na stav žiadanky, alebo dokladu. Pre tento účel bude užívateľovi s prístupovým právom Môže hromadne odstrániť doklady evidované v žiadankách dostupná vo voľbe Všetky žiadanky / Doplnky / Doklady funkcia Odstrániť z označených žiadaniek.
Systém užívateľovi umožní odstrániť doklady len zo žiadaniek, ktoré sa viažu k dátumu staršiemu ako určitý počet rokov dozadu. Počet rokov určuje nastavenie systémovej konštanty Počet rokov archivácie dokladov v žiadanke (v skupine konštánt pre modul Schvaľovanie neprítomností). Štandardne bude konštanta nastavená na 3 roky. Systém teda užívateľovi neumožní hromadne odstrániť doklady zo žiadanky, ktorá sa týka neprítomnosti, od ktorej začiatku ešte neuplynuli 3 roky. V prípade potreby bude možné v zozname všetkých žiadaniek cez voľbu Doplnky/Doklady/Exportovať do .zip archívu vyexportovať evidované doklady (súbory) v označených žiadankách do súboru vo formáte .zip, ktorý bude obsahovať adresár s názvom v štruktúre ID_CR_trvanie pre každú z označený žiadaniek (ID – ID žiadanky, CR – číslo roly zamestnanca, trvanie – trvanie neprítomnosti).
Príklad názvov adresárov:
10701_48_01. 06. 2023 od 05_00 do 15_00
11218_28_01. 06. 2023 - 1. polovica dňa
V príslušnom adresári budú uložené jednotlivé súbory dokladov danej žiadanky. Výstupný .zip súbor sa uloží v dočasných súboroch užívateľa. Funkcia je dostupná len užívateľovi s prístupovým právom na operáciu Má dostupný export dokladov do archívu.
Export dokladov do archívu je optimalizovaný tak, aby v prípade, že veľkosť spracovávaného archívu už presahuje limit 16MB, tak systém žiadanky automaticky „rozdelí“ do viacerých „samostatných“ archívov. Inak povedané, vyexportuje sa viac ako 1 .zip súbor, pričom každý .zip bude obsahovať doklady určitej skupiny žiadaniek.
Vo voľbe Všetky žiadanky v Doplnkoch je vo voľbe Doklady služba Akceptovať žiadanky bez dokladov.
Služba skontroluje označené žiadanky a tým, ktoré budú spĺňať nasledovné:
- Stav žiadanky Schválené alebo Zamietnuté zrušenie
- Stav dokladov Bez dokladov
- Bude splnené právo na akciu* pre akceptáciu žiadanky bez dokladov, prepne služba Stav dokladov na Akceptované.
*Užívateľ, ktorý môže akceptovať žiadanky bez dokladov musí mať nastavené jedno z dostupných práv na akciu:
Rovnaká služba je dostupná aj v kalendári roly na záložke Neprítomnosti.
