Ak používateľ zapne Požiadavku na preddavok, po uložení novo vytváraného cestovného príkazu sa zobrazí aj záložka Preddavok. Na záložke sa najprv vyberie Forma preddavku. Na výber sú tri formy vyplatenia preddavku: Mzdový účet, Iný účet a Hotovosť (pokladňa). V závislosti od nastavenia pre konkrétneho zákazníka môže byť napríklad povolená len jedna forma (nastavuje správca modulu CP v danej firme, viď Nastavenie parametrov modulu).
Prednastavená je hodnota Mzdový účet. Toto nastavenie môže správca aplikácie zmeniť v Nastavenie parametrov modulu. Pri forme Iný účet sa zobrazí pole IBAN na zadanie iného účtu zamestnanca, než na aký sa mu posiela mzda. Pri forme Hotovosť sa kontroluje výška požadovaného preddavku. Pri zadaní sumy nižšej, ako je suma nastavená v Nastavenie parametrov modulu, sa používateľovi zobrazí upozornenie aby prednostne použil vyplatenie preddavku na účet.
Pomocou tlačidla Pridať sa pridá suma preddavku. Do tuzemského CP možno pridať len jednu položku so sumou, a to v prednastavenej domácej mene. Do zahraničného CP možno pridať viacero súm, každú v inej mene. Pole Mena preddavku je pri ZCP editovateľné. Pole je previazané s číselníkom Meny v pokladni.
Preddavky v rôznych menách v zahraničnom cestovnom príkaze možno pridať len pri vybranej forme preddavku Hotovosť. Ostatné formy preddavku nepodporujú vyplatenie v cudzej mene.
Záložka môže obsahovať časť Ďalšie informácie. To v prípade, že je pre túto záložku v číselníku Evidencia informácií a odkazov nadefinovaný aspoň jeden externý odkaz, napríklad na menovú kalkulačku na stránkach NBS. Po kliknutí na odkaz sa otvorí na novej karte nastavená stránka.
Pokiaľ používateľ pri zahraničnej pracovnej ceste nastaví Požiadavku na preddavok na hodnotu NIE, systém ho prostredníctvom modálneho okna s hlásením pri odosielaní cestovného príkazu na schválenie vyzve na potvrdenie toho, že je to tak správne. Toto potvrdenie sa zapíše do Histórie cestovného príkazu.
Pokiaľ zamestnanec nezmení požiadavku na preddavok NIE, a zároveň nevyplní výšku požadovaného preddavku, systém ho pri odoslaní príkazu na schválenie na túto skutočnosť upozorní a nedovolí mu odoslať CP na schválenie.
Po uložení novo vytváraného cestovného príkazu, v ktorom je aktívna Požiadavka na preddavok a pridaná suma preddavku, sa v políčku Stav preddavku zobrazí hodnota Požadovaná preddavok. V zozname Preddavky sú zobrazené stĺpce Požadovaná suma a Mena. V cestovnom príkaze, ktorý je v stave Pripravovaný je možné aj po uložení editovať formu a sumu preddavku, alebo sumu preddavku zrušiť. Po vypnutí Požiadavky na preddavok a uložení formulára sa údaje zo záložky Preddavok odstránia.
V cestovnom príkaze, ktorý je v stave Čaká na schválenie... (1. schvaľovateľom, 2. schvaľovateľom...) už nie je možné editovať ani formu ani sumu preddavku. Po opätovnom otvorení editácie cestovného príkazu kliknutím na tlačidlo Upraviť (je možné len viac ako 2 dni pred začiatkom služobnej cesty) možno znova editovať formu aj sumu preddavku.
Po schválení cestovného príkazu sa v zozname Preddavky začnú zobrazovať ďalšie stĺpce: Vyplatená suma, Mena, Dátum kurzu, Kurz, Prepočet EUR, Mena, Vrátená suma, Mena.
Viac o preddavku v kapitole venovanej Voľba Spracovanie preddavkov.
Prehlásenie pri preddavku
Ak je z hľadiska procesov vo firme potrebná nejaká forma povinného prehlásenia v súvislosti s vyplateným preddavkom, je možné zapnúť si takúto funkciu vrátane nastavenia vlastného textu vo voľbe Cestovné príkazy / Číselníky / Užívateľské texty, položka s kódom Form03.
Ak bude pri odoslaní príkazu na schválenie prehlásenie zobrazené a používateľ checkbox neoznačí (po aktivovaní požiadavky na preddavok je checkbox prázdny), systém mu neumožní odoslať príkaz - zobrazí sa chybová hláška: "Je potrebné potvrdiť prehlásenie." Po úspešnom odoslaní príkazu sa text tohto prehlásenia pridá do poznámky v histórii cestovného príkazu.
Checkbox pri preddavku je možné upravovať v príkaze len v stave "Pripravovaný". V ostatných stavoch sa nedá prepínať.
Automatický preddavok
Ak je funkcia používaná a korektne nastavená, používateľ si nemusí ručne pridávať sumu požadovaného preddavku a systém mu automaticky vytvorí požiadavku na preddavok vo výške stravného, príp. aj ďalších povolených výdavkov. Podrobnosti sú dostupné v kapitole 6.9 Automatický preddavok.