Nastavenie parametrov modulu

Nastavenie parametrov modulu cestovné príkazy je miestom, kde správca prispôsobuje správanie aplikácie z hľadiska základnej funkcionality. Nastavenia sú zoskupené do viacerých skupín. Zmenu v ktorejkoľvek skupine je potrebné zapísať do systému použitím tlačidla Zapísať. V prípade nechcenej zmeny môže správca opustiť stránku kliknutím na tlačidlo Zrušiť.

Prehľad dostupných nastavení:

Všeobecné

Vlastná krajina – tuzemsko – needitovateľné políčko, v ktorom je nastavená položka SK, Slovenská republika. Od tohto nastavenia sa odvíja použitie domácej meny v rámci aplikácie.
E-mail cestovnej kancelárie pre notifikácie a E-mail firmy pre notifikácie – nastavenie e‑mailovej adresy pre zasielanie notifikácií ohľadom požiadaviek na služby v priebehu procesu schvaľovania cestovného príkazu. Je možné nastaviť vždy len jednu adresu pre každú z volieb. Ak je vyplnený mail len pri jednej z volieb, tak systém automaticky použije túto voľbu pre všetky cestovné príkazy. Prepínač spôsobu objednávania sa v takomto prípade vo formulári cestovného príkazu neukáže.
Predvolená tlačová zostava - Táto zostava sa štandardne použije pri tlači cestovného príkazu. Administrátor cestovných príkazov môže kliknutím na tlačidlo Upraviť urobiť v zostave prípadné zmeny, alebo uložiť zostavu ako kópiu. Pri tlači príkazov zo zoznamov Spracovanie záloh, Spracovanie vyúčtovaní, Export záloh, Export vyúčtovaní, Všetky cestovné príkazy sa otvorí okno s možnosťou výberu tlačovej predlohy. Predvolená je zostava nastavená v parametroch modulu.
Prepínač Použiť strediská z org. schémy - Ak bude nastavená hodnota NIE, použijú sa strediská z personalistiky (Pomocné dáta PAM / Strediská – načítavajú sa všetky aktívne strediská). V opačnom prípade sa berú do úvahy strediská z organizačnej štruktúry (Organizačné riadenie / Organizačné schémy / Organizačná štruktúra – načítavajú sa všetky strediská zaradené do aktuálne platnej organizačnej schémy). UPOZORNENIE: Prepínač sa zobrazí len za predpokladu, že je v databáze zapnutý modul organizačné riadenie.
Povoliť cesty v mieste pravidelného pracoviska – ak je políčko označené, pravidelné pracovisko účastníka pracovnej cesty sa porovnáva s obcou v cieli cesty. V prípade, že sa tieto dva údaje zhodujú (resp. ak systém nájde prienik, napr. pracovisko je okres a cieľ je obcou z okresu), nie je možné odoslať CP na schválenie. Správca má možnosť takéto cesty povoliť. Pri povolených cestách, v prípade, ak zamestnanec vykonáva PC v rámci svojho pravidelného pracoviska, systém neumožní vyúčtovať náhrady za stravu a umožní vyúčtovať doklady k ostatným výdavkom. Ak je Rola > Identifikácia > Základné údaje > špecifikácia PPV = štatutár, tak sa nebude porovnávať pravidelné pracovisko s cieľom.
Max. obdobie zobrazených príkazov (v rokoch) – v zoznamoch v module CP sa nebudú zobrazovať príkazy staršie ako nastavené číslo. Po zadaní 0 sa nebude obmedzovať zobrazenie do minulosti. Parameter nie je aplikovaný na zoznam Všetky cestovné príkazy.
Cestovný príkaz je možné vrátiť na opravu aj po začiatku pracovnej cesty – ak je označené, systém pri úprave cestovného príkazu nekontroluje dátum začiatku cesty.
Cestovný príkaz je možné vrátiť na opravu X dní pred začiatkom pracovnej cesty – príkaz je možné upravovať len ak je X (=nastavená číslica) dní do začiatku cesty.
Kontrolovať bankové spojenie cestujúceho - Ak je vo formulári cestovného príkazu aktívna požiadavka na zálohu a užívateľ odošle príkaz na schválenie, systém overí, či má cestujúci v personalistike (Personálne údaje - Roly - Rola - Zrážky - Platba - Iný účet) nastavený bežný účet pre výplatu mzdy. Ak nie, nebude možné odoslať príkaz takéhoto zamestnanca na schválenie. O dôvode informuje chybová hláška: „Chýbajúce bankové spojenie. Kontaktujte mzdovú účtovníčku.“ Rovnaká kontrola sa spúšťa aj pri odosielaní vyúčtovania na schválenie.

Formulár cestovného príkazu

Začiatok pracovnej cesty, Koniec pracovnej cesty – nastavené časy sa použijú vo formulári pri zadávaní nového cestovného príkazu.

Zobraziť predpokladané výdavky – ak je políčko označené, vo formulári cestovného príkazu sa zobrazí záložka Odhad nákladov. V opačnom prípade je záložka skrytá.
Automatická záloha - zahraničné cesty a Automatická záloha - tuzemské cesty. Aktivácia volieb bude možné len za predpokladu, že bude aktivovaná voľba Zobraziť predpokladané výdavky. Voľby zapínajú automatické generovanie záloh z odhadu nákladov pri zvolených typoch príkazov. Podrobnosti k nastaveniu v kapitole 6.8 Automatické zálohy.
Jednotný spôsob objednávania – ak je políčko označené, vo formulári cestovného príkazu sa zobrazí pri aktívnej Požiadavke na letenku, Požiadavke na ubytovanie alebo Inej požiadavke časť Spôsob objednávania s prepínačmi Prostredníctvom CK a Interné zabezpečenie, a časť Ďalšie informácie s odkazom Zoznam CK. V tomto prípade je možné vybrať iba jeden spôsob objednávania. Ak políčko nie je označené, užívateľ si môže pri aktívnej Požiadavke na letenku, Požiadavke na ubytovanie alebo Inej požiadavke vybrať rôzne spôsoby objednávania.
Schvaľovateľ k začiatku pracovnej cesty – ak je nastavená hodnota ÁNO, cestovnému príkazu sa pridelí schvaľovateľ k dátumu začiatku pracovnej cesty, v opačnom prípade, t.j. NIE - schvaľovateľ sa pridelí k dátumu odoslania formulára cestovného príkazu na schválenie.
Predvolený spôsob výplaty zálohy – pri vytváraní nového cestovného príkazu sa na záložke Záloha použije vybratý spôsob výplaty zálohy. Možnosti sú Iný účet, Mzdový účet a Hotovosť.
Skryť ostatné možnosti výplaty - Ak bude parameter prepnutý na Áno, vo formulári cestovného príkazu, na záložke Záloha, v poli Forma zálohy bude načítaná predvolená forma zálohy nastavená v parametroch modulu. Užívateľ ju nebude môcť zmeniť. Systém ani nedovolí odoslať cestovný príkaz s požiadavkou na zálohu s inou formou.
Upozorniť pri zálohe v hotovosti menšej ako – nastavuje hranicu upozornenia; ak sa pri vytváraní nového cestovného príkazu zadá záloha menšia ako je suma v políčku, na záložke Záloha sa zobrazí upozornenie Ak je výška zálohy nižšia ako ...€, uprednostnite vyplatenie zálohy prevodom na účet. Znenie tohto upozornenia je nastaviteľné v číselníku Užívateľské texty.

Číslovanie cestovných príkazov

Číselný rad pre tuzemské CP – políčko pre výber číselného radu pre číslovanie tuzemských cestovných príkazov. Vedľa políčka je tlačidlo s bodkami, cez ktoré možno vstúpiť do zoznamu Číselné okruhy, v ktorom sú uložené definície číselných okruhov. Zoznam je spoločný pre číselné rady pre tuzemské aj zahraničné CP,
Číselný rad pre zahraničné CP – políčko pre výber číselného radu pre číslovanie zahraničných cestovných príkazov. Vedľa políčka je tlačidlo s bodkami do zoznamu Číselné okruhy.

Definícia číselného okruhu predstavuje nastavenie generátora čísla cestovného príkazu. Každý číselný okruh sa môže skladať z dvoch alebo z viacerých častí. Prvú časť vždy tvorí kód číselného radu, ktorým môže byť akýkoľvek alfanumerický reťazec s maximálnym počtom znakov 10. Po pridaní nového okruhu kód už nie je možné zmeniť. Druhá a ďalšie časti môžu byť rôzne kombinované z typov Rok, Mesiac, Deň, Text, Organizácia a Počítadlo, ktoré sa zadávajú do zoznamu Časti okruhu. Časť Počítadlo je povinná časť a možno ju do zoznamu Časti okruhu pridať iba raz. Ostatné typy možno pridať aj viackrát. Súčet počtu znakov všetkých častí spolu s kódom nesmie byt väčší ako 20.

Pri pridávaní jednotlivých častí číselného radu má užívateľ možnosť zadať Poradie časti, Počet znakov časti a v type Počítadlo aj Hodnotu. V políčku hodnota je vždy posledná použitá hodnota počítadla pri generovaní čísla cestovného príkazu. Správca má možnosť túto hodnotu zmeniť.

Ak sa požaduje, aby počítadlo generovalo pre tuzemské aj zahraničné CP čísla nasledujúce za sebou (v jednom rade), číselný rad pre TCP aj číselný rad pre ZCP musí mať označené políčko Použiť globálne číslovanie.

Doplnkovou možnosťou je nulovanie počítadla po zmene dátumu. Funkcia sa spustí označením políčka Nulovať počítadlo po zmene turnusu. Funkcia nulovania je naviazaná na typ časti okruhu Rok, Mesiac a Deň.

Číslo CP je generované podľa roku ukončenia pracovnej cesty.

Notifikácie pre akcie

Táto časť obsahuje dve voľby:

Spracovatelia zálohy v hotovosti
Spracovatelia zálohy na účet

V týchto poliach sa nastavujú adresáti pre emailové notifikácie s kódovým označením TO018 Požiadavka na zálohu - pokladňa a TO027 Požiadavka na zálohu – učtáreň.

Pri ich nastavovaní sa vyberá z prístupových skupín nadefinovaných vo voľbe Správa systému > Prístupové skupiny. Je vhodné vybrať relevantné prístupové skupiny, napr. CP_Pokladník a CP_Účtovník.

Oznam správcu aplikácie

Miesto, kde správca vkladá text, ktorý sa zobrazuje vo voľbách Prehľad príkazov a vyúčtovaní, Delegované príkazy a vyúčtovania, Všetky cestovné príkazy, Spracovanie záloh, Spracovanie vyúčtovaní a Prehľad ciest nad zoznamom cestovných príkazov. Text možno pomocou ovládacích prvkov v hlavičke rôzne formátovať. Do textu možno pomocou ikony Odkaz (Ctrl+L) vložiť odkaz na akúkoľvek internetovú stránku, vkladať obrázky, tabuľky, vybrané špeciálne znaky a ďalšie.

Vyúčtovanie

Legislatívna hodnota vreckového – parameter len k náhľadu, maximálna percentuálna výška vreckového vychádza zo zákona č. 283/2002 o cestovných náhradách.
Firemná hodnota vreckového – firmou odsúhlasené vreckové. Ráta sa percentom zo stravného.
Poskytovať vreckové pre tuzemské cesty – ak je zapnuté, vypočíta sa hodnota vreckového aj pre tuzemské cesty. Pre zahraničné je povinné vždy.
Schvaľovateľ ku začiatku pracovnej cesty – ak je nastavená hodnota ÁNO, vyúčtovaniu sa pridelí schvaľovateľ k dátumu začiatku pracovnej cesty, v opačnom prípade, t.j. NIE - schvaľovateľ sa pridelí k dátumu odoslania formulára vyúčtovania cestovného príkazu na schválenie.
Povoliť vyplatenie v hotovosti – po aktivácii tejto voľby sa vo vyúčtovaní cestovného príkazu, na záložke Vyúčtovanie, v poli Spôsob vyplatenia sprístupní aj možnosť Hotovosť.
Prednastavený spôsob výplaty cestovných náhrad – je možné vybrať prednastavenú hodnotu pre spôsob vyplatenia vo vyúčtovaní na záložke Vyúčtovanie, na výber sú možnosti Do mzdy, Mzdový účet, Iný účet, Hotovosť.
Skryť ostatné možnosti výplaty - Ak bude parameter prepnutý na Áno, vo formulári vyúčtovania, na záložke Vyúčtovanie, pole Spôsob vyplatenia bude načítaný predvolený spôsob výplaty cestovných náhrad nastavený v parametroch modulu. Užívateľ ho nebude môcť zmeniť. Systém následne nedovolí odoslať na schválenie vyúčtovanie s inou formou výplaty.

Ubytovanie u známeho / rodiny

Používať ubytovanie u známeho - ak je prepínač nastavený na Áno, zobrazí sa pod ním voľba Výdavok pre ubytovanie u známeho – v prípade, že má firma dohodnutú so zamestnancom paušálnu náhradu za ubytovanie u známeho/rodiny, tu je možné zvoliť konkrétny výdavok z evidencie Číselníky - Kategórie skutočných výdavkov. Tento výdavok sa potom bude automaticky pridávať ako vedľajší výdavok za každú noc trvania pracovnej cesty do relevantných vyúčtovaní (za predpokladu, že v príkaze na pracovnú cestu bola aktivovaná požiadavka Ubytovanie u známeho/rodiny).

Tiež sa vo formulári cestovného príkazu bude zobrazovať v časti Požiadavky prepínač Ubytovanie u známeho / rodiny.

Ak bude prepínač nastavený na hodnotu Nie, obe vyššie spomínané voľby budú skryté.

Schvaľovanie neprítomnosti

Povoliť prepojenie - ak je prepínač nastavený na Áno, zobrazí sa pod ním voľba:

Druhy neprítomnosti – obsahuje výberový zoznam druhov neprítomnosti z evidencie Schvaľovanie neprítomností / Druhy neprítomnosti. Je potrebné označiť také položky, ktoré súvisia s pracovnými cestami. Nezobrazujú sa druhy, ktoré majú obdobie „poldeň“.

Povolením voľby sa tiež začnú vytvárať žiadanky o neprítomnosť po odoslaní nových cestovných príkazov na schválenie. Viac informácii v článkoch o prepojení modulov CP a SN.

Umožniť negenerovať žiadanku - V určitých prípadoch, keď je automaticky generovaná žiadanka nežiadúca, môže mať užívateľ možnosť ju nevygenerovať. Ak je voľba aktívna, pri odoslaní cestovného príkazu na schválenie je v možnostiach generovania žiadanky aj možnosť Negenerovať pre všetkých užívateľov v danej agende. Po potvrdení výberu tejto voľby sa žiadanka v module SN nevygeneruje.