Zoznam Export záloh zobrazuje polia:
Číslo, Cestujúci, Typ PC, Spôsob úhrady zálohy, Suma zálohy, Lokalita účastníka, Dátum začiatku PC, Stav exportu (exportované, neexportované, bez exportu), dátum dokladu (=dátum prechodu do stavu Vyplatená záloha), dátum zaúčtovania (=dátum exportu do externého systému), Spracovateľ (=účtovník, pokladník, ktorý vyplatil zálohu), exportný súbor (=meno súboru, v ktorom bol príkaz exportovaný)
Zobrazuje len CP v stave Schválený (Vyplatená záloha), a zároveň záloha je vyššia ako nula.
Pre užší výber záznamov slúžia filtre pre Dátum dokladu, Lokalitu, Formu vyplatenia a pre Stav exportu.
Pri exporte záloh je k dispozícii rozbaľovacia voľba Predloha - možnosť výberu predlohy pre export (posledná použitá voľba ostane zapamätaná). Dostupné možnosti vo voľbe Export záloh sú:
- STOEXPA001, Export záloh cestovných príkazov do SAP (XLSx formát) - Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je XLS súbor. Dátumové pole „Dátum zaúčtovania“ sa vypĺňa aktuálnym dátumom, používateľ ho môže zmeniť.
- STOEXPA002, Export záloh na účet do SEPA (XML formát) – Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy zo záloh, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. V náhľade exportu je možné nastaviť dátum exportu (prenesie sa do platobného príkazu ako dátum splatnosti), v prípade potreby je tiež možné vložiť hodnoty KS, VS a ŠS, ktoré sa vložia do všetkých zobrazených príkazov. Do poznámky Info pre prijímateľa sa vypĺňa text zložený z častí: názov firmy + "záloha k príkazu" + číslo CP, čiže napr."Firma s r.o. - záloha k príkazu T220011". Užívateľ môže rozhodnúť, či do parametra Meno vloží meno a priezvisko príjemcu, alebo vlastný text, napr. „Neuvedené“. Do výstupného XML súboru sa načítava buď IBAN z personalistiky (ak je spôsob vyplatenia vyúčtovania na mzdový účet, na záložke Rola > Zrážky > Spôsob výplaty), alebo zadaný IBAN (spôsob vyplatenia = iný účet). Zdrojový účet pre platby sa doťahuje z evidencie Základné nastavenia > Organizácie > príslušná organizácia typu Humanet > Účty. Berie sa účet s vyššou váhou. Do príkazov sa pridáva variabilný symbol – číslo cestovného príkazu bez písmen, čiže namiesto T220004 sa nastaví 220004.
- STOEXPA003, Export záloh s vyplatením na účet do SEPA 2 (XML formát) - Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy pre výplatu záloh z príkazov, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. Rozdiel oproti STOEXPA002 je, že KS je nastavený na 0558 a SS na osobné číslo. VS je číslo CP s predponou 91.
- STOEXPA004, Export záloh pre API do S4H (JSON) – predloha pre automatizovaný prenos údajov pre úhradu záloh cestovných príkazov z Humanetu do SAP prostredníctvom API. Nastavenie pre prenos musí byť nakonfigurované konzultantom vo voľbe Správa systému / Nastavenia prenosov ako nový prenos s kódom TRANSCPS4H.
- STOEXPA005, Export záloh s vyplatením na účet do SEPA 4 (XML formát) - Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy pre výplatu záloh z príkazov, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. Rozdielom je pridaný špecifický element vo výstupnej XML štruktúre a tiež zákazníkom definovaný formát názvu výstupného súboru. VS je číslo CP bez písmena a SS je číslo roly zamestnanca.
Tlačidlo Exportovať spúšťa export označených príkazov so zvolenou predlohou. V ďalšom kroku sa zobrazí náhľad exportu, ktorý zobrazuje dáta v rovnakej štruktúre ako sa použije pre výstupný súbor. V pravom hornom rohu je tiež informácia o počte príkazov na export. Samotný export sa spustí opätovným stlačením tlačidla Exportovať. Výstupný XLSX súbor je vytvorený v súlade s predlohou.
Súbor s exportom je následne ponúknutý používateľovi na stiahnutie do jeho počítača. Kópia dát sa uchováva na serveri a je možné ju kedykoľvek stiahnuť cez voľbu Denník súborov.
Ak sa používateľ pokúša exportovať už exportovaný súbor alebo v prípade iných chýb, sa tieto zobrazia v časti Upozornenia. Export sa vytvorí bez konfliktných CP.