Zoznam Export vyúčtovaní zobrazuje polia:
Číslo, Cestujúci, Typ PC, Spôsob úhrady, Lokalita účastníka, Dátum konca PC, Stav exportu (exportované, neexportované, bez exportu), dátum dokladu (= dátum uzavretia vyúčtovania), dátum zaúčtovania (= dátum exportu do SAP), Spracovateľ (=účtovník, ktorý uzavrel vyúčtovanie), exportný súbor (=meno súboru, v ktorom bol príkaz exportovaný).
Zobrazuje len uzatvorené vyúčtovania.
Pre užší výber záznamov slúžia filtre pre Dátum dokladu, Lokalitu, Formu vyplatenia a pre Stav exportu. Jednotlivé exporty sú na sebe nezávislé, t.j. jedno vyúčtovanie má stav Neexportované pri každej predlohe aby mohlo byť exportované každou predlohou práve raz.
Pri exporte vyúčtovaní je k dispozícii rozbaľovacia voľba Predloha - možnosť výberu predlohy pre export (posledná použitá voľba ostane zapamätaná). Dostupné možnosti vo voľbe Export vyúčtovaní sú momentálne tieto:
- STOEXPB001, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP (XLSx formát)
Pri tejto predlohe sa zobrazí aj dátumové pole „Dátum zaúčtovania“ - vyplnený je aktuálnym dátumom, používateľ ho môže zmeniť. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. - STOEXPB002, Základný export pre výplatu do mzdy (XLSx formát) – použiteľný napr. pre import do Human alebo Humanet miezd. Sumarizuje cestovné príkazy roly v nastavenom období tak, že sú odlíšené nezdaniteľné náhrady (súčet cestovných náhrad: stravné, náhrady za použitie súkromného vozidla na služobné účely a náhrady vedľajších výdavkov. Od tejto sumy sa odráta suma poskytnutých preddavkov, resp. zálohy.) a zdaniteľné náhrady (predstavujú sumu vreckového). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB003, Export príkazov s výplatou do miezd (XLSx formát) - Akceptuje len príkazy so spôsobom vyplatenia sumy vyúčtovania Do mzdy a sumarizuje ich za jednotlivých zamestnancov. Mená zamestnancov sú zoradené abecedne vzostupne (A..Z). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB004, Export príkazov pre účely zdanenia (XLSx formát) - Akceptuje príkazy so všetkými spôsobmi vyplatenia ale Suma na zdanenie (súčet nedaňových výdavkov, t.j. takých, ktoré sú v číselníku Kategórie skutočných výdavkov označené, že nie sú daňovými výdavkami) musí byť vyššia ako 0 EUR. Mená zamestnancov sú zoradené abecedne vzostupne (A..Z). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB005, Export vyúčtovaní s výplatou na účet do SEPA (XML formát) – Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy z vyúčtovaní, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. V náhľade exportu je možné nastaviť dátum exportu (prenesie sa do platobného príkazu ako dátum splatnosti), v prípade potreby je tiež možné vložiť hodnoty KS, VS a ŠS, ktoré sa vložia do všetkých zobrazených príkazov. Do poznámky Info pre prijímateľa sa vypĺňa text zložený z častí: názov firmy + "cestovné náhrady k príkazu" + číslo CP, čiže napr."Firma s r.o. - cestovné náhrady k príkazu T220011". Do výstupného XML súboru sa načítava buď IBAN z personalistiky (ak je spôsob vyplatenia vyúčtovania na mzdový účet, na záložke Rola > Zrážky > Spôsob výplaty), alebo zadaný IBAN (spôsob vyplatenia = iný účet). Zdrojový účet pre platby sa doťahuje z evidencie Základné nastavenia > Organizácie > príslušná organizácia typu Humanet > Účty. Berie sa účet s vyššou váhou. Do príkazov sa pridáva variabilný symbol – číslo cestovného príkazu bez písmen, čiže namiesto T220004 sa nastaví 220004. Užívateľ môže rozhodnúť, či do parametra Meno vloží meno a priezvisko príjemcu, alebo vlastný text, napr. „Neuvedené“.
- STOEXPB006, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP 2 (XLSx formát) – Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je XLS súbor.
- STOEXPB007, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP 3 (CSV) - Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je CSV súbor.
- STOEXPB008, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do IFS (CSV) - Export pre import do účtovníctva IFS. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je CSV súbor.
- STOEXPB009, Export príkazov s vyplatením na účet do SEPA 2 (XML formát) - Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy z vyúčtovaní, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. Rozdiel oproti STOEXPB005 je, že KS je nastavený na 0558 a SS na osobné číslo. VS ostáva číslo CP.
- STOEXPB010, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP4HANA (XLS) - Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je XLS súbor.
- STOEXPB011, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP 4 (CSV) - Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je CSV súbor.
- STOEXPB012, Kumulatívny export príkazov do SEPA(XML formát) - Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy z vyúčtovaní, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. Rozdiel oproti predlohám 009 a 005 je ten, že export kumuluje sumy z viacerých príkazov a spája ich do jedného prevodu. Na príklade nižšie je kumulovaný príkaz zo 4 vyúčtovaní cestovných náhrad. Ako SS a VS je použité číslo roly zamestnanca doplnené na 8 znakov, pri VS je vpredu pridaná konštanta 97.
- STOEXPB013, Export pre výplatu do mzdy so špecifickým druhom(XLSx formát) – podobne ako export STOEXPB002, generuje dáta pre import napr. do Human alebo Humanet miezd. Rozdiel oproti 002 je v dodatočnom stĺpci, ktorý sa generuje v prípade, že bol na cestovnom príkaze použitý druh pracovnej cesty, ktorý je označený ako daňovo neuznaný.
- STOEXPB014, Export vyúčtovaní pre API do S4H (JSON) – predloha pre automatizovaný prenos údajov pre úhradu vyúčtovaní cestovných príkazov z Humanetu do SAP prostredníctvom API. Nastavenie pre prenos musí byť nakonfigurované konzultantom vo voľbe Správa systému / Nastavenia prenosov ako nový prenos s kódom TRANSCPS4H.
- STOEXPB015, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP S/4 (xlsx) - Export pre import do účtovníctva SAP. Predloha je špecifická pre konkrétneho zákazníka. Výstupom je XLS súbor.
- STOEXPB016, Export príkazov s vyplatením na účet do SEPA 3 (XML formát) - Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy z vyúčtovaní, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. Rozdiel oproti ostatným predlohám je ten, že je pridaný špecifický element vo výstupnej XML štruktúre a tiež zákazníkom definovaný formát názvu výstupného súboru. VS je číslo CP bez písmena a SS je číslo roly zamestnanca.
Tlačidlo Exportovať spúšťa export označených príkazov so zvolenou predlohou. V ďalšom kroku sa zobrazí náhľad exportu, ktorý je v rovnakom formáte aký sa použije pre výstupný súbor. V pravom hornom rohu je tiež informácia o počte príkazov na export. Samotný export sa spustí opätovným stlačením tlačidla Exportovať. Výstupný XLSX súbor je vytvorený v súlade s predlohou.
Súbor s exportom je následne ponúknutý používateľovi na stiahnutie do jeho počítača. Kópia dát sa uchováva na serveri a je možné ju kedykoľvek stiahnuť cez voľbu Denník súborov.
Ak sa používateľ pokúša exportovať už exportovaný súbor alebo v prípade iných chýb, sa tieto zobrazia v časti Upozornenia. Export sa vytvorí bez konfliktných CP. Príkazy exportované ľubovoľným spracovateľom dostanú príznak Exportované a už ich nebude možné odomknúť, upraviť ani znova exportovať rovnakou predlohou.
Možnosť pridať referenciu na externý doklad pre exportované vyúčtovania
V stĺpci Externý doklad je možné evidovať externú referenciu napr. na účtovný doklad v účtovníctve. Bunky v stĺpci je možné upravovať bez potreby vstupu do vyúčtovania. Povolený je text s dĺžkou maximálne 50 znakov. Nadbytočný text sa odstrihne. Ak používateľ niektorú hodnotu upraví (bunka má zvýraznený ľavý horný roh), je potrebné ju uložiť pomocou tlačidla Uložiť zmeny. Ak sa užívateľ pokúsi opustiť stránku bez uloženia zmien, zobrazí sa upozornenie.
Voľba Áno zmeny uloží a pokračuje na inú stránku, voľba Nie zmeny zahodí a tiež pokračuje na novú stránku. Voľba Zrušiť alebo krížik vpravo hore zastavia prechod na novú stránku a užívateľ môže pokračovať v práci na stránke Export vyúčtovaní.