Zoznam Export vyúčtovaní zobrazuje polia:
Číslo, Cestujúci, Typ PC, Spôsob úhrady, Lokalita účastníka, Dátum konca PC, Stav exportu (exportované, neexportované, bez exportu), dátum dokladu (= dátum uzavretia vyúčtovania), dátum zaúčtovania (= dátum exportu do SAP), Spracovateľ (=účtovník, ktorý uzavrel vyúčtovanie), exportný súbor (=meno súboru, v ktorom bol príkaz exportovaný).
Zobrazuje len uzatvorené vyúčtovania.
Pre užší výber záznamov slúžia filtre pre Dátum dokladu, Lokalitu, Formu vyplatenia a pre Stav exportu. Jednotlivé exporty sú na sebe nezávislé, t.j. jedno vyúčtovanie má stav Neexportované pri každej predlohe aby mohlo byť exportované každou predlohou práve raz.
Pri exporte vyúčtovaní je k dispozícii rozbaľovacia voľba Predloha - možnosť výberu predlohy pre export (posledná použitá voľba ostane zapamätaná). Dostupné možnosti vo voľbe Export vyúčtovaní sú momentálne tieto:
- STOEXPB001, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP (XLSx formát)
Pri tejto predlohe sa zobrazí aj dátumové pole „Dátum zaúčtovania“ - vyplnený je aktuálnym dátumom, užívateľ ho môže zmeniť. Predloha je viditeľná na obrazovke náhľadu exportu. Individuálny zákaznícky export do účtovného softvéru. - STOEXPB002, Základný export pre výplatu do mzdy (XLSx formát) – použiteľný napr. pre import do Human alebo Humanet miezd. Sumarizuje cestovné príkazy roly v nastavenom období tak, že sú odlíšené nezdaniteľné náhrady (súčet cestovných náhrad: stravné, náhrad za použitie súkromného vozidla na služobné účely a vedľajších výdavkov. Od tejto sumy sa odráta suma poskytnutých preddavkov, resp. zálohy.) a zdaniteľné náhrady (predstavujú sumu vreckového). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB003, Export príkazov s výplatou do miezd (XLSx formát) - Akceptuje len príkazy so spôsobom vyplatenia sumy vyúčtovania Do mzdy a sumarizuje ich za jednotlivých zamestnancov. Mená zamestnancov sú zoradené abecedne vzostupne (A..Z). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB004, Export príkazov pre účely zdanenia (XLSx formát) - Akceptuje príkazy so všetkými spôsobmi vyplatenia ale Suma na zdanenie (súčet výdavkov kategórie vreckové, čestné prehlásenie a ubytovanie u známeho) musí byť vyššia ako 0 EUR. Mená zamestnancov sú zoradené abecedne vzostupne (A..Z). Posledný riadok je sumárny – sčítava peňažné stĺpce.
- STOEXPB005, Export vyúčtovaní s výplatou na účet do SEPA (XML formát) –Vytvára hromadné prevodné SEPA príkazy z vyúčtovaní, ktoré majú formu vyplatenia na bankový účet. V náhľade exportu je možné nastaviť dátum exportu (prenesie sa do platobného príkazu ako dátum splatnosti), v prípade potreby je tiež možné vložiť hodnoty KS, VS a ŠS, ktoré sa vložia do všetkých zobrazených príkazov. Do poznámky Info pre prijímateľa sa vypĺňa text zložený z častí: názov firmy + "cestovné náhrady k príkazu" + číslo CP, čiže napr."Firma s r.o. - cestovné náhrady k príkazu T220011". Do výstupného XML súboru sa načítava buď IBAN z personalistiky (ak je spôsob vyplatenia vyúčtovania na mzdový účet, na záložke Rola > Zrážky > Spôsob výplaty), alebo zadaný IBAN (spôsob vyplatenia = iný účet). Zdrojový účet pre platby sa doťahuje z evidencie Základné nastavenia > Organizácie > príslušná organizácia typu Humanet > Účty. Berie sa účet s vyššou váhou. Do príkazov sa pridáva variabilný symbol – číslo cestovného príkazu bez písmen, čiže namiesto T220004 sa nastaví 220004.Užívateľ môže rozhodnúť, či do parametra Meno vloží meno a priezvisko príjemcu, alebo vlastný text, napr. „Neuvedené“.
- STOEXPB006, Export vyúčtovaní cestovných príkazov do SAP 2 (XLSx formát). Individuálny zákaznícky export do účtovného softvéru.
Tlačidlo Exportovať spúšťa export označených príkazov so zvolenou predlohou. V ďalšom kroku sa zobrazí náhľad exportu, ktorý je v rovnakom formáte aký sa použije pre výstupný súbor. V pravom hornom rohu je tiež informácia o počte príkazov na export. Samotný export sa spustí opätovným stlačením tlačidla Exportovať. Výstupný XLSX súbor je vytvorený v súlade s predlohou.
Súbor s exportom je následne ponúknutý užívateľovi na stiahnutie do jeho počítača. Kópia dát sa uchováva na serveri a je možné ju kedykoľvek stiahnuť cez voľbu Denník súborov.
Ak sa užívateľ pokúša exportovať už exportovaný súbor alebo v prípade iných chýb, sa tieto zobrazia v časti Upozornenia. Export sa vytvorí bez konfliktných CP. Príkazy exportované ľubovoľným spracovateľom dostanú príznak Exportované a už ich nebude možné odomknúť, upraviť ani znova exportovať rovnakou predlohou.
Možnosť pridať referenciu na externý doklad pre exportované vyúčtovania
V stĺpci Externý doklad je možné evidovať externú referenciu napr. na účtovný doklad v účtovníctve. Bunky v stĺpci je možné upravovať bez potreby vstupu do vyúčtovania. Povolený je text s dĺžkou maximálne 50 znakov. Nadbytočný text sa odstrihne. Ak užívateľ niektorú hodnotu upraví (bunka má zvýraznený ľavý horný roh), je potrebné ju uložiť pomocou tlačidla Uložiť zmeny. Ak sa užívateľ pokúsi opustiť stránku bez uloženia zmien, zobrazí sa upozornenie.
Voľba Áno zmeny uloží a pokračuje na inú stránku, voľba Nie zmeny zahodí a tiež pokračuje na novú stránku. Voľba Zrušiť alebo krížik vpravo hore zastavia prechod na novú stránku a užívateľ môže pokračovať v práci na stránke Export vyúčtovaní.