Po vstupe do formulára sa zobrazí panel s nástrojmi a záhlavie so základnými údajmi o pracovnej ceste.
Panel s nástrojmi obsahuje v titulku rozlíšenie, či sa jedná o tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu a po odoslaní príkazu aj identifikátor cestovného príkazu. V paneli tiež užívateľ nájde dve skupiny tlačidiel:
Štandardné tlačidlá: Zapísať, Zatvoriť, Kopírovať, Tlačiť, Ďalší, Predchádzajúci.
Procesné tlačidlá: vychádzajú z aktuálneho stavu cestovného príkazu. Tiež je podstatné kto má príkaz alebo vyúčtovanie otvorené, prípadne z akého zoznamu bol cestovný príkaz otvorený. Medzi zobrazenými tlačidlami sa spravidla nachádzajú: Odoslať na schválenie, Schváliť, Zamietnuť, Vrátiť na opravu, Upraviť, Stornovať, Vytvoriť vyúčtovanie, Potvrdiť či Uzavrieť.
Časť Údaje účastníka
- Účastníci/ Cestovatelia – osobné číslo (číslo roly), meno, číslo a názov útvaru, názov pracovného miesta, kontakt (typ telefón, mobilný telefón) , lokalita, pravidelné pracovisko.
Je možné pridať alebo odobrať z číselníka všetkých aktívnych zamestnancov (rolí) jedného alebo viacerých účastníkov pracovnej cesty. Tento zoznam môže byť aj prázdny, ak si tak užívateľ nastaví vo voľbe Nastavenia užívateľa. V stĺpci Pracovné miesto sa načítava hodnota Pracovné miesto - názov, z informácii o role v evidencii Personálne informácie - Rola - Identifikácia - Pracovné zaradenie.
K cestujúcemu sa načítavajú historické dáta k dátumu začiatku pracovnej cesty - historické NS, lokalita, pravidelné pracovisko. Historický schvaľovateľ alebo jeho následník (rozumej schvaľovateľ, ktorého by bol dostal v danom historickom dátume). Porovnáva sa vždy miesto výkonu práce k dátumu začiatku PC pri historických hodnotách na záložke Rola - Miesto výkonu práce - rovnako tak je to aj s kontrolou NS/Iného NS.
Zamestnanec je v zozname možných cestujúcich vtedy, ak má typ mimo evidenčného stavu jeden z týchto: 012 (rodičovská dovolenka a pracuje), 013 (pracuje-poberá materské), 081 (odbory - pracuje) alebo žiaden. V opačnom prípade nie je ponúkaný v zozname možných cestujúcich. Pri zohľadňovaní ME stavu sa berú do úvahy len záznamy ME stavu platné (podľa ich platnosti od-do) k príslušnému dátumu + zohľadňuje sa, či daný záznam ME stavu je platný (t.j. aplikovaný) pre danú rolu zamestnanca. Pri zobrazení možných cestujúcich sa zobrazujú len roly platné k dátumu začiatku pracovnej cesty. Pri pokuse o vytvorenie príkazu pre zamestnanca, ktorý v čase pracovnej cesty nemá platnú rolu, systém nedovolí odoslať formulár na schválenie. Ak má rola viaceré úväzky (napr. zamestnanec je na 60% na jednej pozícii a na 40% na inej pozícii), je možné pri výbere účastníkov pracovnej cesty vybrať ľubovoľný z platných úväzkov zamestnanca. Schvaľovateľ cestovného príkazu bude následne priradený podľa nastavení schvaľovacieho procesu. - Zadávateľ – osobné číslo (číslo roly), meno, číslo a názov útvaru, názov pracovného miesta, kontakt a lokalita, len na čítanie.
- Stav príkazu – zobrazuje sa stav cestovného príkazu a dátum schválenia (zobrazí sa až po odoslaní cestovného príkazu na schválenie).
- Schvaľovatelia – časť sa zobrazí až po odoslaní cestovného príkazu na schválenie. Osobné číslo (číslo roly), meno, číslo a názov útvaru, názov pracovného miesta, kontakt, lokalita.
Časť Údaje o ceste
- Začiatok a Koniec pracovnej cesty, Dátumy a časy od – do, Trvanie (automatické pole). Miesta začiatku a konca sa načítajú z pravidelného pracoviska cestujúceho. Pri hromadnom príkaze je to pravidelné pracovisko prvého cestujúceho v zozname. Dátum možno zadávať aj výberom z kalendára. Čas sa zadáva v tvare HH alebo HH:MM. Povolené je zadanie maximálne 1 rok do minulosti. Dátum začiatku nesmie byť vyšší ako dátum konca. Je možné aj zadanie začiatku a konca v zahraničí (štart či koniec pracovnej cesty zo zahraničia).
- Krajina – pri tuzemskom príkaze ju nie je možné meniť, pri zahraničnom áno. Ak užívateľ v pláne cesty zadá viaceré krajiny, v tomto poli sa automaticky zobrazí ich zoznam. V zahraničnom príkaze je nutné zvoliť aspoň jeden cieľ mimo domovskej krajiny (mimo SK).
- Cieľ cesty – je možné vložiť jeden cieľ cesty (funguje tu vyhľadávanie v reálnom čase, teda vyhľadávanie položky podľa textového reťazca, postupne zadávaného do poľa). Pole je previazané so záložkou Plán cesty - ak užívateľ uvedie realizáciu cesty do viacerých destinácii, tieto sa automaticky doplnia do poľa Cieľ cesty. Pri zahraničných cestovných príkazoch je možné cez tlačidlo ... (výber z číselníka) pridať kliknutím na tlačidlo Nový cieľ v danej krajine novú destináciu.
- Prepínač Viaceré cesty - jeho aktiváciou zadávateľ uvádza, že v rámci daného cestovného príkazu sú realizované viaceré cesty s návratom na pravidelné pracovisko.
- Druh PC – z číselníka sa vyberá príslušná kategorizácia pracovnej cesty. Ak si užívateľ zvolí druh, ktorý vyžaduje extra špecifikáciu, objaví sa dodatočné povinné pole, ktorého názov je nastaviteľný v číselníku Užívateľské texty - Form01.
- Účel PC – povinné textové pole, je nutné uviesť účel pracovnej cesty. Text je možné zadať aj viacjazyčne, a to po kliknutí na ikonu pre editáciu textu v rôznych jazykoch.
- Stredisko – informácia o nákladovom stredisku cestujúceho. Ak je do CP zaradených viac účastníkov a CP je v stave Pripravovaný, v políčku sa zobrazí text Viaceré strediská, pričom v nápovedi k políčku sa zobrazia nákladové strediská všetkých pridaných účastníkov.
- Iné NS – políčko pre zadanie iného nákladového strediska, na ťarchu ktorého sa zaúčtujú náklady na pracovnú cestu. Vyberá sa z číselníka aktívnych nákladových stredísk.
- Iný nákladový údaj – napr. kód projektu. Výber z číselníka Iné nákladové údaje. Je možné vložiť ľubovoľný text. Názov poľa je nastaviteľný v číselníku Užívateľské texty - Form02.
Časť Služby
- Doprava – pre odoslanie CP na schválenie je nutné vybrať aspoň jeden spôsob dopravy. Možnosť súkromné vozidlo sa zobrazuje len užívateľom, ktorí sú určení správcom aplikácie. Po vybratí lietadla sa automaticky aktivuje Požiadavka na letenku, a s ňou záložka Letenka. Po vybratí služobného automobilu alebo taxi sa zobrazia Ďalšie informácie kategórie Doprava.
- Požiadavky – zadávateľ definuje aké služby požaduje v rámci pracovnej cesty zabezpečiť. Detaily ku každej požiadavke je po prvom zapísaní CP nutné vyplniť v príslušnej záložke.
- Spôsob objednávania – ak užívateľ zvolí nejakú službu, musí v prípade tuzemskej pracovnej cesty určiť akým spôsobom mu služba bude objednaná. Pri zahraničnej ceste je prednastavený spôsob objednania prostredníctvom CK. Ak je nastavený parameter Jednotný spôsob objednávania vo voľbe Nastavenie parametrov modulu, časť Spôsob objednávania sa zobrazí pri zapnutej požiadavke Požiadavka na letenku, Požiadavka na ubytovanie alebo Iná požiadavka.
- Ďalšie informácie – doplňujúce informácie, inštrukcie pre zadávateľa zo strany správcu aplikácie
Časť Poznámka
- Poznámka – nepovinné textové pole. Vysvetlenie k pracovnej ceste pre schvaľovateľa.
Tlačidlo Zapísať
Keď si užívateľ navolí z volieb v záhlaví CP a vyplní povinné polia je potrebné kliknúť na tlačidlo Zapísať. Tento krok je dôležitý, pri jeho vynechaní môže užívateľ predtým vyplnené dáta stratiť. Po uložení sa v dolnej časti formulára zobrazia záložky CP, ktoré je tiež potrebné vyplniť. Prvá otvorená záložka bude vždy Plán cesty.