Po kliknutí na spracovateľa Export účtovného dokladu pre účtovníctvo SAP (csv) 2 sa zobrazí formulár na doplnenie údajov do exportu.
Do políčka Identifikátor obdobia sa zapíše reťazec, ktorý sa bude zapisovať do stĺpca Identifikator obdobia exportného csv súboru, napríklad Mzdy MM/RRRR, kde reťazce MM a RRRR sú dátumové masky pre mesiac a rok.
Do políčka Rozúčt. hľadisko v časti Prevodový mostík pre číselníky účtovníctva sa nastaví rozúčtovacie hľadisko, ktoré sa bude zapisovať do stĺpca Nakladove stredisko exportného csv súboru. Rozúčtovacími hľadiskami sú v systéme Humanet parametre rozúčtovania nastavené ako triediace kritérium v jednotlivých riadkoch účtovného dokladu. Napríklad ním môže byť kód nákladového strediska. Aby sa v políčku Rozúčt. hľadisko zobrazil parameter rozúčtovania, musí definícia účtovného dokladu obsahovať aspoň jeden riadok, ktorý bude mať na záložke Triedenia nastavený parameter rozúčtovania.
Do políčka Názov súboru sa vpíše reťazec, pod ktorým sa bude vyexportovaný csv súbor ukladať. Aj v názve súboru môžete používať dátumové masky DD (deň), MM (mesiac), RRRR (rok).
Špecifiká nastavenia jednotlivých riadkov definície účtovného dokladu podľa spôsobu zápisu do exportného súboru
Ak je potrebné stranu MD rozúčtovať nielen po strediskách, ale v rámci ďalších triediacich kritérií aj na samostatné analytické účty, a na stranu DAL zaúčtovať celkovú sumu na jediný analytický účet, pre každý riadok zaúčtovania je potrebné vytvoriť samostatný riadok v definícii účtovného dokladu.
V tomto prípade sa pre zaúčtovanie riadkov strany MD nadefinujú samostatné riadky definície účtovného dokladu tak, že sa vyplní len účet na strane MD. Aby sa do stĺpca Nakladove stredisko zapísal kód strediska je potrebné zadať na záložke Triedenia triediace kritérium Nákladové stredisko – kód a označiť políčka Zápis rozúčtovacieho hľadiska... a Označenie strany, ktorá sa má rozúčtovať....
Každý z riadkov definície má zadanú vlastnú filtrovaciu podmienku, prípadne zadané vlastné mzdové položky, ktoré sa majú do riadku načítať.
Na zaúčtovanie strany DAL, ktorá nie je rozúčtovaná a má len jeden analytický účet, sa vytvorí samostatný riadok v definícii účtovného dokladu, v ktorom sa vyplní len účet pre stranu DAL. Je jedno, či užívateľ zapíše syntetickú časť účtu do samostatného políčka a analytickú časť účtu do samostatného políčka, alebo celé číslo účtu zapíše do jedného z políčok. Pri spracovaní sa tieto dva reťazce vždy spoja. Keďže sa do riadku so zaúčtovanou stranou DAL nemá zapisovať údaj do stĺpca Nakladove stredisko, nie je potrebné zadať triediace kritérium a ani označovať políčka Zápis rozúčtovacieho hľadiska... a Označenie strany, ktorá sa má rozúčtovať.... Keďže sa do riadku má zapísať suma za všetkých zamestnancov, nezadáva sa ani filtrovacia podmienka.
Ak je potrebné vyplniť údaj do stĺpca Znak dane, tento sa zadá do políčka Externý identifikátor do príslušného riadku definície účtovného dokladu.
Export má formát csv, v názvoch sa diakritické znamienka vypúšťajú. Štruktúra exportovaného súboru:
Prehľad zápisu údajov do jednotlivých stĺpcov csv súboru:
Identifikator obdobia – zapíše sa údaj z políčka Identifikátor obdobia.
Uctovaci kluc – kód 40 sa zapisuje do riadku s údajmi strany MD, kód 50 sa zapisuje do riadku s údajmi strany DAL.
Ucet HK – údaje z políčok SÚ pre MD, AÚ pre MD, SÚ pre DAL, AÚ pre DAL. Číslo účtu sa vytvorí spojením reťazcov zadaných do políčok pre syntetickú a analytickú časť účtu strany MD, resp. strany DAL, podľa toho, ktorý riadok sa vypĺňa.
Ciastka – suma na zaúčtovanie, oddeľovačom desatinných miest je desatinná čiarka.
Nakladove stredisko – reťazec triediaceho kritéria vybraného v políčku Rozúčt. hľadisko, napr. pre zápis kódu strediska sa vyberie triediace kritérium Nákladové stredisko – kód.
Text polozky – údaj z políčka Názov v definícii riadku účtovného dokladu. Text sa zapíše bez diakritických znamienok.
Znak dane – údaj z políčka Externý identifikátor v definícii riadku účtovného dokladu. Uvádzanie správneho kódu pre DPH v rámci systému SAP je na užívateľovi. T.j. ak dôjde k zmene kódu, užívateľ musí upraviť reťazec v políčku Externý identifikátor ručne sám. Pri definovaní riadkov účtovného dokladu sa do vybraných riadkov uvedie platný kód DPH pre SAP, napr. kódy P7 a N0. To, či sa znak dane zapíše na stranu MD, alebo na stranu DAL určí nastavenie políčok Zápis externého identifikátora v exporte...
Radenie položiek v exporte účtovného dokladu je podľa zoradenia riadkov v definícii účtovného dokladu.
Pri spracovaní exportu systém kontroluje, koľko riadkov obsahuje vyexportovaný csv súbor. Ak je v súbore viac ako 999 položiek (spolu s hlavičkou viac ako 1000 riadkov), zobrazí sa o tom informácia. Užívatelia starších verzií SAPu vedia, že si musia spracovanie rozdeliť na menšie súbory, napr. že doklad spracujú cez filtre po strediskách. Užívatelia novších verzií SAPu majú možnosť importovať aj súbory s vyšším počtom záznamov.
Spracovaný csv súbor sa uloží do zoznamu exportov, do ktorého vstúpite cez tlačidlo Zobraziť exportované súbory alebo cez voľbu Dočasné súbory užívateľa.v