Nevyúčtované cesty
Ak ide všetko hladko, tak si cestujúci zamestnanec po návrate z pracovnej cesty vyplní vyúčtovanie, priloží všetky potrebné doklady a pošle tento dokument na schválenie nadriadenému, následne sa vyúčtovanie dostane k účtovníkovi a ten zariadi finančné vyrovnanie cestovných náhrad (to je len jeden zo scenárov).
Proces ale nie je vždy hladký a môže sa stať, že cestovný príkaz s vyplatenou zálohou ostane napriek povinnosti vykonať vyúčtovanie do 10 pracovných dní od konca cesty z rôznych dôvodov nevyúčtovaný aj niekoľko týždňov.
Prevencia
V rámci prevencie poskytuje Humanet nástroj Notifikácia pre zadávateľa a účastníka cesty o chýbajúcom vyúčtovaní, ktorý po uplynutí zvoleného počtu dní bude notifikovať cestujúceho/zadávateľa, aby vytvoril vyúčtovanie k príkazu. Tu je možnosť nastavenia jednorazového alebo opakovaného upozornenia. Viac informácií v príručke na tomto linku.
Notifikácia o možných zrážkach zo mzdy za nevyúčtovanú zálohu
V Humanet module Cestovné príkazy je možné využiť automatickú kontrolu, ktorá sa spustí každý mesiac v nastavenom termíne, napr. vždy prvého (pre tento príklad 1.8.). Táto hľadá schválené príkazy s vyplatenou zálohou kde dátum konca pracovnej cesty je v rozsahu druhého predchádzajúceho mesiaca, v našom prípade 1.6. - 31.6. a vyberie z nich tie, ktoré ešte nemajú vytvorené vyúčtovanie alebo vyúčtovanie je v stave „Rozpracované“.
Pri takto identifikovaných príkazoch nastaví hodnotu Na zrážku rovnú sume vyplatenej zálohy. Interný príznak Stav zrážky zmení na Oznámená. Informácia o nastavených hodnotách sa zapíše aj do histórie príkazu.
Zároveň na emailové adresy cestujúcich a zadávateľov odošle textové upozornenie (východiskové znenie viď nižšie). Výstup kontroly je v systéme k dispozícii pre užívateľa s prístupom do voľby Notifikácie pre udalosti. V prípade chýb alebo upozornení sú tieto zaslané na email administrátora.
Notifikáciu je možné aktivovať vo voľbe Cestovné príkazy / Notifikácie pre udalosti. Viac informácií tu.
Vypočítané sumy na zrážku je možné vidieť v stĺpci Na zrážku, ktorý môže admin modulu zobraziť v zoznamoch s príkazmi. Informácia o vypočítanej zrážke je doplnená aj do histórie konkrétneho cestovného príkazu.
Povolenie zrážok nevyúčtovaných záloh
Systém podporuje aj prenos z neuzavretých cestovných príkazov do miezd. Podmienkou je, že bola spustená vyššie opísaná notifikácia pre udalosť Notifikácia o možných zrážkach zo mzdy za nevyúčtovanú zálohu.
Pre aktiváciu funkcie je potrebné vo voľbe Základné nastavenia / Hodnoty systémových konštánt / skupina Cestovné príkazy – prepnúť konštantu s kódom CPWG_TRANS, názov "Povoliť prenos do miezd z neuzavretých vyúčtovaní" na hodnotu ÁNO.
Ak je nastavené "Áno", tak sa pri iniciovaní prenosu vo voľbe Cestovné príkazy / Prenos do miezd / Spustenie prenosu uskutoční prenos nielen z uzavretých príkazov, ale aj zo schválených príkazov so stavom vyúčtovania „Rozpracované" ALEBO "žiadne" A SÚČASNE "na zrážku <> 0" a súčasne "stav zrážky = oznámená".
Spustenie prenosu zrážok nevyúčtovaných záloh do miezd
Pri spustení prenosu nie je pre neuzavreté príkazy rozhodujúci dátum, ktorý je zadaný v poliach Od a Do. Tento dátum sa berie do úvahy len pri uzavretých príkazoch. Čo sa týka tých neuzavretých príkazov – pre prenos do miezd sa vezmú všetky, ktoré majú v danom momente vygenerovanú zrážku a prenesú sa do aktuálneho mzdového obdobia.
Po uskutočnení prenosu sa interný príznak „Stav zrážky“ zmení na "prenesená" aby sa predišlo duplicitnému prenosu.
Do histórie CP sa zapíše záznam o tom, že zrážka bola prenesená do miezd v tomto znení: "Zrážka vo výške XY bola prenesená do miezd za obdobie MM/RRRR"
Zároveň sa udejú tieto operácie:
- Schválený cestovný príkaz bez vyúčtovania sa prepne do stavu Uzavretý bez vyúčtovania.
- Rozpracované vyúčtovanie sa zmaže a príkaz sa tiež prepne do stavu Uzavretý bez vyúčtovania, príklad na obrázku nižšie.
Prenesené príkazy systém označí príznakom „Bez exportu“. No tieto príkazy sa k exportom tak či onak nedostanú, lebo príkazy so stavom Uzavretý bez vyúčtovania sa nenačítavajú v zozname Export vyúčtovaní.
Stĺpec Zrazené v mzde
V stĺpci Zrazené v mzde, ktorý je možné si zobraziť v zoznamoch, sa pre prenesené príkazy nastaví dátum mzdového obdobia, do ktorého sa zrážka preniesla do mzdy. Formát je MM/RRRR, napr. 06/2025. Hodnota sa do stĺpca plní pri behu prenosu cestovných príkazov do miezd.
