Zákazníci, ktorí využívajú Odhad nákladov, môžu využiť túto záložku pre ďalšiu automatizáciu. Program pre cestujúceho automaticky pridá sumu preddavku na základe vypočítaného odhadu cestovných náhrad (štandardne len stravné, s možnosťou pridania ďalších typov nákladov). Pre správne nastavenie funkcie je potrebných niekoľko krokov:
Nastavenie v číselníku Typy plánovaných výdavkov
V číselníku Cestovné príkazy / Číselníky / Typy plánovaných výdavkov stĺpec Použiť pre automatický preddavok – zobrazuje „áno“ pri typoch, z ktorých sa generuje automatický preddavok. Pri úprave typu výdavku je možné nastaviť prepínač áno/nie s popisom Použiť pre automatický preddavok. Východzia hodnota je Nie, ale pre typ výdavku Stravné je Áno. Ak budú mať všetky typy v číselníku pri tejto voľbe nastavenú hodnotu Nie, automatický preddavok sa nebude generovať.
Parametre pre zapnutie funkcie
Ďalším krokom je vo voľbe Cestovné príkazy / Nastavenie parametrov modulu / časť Formulár cestovného príkazu zapnúť voľbu Automatický preddavok - zahraničné cesty a prípadne aj Automatický preddavok - tuzemské cesty. Táto operácia bude možná len za predpokladu, že bude aktivovaná voľba Zobraziť predpokladané výdavky.
Pokiaľ nebude automatický preddavok zapnutý, program sa bude správať tak, ako doteraz (štandardné nastavenie).
Automatický preddavok vo formulári CP
Ak budú obe vyššie opisované nastavenia dokončené, používateľ sa vo formulári cestovného príkazu môže stretnúť s viacerými situáciami:
- Ak aktivuje v cestovnom príkaze Požiadavku na preddavok, systém sa pozrie do číselníka Typy plánovaných výdavkov, overí ktoré typy majú povolené nastavenie Použiť pre automatický preddavok. Pre tieto typy vyberie z tabuľky na záložke Odhad nákladov sumy, ktoré zráta a na záložke Preddavok pridá záznam v mene EUR so sumou, ktorú napočítal. Forma vyplatenia bude „na mzdový účet“.
- Vo formulári jestvujúceho cestovného príkazu s preddavkom, kedy užívateľ upravil plánované trasy alebo upravil odhad nákladov a mohlo dôjsť k zmene výšky vypočítaného odhadu stravného:
- Systém zadaný preddavok svojvoľne nepregeneruje.
- Používateľ môže kliknúť na tlačidlo Aktualizuj na záložke Preddavok, čo spôsobí, že sa zadaná výška preddavku nahradí aktuálnou sumou načítanou z odhadu nákladov. To neplatí v prípade, že je zadaný preddavok v cudzej mene. Tiež sa neprepíše preddavok, ktorý si používateľ pridal ručne.
- Pri odosielaní príkazu na schválenie systém porovná sumu požadovanej zálohy (na záložke Záloha) so sumou vypočítanou v odhade nákladov (len polia, z ktorých sa generuje záloha). V prípade, že sa sumy nerovnajú aplikácia používateľa na konflikt upozorní dialógom. V ňom sú dve tlačidlá: Aktualizovať a pokračovať – suma zálohy sa aktualizuje a pokračuje proces odoslania príkazu na schválenie, Pokračovať – pokračuje odosielanie cestovného príkazu so zálohou, ktorú si používateľ nastavil ručne.