Pre súbor zo vzorového príkladu sa nastavia údaje na záložke Stĺpce účt. dokladu nasledovne:
Formulár pre zadanie definície stĺpca obsahuje políčka:
Poradie – do políčka sa zadá poradové číslo stĺpca.
Názov – názvy stĺpcov je potrebné vyplniť, len ak sa v súbore požaduje uvádzať hlavičku. Inak možno do políčka Názov uviesť čokoľvek. Políčko je povinné na vyplnenie.
Nadpis – políčko nie je povinné na vyplnenie, pre potreby univerzálneho spracovateľa účtovného dokladu políčko nie je potrebné vyplniť.
Poznámka – políčko nie je povinné na vyplnenie, pre potreby univerzálneho spracovateľa účtovného dokladu políčko nie je potrebné vyplniť.
Hodnota riadku - pre definovanie stĺpcov účtovného dokladu sú k dispozícii nasledovné typy hodnoty riadku v stĺpci:
Názov riadku – do stĺpca sa zapíše text z políčka Názov v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu.
Poznámka riadku – do stĺpca sa zapíše text z políčka Poznámka v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu.
Vyplňovací znak - slúži pre zarovnanie do pevnej šírky stĺpca
Hlavička v úvodzovkách alebo Hodnota v úvodzovkách - umožňuje zadefinovať pre hlavičku alebo hodnoty stĺpca účtovného dokladu, že sa majú zapisovať v úvodzovkách – checkbox
Príklad zápisu:
Hlavička do úvodzoviek, hodnota zarovnaná nulami do pevnej šírky 30 znakov a zároveň uvedená aj s úvodzovkami.
Hlavička: "Stredisko"
Telo: "000000000000000000001234567891"
Príklad zápisu v účtovnom doklade:
"Obdobie";"NS";"Ucet_MD";"Ucet_DAL";"Ciastka";"Nazov_polozky"
"31.01.2024";"090120102";"5211110100611000";"3311010000611000";1669,20;"Náklady - taritný plat_0"
Externé ID – do stĺpca sa zapíše text z políčka Externý identifikátor v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu. Pri nastavení spôsobu zápisu strany MD, DAL do dvoch riadkov je možné pomocou nastavenia políčok MD, DAL v časti Zápis externého identifikátora v definícii riadku účtovného dokladu určiť stranu, na riadok ktorej sa bude externý identifikátor zapisovať.
Zároveň je potrebné označením políčka MD, DAL nastaviť, v ktorom stĺpci sa bude uplatňovať ktoré nastavenie z definície riadku.
Príklad: v definícii jedného riadku (na obrázku nižšie riadok Hrubá mzda) je pre Zápis externého identifikátora označené políčko MD, v definícii druhého riadku (na obrázku nižšie riadok SP zamestnávateľ) je pre Zápis externého identifikátora označené políčko DAL. Hodnota riadku Externé ID je zadaná len v jednom stĺpci, pričom sú označené obe políčka MD aj DAL. Pri spracovaní sa tak externý identifikátor bude zapisovať pre prvý riadok definície účtovného dokladu na riadky strany MD, a pre druhý riadok definície účtovného dokladu na riadky strany DAL.
Ak by export do účtovníctva mal obsahovať samostatné stĺpce pre externý identifikátor za stranu MD a za stranu DAL, definícia by obsahovala dva stĺpce s hodnotou riadku Externé ID, prvý s označeným políčkom MD a druhý s označeným políčkom DAL.
SÚ pre MD riadku, AÚ pre MD riadku, SÚ pre DAL riadku, AÚ pre DAL riadku – do stĺpca sa zapíšu údaje z políčok SÚ pre MD, AÚ pre MD, SÚ pre DAL, AÚ pre DAL v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu, pričom do stĺpca sa zapíše len údaj z príslušného políčka, napr. do stĺpca s nastaveným typom hodnoty SÚ pre MD riadku sa do stĺpca zapíše údaj z políčka SÚ pre MD.
SÚ pre MD a DAL riadku, AÚ pre MD a DAL riadku – do stĺpca sa zapíšu údaje z políčok SÚ pre MD, AÚ pre MD, SÚ pre DAL, AÚ pre DAL v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu. Tento typ hodnoty sa vyberie v prípade, že je vybraný zápis zaúčtovania strany MD, DAL do dvoch riadkov a účet za stranu MD aj za stranu DAL sa má zapisovať do jedného spoločného stĺpca. Tento typ hodnoty stĺpca bol použitý aj vo vzorovom príklade.
Triedenie – do stĺpca sa zapíše triediace kritérium nastavené na záložke Triedenie v definícii riadku na záložke Riadky účt. dokladu. Aby mal užívateľ možnosť nastaviť pred spracovaním dokladu, ktoré triediace kritérium sa má zapísať do ktorého stĺpca, pri definovaní stĺpca zadá položku Rozúčt. hľadisko s poradím.
Tieto položky predstavujú rovnomenné výberové políčka v časti Prevodový mostík pre číselníky účtovníctva.
Vo vzorovom príklade je v definícii riadku zadané triediace kritérium Nákladový útvar – kód. V štruktúre exportného súboru sa kód útvaru má uvádzať v druhom stĺpci. Pri definovaní druhého stĺpca sa vyberie hodnota riadku Triedenie, a rozúčtovacie hľadisko Rozúčt. hľadisko 1. Pred spracovaním sa do políčka Rozúčt. hľadisko 1 nastaví parameter rozúčtovania Nákladový útvar – kód.
V prípade, že sa niektoré riadky účtovného dokladu nemajú rozúčtovať na rozúčtovacie hľadiská, t. j. v definícii riadku nie je zadané triedenie, môže byť požiadavka, aby stĺpec zostal nevyplnený. Vtedy políčko Zápis textu miesto prázdnej hodnoty zostane prázdne.
Ak sa požaduje, aby sa do stĺpca miesto prázdnej hodnoty zapísal reťazec, tento sa zadá do políčka Zápis textu miesto prázdnej hodnoty.
Štruktúra účtovného dokladu môže požadovať, aby sa jedna strana riadku rozúčtovala na triediace kritériá a druhá strana nie. Na obrázku je príklad zápisu účtovných predpisov z definície riadku Hrubá mzda, kde strana MD sa má rozúčtovať, a na túto stranu sa má zapísať aj rozúčtovacie hľadisko, viď. stĺpce Čiastka MD, Útvar MD, a strana DAL sa nemá rozúčtovať a teda sa ani nemá zapísať rozúčtovacie hľadisko.
V definícii riadku účtovného dokladu sa označením políčok MD, DAL v riadku Označenie strany, ktorá sa má rozúčtovať určí, za ktorú stranu sa má riadok „rozbiť“ na triediace kritériá, a označením políčok MD, DAL za ktorú stranu sa má vykonať zápis triediaceho kritéria. T. j. označením políčok MD, DAL v definícii riadku sa určuje, čo sa má urobiť. V príklade vyššie má riadok Hrubá mzda zadaný účet aj pre stranu MD, aj pre stranu DAL (syntetickú časť spolu s analytickou), t. j. zapisovať sa budú aj riadky strany MD, aj riadok strany DAL. Rozúčtovanie a zápis rozúčtovacieho hľadiska je označené len pre stranu MD, t. j. len strana MD sa rozbije na triediace kritérium, pričom len pre túto stranu sa triediace kritérium zapíše do príslušného stĺpca.
V definícii stĺpca účtovného dokladu sa označením políčka MD, resp. DAL vo vybraných typoch hodnoty riadku určuje, čo sa má do riadku stĺpca zapísať. V príklade vyššie sa do stĺpcov s označeným políčkom MD zapíšu údaje z rozúčtovaných riadkov,
a do stĺpcov s označeným políčkom DAL sa zapíšu údaje z nerozúčtovaného riadku.
UPOZORNENIE: pri nastavení spôsobu zápisu riadkov Zápis MD, DAL do 1 riadku nie je potrebné v definícii stĺpcov označovať políčka MD, DAL.
Hodnota riadku (suma) – do stĺpca sa zapíše zaúčtovaná suma. Do políčka Oddeľovač des. miest sa oddeľovač vyberie len v prípade, že sa pre konkrétny stĺpec má použiť iný oddeľovač desatinných miest, než aký je nastavený v políčku Oddeľovač desatinných miest na záložke Výstup.
Súčet hodnôt v stĺpcoch riadku – hodnota riadku sa používa len pre spracovateľa Spracovanie účtovného dokladu do XLSX.
Pevný text – hodnota riadku Pevný text sa použije v prípade, že sa buď má vytvoriť prázdny stĺpec – vtedy zostane políčko Text prázdne, alebo sa do stĺpca má vždy zapísať rovnaký reťazec, napr. text NN alebo hodnota 0.
Voliteľný text – hodnota riadku Voliteľný text sa použije v prípade, že sa do stĺpca má zapisovať text zadaný užívateľom pred spracovaním exportu.
Formulár pre spracovanie exportu má k dispozícii tri políčka na zadanie voliteľného textu, t. j. užívateľ má možnosť zadať do exportného súboru voliteľný text až do troch stĺpcov.
Príklad definície dvoch stĺpcov s voliteľným textom:
Zadanie voliteľného textu 1 a 2 do formulára spracovateľa a jeho zápis do exportného súboru (spracovanie za 05/2024):
Obdobie spracovania miezd – do stĺpca sa zapíše dátum posledného kalendárneho dňa mesiaca, za ktorý sa spracoval účtovný doklad. Políčko Formát dátumu je povinné na vyplnenie. Pri zadaní formátu sa použijú dátumové masky %D, %M, DD, MM, RR, RRRR a rôzne oddeľovače – bodka, lomka, podčiarnik, medzera a i...
UPOZORNENIE: aktuálne je možné do políčka Formát dátumu zadať aj nulový čas spracovania.
Dátum – do stĺpca sa zapíše dátum zadaný do políčka Dátum 1, Dátum 2, resp. Dátum 3 vo formulári pre spracovanie exportu. Užívateľ má možnosť zapisovať do exportného súboru až tri rôzne dátumy do troch stĺpcov. Vtedy postupne vyberie do jednotlivých stĺpcov položky Dátum 1, Dátum 2, Dátum 3 a pred spracovaním zadá do formulára pre spracovanie do jednotlivých políčok požadované dátumy – napr. dátum spracovania, dátum zaúčtovania, dátum splatnosti. Políčko Formát dátumu sa vypĺňa spôsobom popísaným vyššie.
Označenie strany – hodnota riadku Označenie strany sa použije v prípade, že sa v stĺpci požaduje identifikátor strany MD, DAL. Najčastejšie sa tak deje v prípadoch štruktúry, kedy sa číslo účtu aj suma zapisujú do rovnakého stĺpca, a tak jediným údajom rozlišujúcim riadok strany MD a DAL je údaj Označenie strany. Najčastejšie sa v praxi používa pre Označenie strany MD reťazec 40, a pre Označenie strany DAL reťazec 50, ktoré sa vpíšu do príslušných políčok.
Ak niektorý riadok požaduje označiť strany MD, DAL výnimkou zo všeobecného pravidla zadaného v definícii stĺpca, táto výnimka sa zadá do políčok Označenie strany MD, Označenie strany DAL v konkrétnom riadku.
Poradové číslo – do stĺpca sa zapíše poradové číslo riadku účtovného dokladu.
UPOZORNENIE: ak sa požaduje mať na konci riadku ešte jeden oddeľovač, tak sa pre to musí pridať posledný stĺpec s typom pevný text.
