Funkcionalita elektronického dokladovania neprítomnosti zamestnanca na pracovisku je sprístupnená len zákazníkom na základe zmluvnej dohody. V prípade záujmu o túto funkcionalitu kontaktuje prosím naše obchodné oddelenie (obchod@hour.sk). Funkcionalita umožňuje zamestnancom vkladať doklady preukazujúce neprítomnosť zamestnanca na pracovisku priamo do záznamu konkrétnej žiadanky. Elektronické dokladovanie je možné pre každý druh neprítomnosti zapnúť samostatne. V definícii druhu neprítomnosti pribudli parametre Povinnosť dokladovať neprítomnosť v žiadanke a Povoliť doklady len v schválenej žiadanke.
V prípade, že je zapnutý parameter Povinnosť dokladovať neprítomnosť v žiadanke, v definícii žiadanky sa zobrazí nová záložka Doklady. Ak je súčasne zapnutý aj parameter Povoliť doklady len v schválenej žiadanke, záložka Doklady sa zobrazí, až po schválení žiadanky o neprítomnosť.
Záložka Doklady obsahuje:
Aktuálny stav – v údaji sa zobrazuje, aký je aktuálny stav dokladovania neprítomnosti:
- bez dokladov – stav, keď zoznam dokladov neobsahuje žiadny doklad (nebol spustený schvaľovací proces k dokladom),
- príprava - stav, keď zoznam dokladov obsahuje aspoň 1 priložený doklad a ešte nebol spustený proces ich akceptácie (schválenia),
- čaká na akceptáciu - stav, keď bol zoznam dokladov odoslaný a čaká na akceptáciu (schválenie),
- akceptované - stav, keď boli priložené doklady akceptované (schválené) príslušným schvaľovateľom,
- neakceptované - stav, keď boli „zaslané“ doklady zamietnuté (neakceptované),
- vrátené na korekciu - stav, keď boli doklady vrátené na korekciu,
- zrušené – stav, keď došlo ku zrušeniu/zamietnutiu žiadanky po odoslaní dokladov na schválenie.
Poznámka: Aktuálny stav dokladov sa zároveň zobrazuje v samostatnom stĺpci v rámci zoznamu žiadaniek (Moje žiadanky, Žiadanky, Všetky žiadanky). Pomocou fulltextové filtra nad zoznamom žiadaniek si tak môže užívateľ filtrovať v zozname žiadanky aj podľa stavu dokladovania danej neprítomnosti.
Poznámka a Tlačidlá pre príslušné akcie v rámci schvaľovacieho procesu k dokladom (odoslať na akceptáciu, akceptovať, vrátiť na korekciu, neakceptovať) – užívateľ má dostupné voľné textové pole pre zadanie poznámky k akcii a tlačidlá tých akcií, na ktoré má v danom stave dokladov oprávnenie (analogicky ako je tomu v rámci procesu schvaľovania žiadanky). Textové políčko Poznámka sa zobrazuje len v prípade, že je v aktuálnom stave dokladov dostupná ešte nejaká akcia.
Doklady k neprítomnosti v žiadanke – zoznam záznamov dokladov, pričom každý záznam dokladu obsahuje údaj Súbor pre vloženie súboru a voľné textové pole Poznámka pre zadanie prípadnej poznámky užívateľa k danému súboru/dokladu (max 2048 znakov). Priložený súbor si užívateľ môže stiahnuť/zobraziť buď priamo v zázname dokladu, alebo v rámci zoznamu dokladov, kliknutím na tlačidlo Zobraziť v riadku s daným dokladom.
Historický vývoj zmeny stavov – zoznam vykonaných akcií a grafické znázornenie.