Vo voľbe Registračný list FO je možné spracovať registračný list fyzickej osoby do Sociálnej poisťovne v listinnej podobe do pdf formátu, a v elektronickej podobe vo formáte xml v štruktúre hromadného RLFO.
Spracovanie RLFO
Spracovanie RLFO možno zhrnúť do 4 krokov:
1. Do políčok Záznamy za obdobie OD, DO sa zadá obdobie, za ktoré sa majú načítať záznamy do RLFO. Kliknutím na tlačidlo Vyhľadať záznam sa záznamy na spracovanie zobrazia v tabuľke Zoznam záznamov.
2. Do tabuľky Zoznam záznamov sa ručne pridajú záznamy, ktoré systém nevytvorí automatickým načítaním.
3. Hromadný RLFO sa spracuje do listinnej alebo elektronickej podoby.
4. Vyexportovaný súbor sa uloží na disk. Vyexportované súbory sa zobrazia kliknutím na tlačidlo Zobraziť exportované súbory, alebo na voľbu Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Súbory užívateľa.
Prvky formulára Spracovanie registračného listu
Oddiel 1 obsahuje údaje fyzickej osoby ako sú dátum narodenia, telefónne číslo a e-mailová adresa zamestnanca. V oddiele sa uvádza údaj cudzinec bez pobytu v Slovenskej republike. Tento údaj sa eviduje na záložke Osobné/ Poistenia/ Platby poistného v evidencii Osoba.
Podľa usmernenia Sociálnej poisťovne sa oddiel 2 u osoby, ktorá nie je cudzincom bez pobytu v Slovenskej republike, nevypĺňa vôbec. Celý oddiel 2 sa vyplní len u osôb, ktoré majú na záložke Osobné/ Poistenia/ Platby poistného označené políčko Cudzinec bez pobytu v Slovenskej republike. Podľa poučenia k RLFO by malo ísť o osobu, ktorá je cudzincom, a ktorá nemá na území Slovenskej republiky povolený pobyt a nebolo jej na území Slovenskej republiky pridelené RČ.
V oddiele 3 sa uvádza korešpondenčná adresa v prípade, že je iná ako adresa trvalého pobytu na území Slovenskej republiky, alebo iná ako adresa pobytu uvedená v oddiele 2. Do oddielu 3 sa zapíše adresa typu kontaktná adresa alebo typu prechodné bydlisko. Ak je adries tohto typu viac, zapíše sa tá, ktorá má nižšie ID (bola zadaná skôr).
Oddiel 4 v zázname zamestnanca obsahuje údaj IČPV. V prihláške je údaj needitovateľný, v ostatných typoch RLFO je editovateľný.
Oddiel 4 v hlavičke formulára Spracovanie registračného listu obsahuje políčka IČO, DIČ, RČ zamestnávateľa FO, Variabilný symbol a Názov zamestnávateľa. Údaje do týchto políčok sa čerpajú zo záložky Základné údaje spracovateľskej organizácie (organizácia typu Humanet). Ak na záložke Základné údaje nie je vyplnené políčko IČO, systém načíta údaje z políčka DIČ. Údaj do políčka RČ zamestnávateľa FO (znak „lomka“ sa neuvádza) sa čerpá zo záložky Fyzická osoba spracovateľskej organizácie v prípade, že je označené políčko Fyzická osoba.
Pri uvádzaní IČO a DIČ aj naďalej platí, že sa uvádza IČO, a ak zamestnávateľ nemá pridelené (vyplnené) IČO, tak sa uvedie DIČ. Podľa poučenia v xsd schéme sa uvádza len jeden z týchto identifikátorov.
Oddiel 5 obsahuje políčka Zamestnanec, ktorý je štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50% účasť na majetku zamestnávateľa, Zamestnanec zamestnávateľa podľa § 7 ods. 2, Príslušník obecnej polície v pracovnom pomere a Typ zamestnaneckého pomeru (s položkami 1 štátnozamestnanecký pomer, 2 pracovný pomer, 3 v právnom vzťahu a na základe zmluvy o profesionálnom vykonávaní športu, 4 iný právny vzťah).
Podmienky, za ktorých systém vyplní typ zamestnaneckého pomeru, kód ktorého sa zapíše do tagu ZecPomer:
kód 1 štátnozamestnanecký pomer – typ roly 040 Štátnozamestnanecký pomer;
kód 2 pracovný pomer – typ roly 020 Pracovný pomer a obdobný pomer, špecifikácia roly 100 pracovný pomer, typ sociálneho poistenia 010 pravidelný príjem – platí poistné;
kód 3 v právnom vzťahu a na základe zmluvy o profesionálnom vykonávaní športu – typ roly 020 Pracovný pomer a obdobný pomer, špecifikácia roly 100 pracovný pomer, zákon pre odmeňovanie Zákon o športe. Kód sa v RLFO uvádzať až od 1.1.2022;
kód 4 iný právny vzťah – typ roly 020 Pracovný pomer a obdobný pomer, typ sociálneho poistenia pravidelný príjem – platí poistné, špecifikácia roly:
202 funkčný požitok
203 spoločník
204 štatutár
205 verejno prospešné práce
206 zastupiteľstvo (bez ÚP)
207 pestúnstvo
301 príkazná zmluva
302 zmluva o dielo
701 predseda VÚC
702 poslanec
711 starosta obce
Kód 4 sa v RLFO uvádza od 16.11.2021, kedy sa zaviedla verzia 2022 XSD schémy RLFO.
V prihláškach a zmenách ostatných špecifikácií ako sú dohody a pracovnoprávne vzťahy uzatvorené na nepravidelný príjem sa tag zecPomer neuvádza.
Oddiel 6 obsahuje bankové spojenie fyzickej osoby, konkrétne políčka IBAN, SWIFT kód (BIC) a BBAN.
V oddiele 7 sú políčka na zadanie dátumov obdobia poistenia. Podľa poučenia sa dátum začiatku a skončenia čerpania MD (materskej dovolenky), alebo RD (rodičovskej dovolenky) zamestnancom vypĺňa len v prípade, ak táto skutočnosť nastala do 31. decembra 2020. V opačnom prípade sa údaj nevypĺňa, t.j. RLFO zmena sa nebude podávať za materskú a rodičovskú dovolenku, ktorá začala 1.1.2021 a neskôr, a za materskú a rodičovskú dovolenku, ktorá síce začala pred 1.1.2021, ale skončila po 1.1.2021.
Údaj Pracovný pomer o pracovnom pomere na dobu neurčitú, resp. na dobu určitú, ktorý bol v minulosti povinným údajom v RLFO odhláška, a údaj Výkon práce v štáte, ktorý bol v minulosti povinným údajom v RLFO prihláška boli verziou RLFO platnou od 28.12.2020 zrušené.
Oddiel 9 v zázname zamestnanca obsahuje údaj Dátum vzniku zmeny.
Oddiel 9 v hlavičke formulára Spracovanie registračného listu obsahuje políčka Dátum vyplnenia formulára, Formulár vyplnil, Telefón a Email.
Údaj do políčka Formulár vyplnil sa čerpá z políčka Názov z kontaktu typu Personalista, ktorý je označený ako Hlavný kontakt. Ak tento typ kontaktu nie je označený ako hlavný alebo nie je vôbec zadaný, tak sa údaj čerpá z kontaktu typu Mzdár, ktorý je označený ako Hlavný kontakt. Z rovnakého kontaktu sa zapíše do políčka Telefón spojenie typu v poradí podľa priority telefón, mobilný telefón, a do políčka Email spojenie typu Email, všetky spojenia označené ako Hlavné spojenie. Ak ani kontakt typu Mzdár nie je označený ako hlavný, údaje sa do políčok nevyplnia. Do políčka Dátum vyplnenia formulára sa načíta aktuálny systémový dátum.
Údaje možno dočasne zmeniť ich prepísaním pred spracovaním RLFO.
Časť formulára určená pre načítanie záznamov Záznamy za obdobie má dve políčka OD, Do na určenie obdobia, za ktoré má systém v evidencii Osoba a Rola vyhľadať zmeny pre spracovanie RLFO (prihlášky, odhlášky, zmeny, prerušenia) a tlačidlo Vyhľadať zmeny.
Po vstupe do voľby Registračný list systém automaticky nastaví obdobie pre spracovanie RLFO od nasledujúceho dňa do konca príslušného mesiaca. Napr. aktuálny dátum je 18.10.2021, systém nastaví obdobie od 19.10.2021 do 31.10.2021. Obdobie pre automatické načítanie záznamov možno meniť podľa potreby.
Tabuľka Zoznam záznamov slúži na vytvorenie zoznamu záznamov pre spracovanie hromadného RLFO. Do tabuľky sa záznamy buď načítajú automaticky, alebo ručným pridaním.
Tlačidlá Tlač formulára, Export do súboru– tlačidlá slúžia na spustenie funkcie spracovania RLFO do listinnej alebo elektronickej podoby.
Tlačidlo Zobraziť exportované súbory – slúži na vstup do úložiska vyexportovaných súborov.
Automatické vytvorenie záznamu
Do políčok Záznamy za obdobie OD, DO sa zadá obdobie, a klikne sa na tlačidlo Vyhľadať záznamy. Systém na základe údajov v evidencii Osoba a Rola automaticky vytvorí záznamy do tabuľky Zoznam záznamov spadajúce do zadaného obdobia:
- prihláška sa vytvorí na základe typu poistenej fyzickej osoby (ďalej len FO) a dátumu vzniku poistenia, údaje sa čerpajú z typu roly, resp. zo špecifikácie roly, a z obdobia poistenia na záložke Rola/ Poistenia/ Sociálne poistenie.
- odhláška sa vytvorí na základe typu poistenej FO a dátumu zániku poistenia, údaje sa čerpajú z typu roly, resp. zo špecifikácie roly, a z obdobia poistenia na záložke Rola/ Poistenia/ Sociálne poistenie.
- zmena sa vytvorí na základe údajov o začiatku/konci mimoevidenčného stavu typu materská dovolenka a rodičovský príspevok evidované na záložke Osobné/ Ostatné/ ME stav.
UPOZORNENIE: Pre ostatné nahlasované zmeny systém záznam pre spracovanie RLFO nevytvára automaticky a je potrebné ho vytvoriť ručne.
- prerušenie sa vytvorí na základe údajov niektorých mimoevidenčných stavov, typov nemocí a kalendárnych zmien zadaných na záložke Rola/ Identifikácia/ Dochádzka.
1 – čerpanie pracovného voľna bez náhrady mzdy alebo služobného voľna bez nároku na plat alebo služobný príjem – mimoevidenčný stav neplatené voľno evidovaný na záložke Osobné/ Ostatné/ ME stav, kalendárna zmena zadaná na záložke Rola/ Identifikácia/ Dochádzka: Voľno neplatené, Lekár zamestnanec - nepl., Lekár rodinný príslušník - nepl., Lekár dieťa - ZPS - nepl., Prekážky - dôl. osob. bez náhrady.
2 – dlhodobé uvoľnenie z pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru alebo zo služobného pomeru na výkon verejnej funkcie alebo na výkon odborovej funkcie podľa osobitných predpisov - mimoevidenčné stavy evidované na záložke Osobné/ Ostatné/ ME stav: všeob. záujem, odbory, dlhodobé uvoľnenie na výkon funkcie, kalendárna zmena zadaná na záložke Rola/ Identifikácia/ Dochádzka: Voľno neplatené-Zák. práce, Dlhodobé uvoľnenie na výkon funkcie.
3 - neospravedlnená neprítomnosť v práci – kalendárna zmena Neospravedlnené absencie zadaná na záložke Rola/ Identifikácia/ Dochádzka.
4 – prerušenie od 15. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) prvom bode zákona v znení neskorších prepisov alebo prerušenie od 15. dňa potreby osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa uvedené v § 39 ods. 1 písm. b) Zákona o sociálnom poistení do skončenia potreby tohto ošetrovania alebo tejto starostlivosti – nemoc typu Ošetrovné evidovaná na záložke Osobné/ Nemoci.
5 – výkon väzby alebo výkon trestu odňatia slobody - mimoevidenčné stavy evidované na záložke Osobné/ Ostatné/ ME stav: väzba, výkon trestu.
6 – čerpanie rodičovskej dovolenky - mimoevidenčný stav rodičovská dovolenka evidovaný na záložke Osobné/ Ostatné/ ME stav.
8 – trvanie dočasnej pracovnej neschopnosti odo dňa nasledujúceho po uplynutí 52 týždňov – všetky typy nemoci okrem typu Ošetrovné evidované na záložke Osobné/ Nemoci, na základe dátumu v políčku Nemoc po 52. týždni.
9 - neospravedlnená neprítomnosť v práci z dôvodu jeho účasti na štrajku – kalendárna zmena Neospravedlnené absencie – nezákonný štrajk zadaná na záložke Rola/ Identifikácia/ Dochádzka.
12 - prerušenie od 91. dňa osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) druhom bode zákona v znení neskorších predpisov do skončenia tohto ošetrovania – nemoc typu Ošetrovné dlhodobé evidovaná na záložke Osobné/ Nemoci.
13 - prerušenie odo dňa nasledujúceho po uplynutí predĺženého podporného obdobia na čerpanie nemocenského, v prípadoch kedy podporné obdobie uplynulo počas trvania krízovej situácie, resp. v lehote šiestich mesiacov od jej skončenia podľa § 293fec Zákona o sociálnom poistení – všetky typy nemocí na záložke Osobné/ Nemoci, u ktorých je možné označiť políčko Prerušenie SP po predĺžení (§ 293 fed), na základe dátumu v políčku Nemoc po 52. týždni, ak je označené políčko Prerušenie SP po predĺžení (§ 293fed).
Ručné vytvorenie záznamu
Ručne možno vytvoriť všetky typy RLFO. Aby bolo možné záznam pre spracovanie RLFO pridať ručne, musia byť pre daného zamestnanca v systéme vytvorené evidencie Osoba a Rola, a tie musia obsahovať minimálne tie údaje, ktoré sa uvádzajú do daného typu RLFO.
Po kliknutí na tlačidlo Pridať sa zobrazí zoznam rolí. Pridávané roly sa označia a tlačidlom OK sa vyberú do RLFO.
Vo formulári Typ registračného listu sa vyberie typ RLFO.
Tieto sa pridajú do Zoznamu záznamov, a užívateľ následne vstupom cez pero doplní ďalšie potrebné údaje podľa typu RLFO vo formulári Registračný list. Takto upravený záznam sa kliknutím na Zapísať uloží do Zoznamu záznamov. Následne možno spustiť spracovanie RLFO.
Formulár Registračný list je rozdelený do častí, ktoré obsahovo zodpovedajú oddielom listinnej podoby RLFO. Do políčka Typ zamestnanca sa načíta kód zamestnanca, ktorý sa môže v prípade potreby zmeniť.
Systém podľa typu RLFO vyplní políčka s údajmi, ktoré sú podľa poučenia k RLFO povinné, pričom tieto políčka zostávajú editovateľné.
Políčka, ktoré sa pre daný typ RLFO nemajú vypĺňať sú nevyplnené a needitovateľné.
Legislatíva: Z poučenia k RLFO - Pri prihlásení FO (fyzickej osoby) do registra vyplňte všetky príslušné oddiely, podľa rozdelenia FO do kategórie zamestnanec, SZČO, DPO alebo FO, za ktorú platí štát. Pri odhlásení zamestnanca je potrebné v oddieli 9 vyplniť aj dátum vzniku poistenia. Pri odhlásení dohodára je potrebné v oddieli 9 vyplniť aj dátum vzniku právneho vzťahu. Zmena v spôsobe odmeňovania zamestnanca z pravidelného príjmu na nepravidelný a naopak, spôsobuje zánik a následný vznik povinného poistenia zamestnanca, t. j. zamestnávateľ odhlasuje a následne prihlasuje zamestnanca. Nahlásenie zmeny má za následok nahradenie pôvodných údajov v registri novými. Zrušenie prihlásenia sa využíva v prípade nevzniknutia povinného poistenia zamestnanca, z dôvodu, že právny vzťah nevznikol, resp. od 01.01.2013 aj v prípade, ak poistný vzťah podľa § 20 zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení (ďalej len „zákon“) v znení neskorších predpisov nevznikol.
Výberový zoznam Vybrať záznam je určený na krokovanie medzi záznamami v tabuľke. Políčko Aktuálny záznam vás informuje o tom, údaje ktorého záznamu sú práve zobrazené.
UPOZORNENIE: Ak sa pri krokovaní údaje v políčku Aktuálny záznam neaktualizujú znamená to, že niektorý údaj práve zobrazovaného záznamu nie je zadaný správne. Prezrite si políčka formulára, či niektorý nie je podfarbený červenou farbou s výkričníkom v červenom poli, a údaje doplňte.
Pre typ RLFO prihláška je povinné vyplnenie políčka Výkon práce v štáte (tag statVykPrace). Tento údaj sa čerpá z políčka Miesto výkonu práce na záložke Rola/ Identifikácia/ Základné údaje.
Pre typ RLFO odhláška – pravidelný príjem je povinné vyplnenie políčka Pracovný pomer (tag pracPomer). Tento údaj sa čerpá z políčka Doba trvania zo záložky Rola/ Identifikácia/ Základné údaje. Tento údaj sa neuvádza pri odhláške pracovného pomeru – nepravidelný príjem a pri dohode.
Tlačidlo Zapísať – kliknutím na tlačidlo sa údaje zadané do políčok uložia dočasne do funkcie na spracovanie RLFO. Táto funkcia kontroluje kompletnosť vyplnených políčok a na údaje zadané nesprávne upozorní podfarbením políčka na červeno.
UPOZORNENIE: Potom, ako opustíte formulár Spracovanie registračného listu, všetky údaje o organizácii alebo o zamestnancovi, ktoré ste pridali do formulára ručne, alebo ste ich načítali do tabuľky Zoznam záznamov, sa z formulára odstránia.
Tlačidlo Tlač formulára – tlačidlo slúži na spracovanie RLFO len do listinnej podoby vo formáte pdf.
UPOZORNENIE: RLFO v elektronickej podobe sa spracujú podľa xml schémy RLZEC, teda ako hromadný RLFO.
Ručne budete do tabuľky Záznamy pre spracovanie RLFO pridávať záznamy v prípade nahlasovania:
- zmeny, pričom sa vyplnia oddiely údaje, v ktorých nastala zmena. Aj pri ručnom vytvorení záznamu RLFO typu zmena systém do oddielu 1 a 4 čerpá platné údaje z evidencie Osoba a Rola.
- zrušenie prihlášky – systém automaticky do políčok Dátumu zrušenia prihlásenia a Dátum vzniku poistenia zapíše dátum vzniku roly, ktorá je pridaná do RLFO.
- delimitácia / odhláška, prihláška - pri prechode práv a povinností z pracovnoprávnych vzťahov na iného zamestnávateľa – delimitácii zamestnancov, môžete pomocou ručného vytvorenia záznamu vytvoriť hromadne odhlášky/prihlášky za všetkých delimitovaných zamestnancov. Pri pridávaní záznamov vo formulári Typ registračného listu okrem výberu Prihláška/Odhláška označte aj políčko Delimitácia a vpíšte dátum delimitácie.
Dátum z políčka Dátum delimitácie bude použitý pri výbere typu RLFO prihláška ako dátum vzniku poistenia a pri výbere typu RLFO odhláška ako dátum zániku poistenia. Ostatné údaje vo vytvorených záznamoch RLFO budú vyplnené podľa platných údajov z evidencie zamestnanca a zamestnávateľa.
LEGISLATÍVNY PORADCA na stránke www.humanet.sk
Návod: Prehľad záznamov do RLFO
Návod: Zoznam kódov typov zamestnancov na sociálne poistenie