Špecifikácia pracovného miesta obsahuje tieto základné parametre:
Ident – jedinečný systémový identifikátor pridelený danej špecifikácii pracovného miesta systémom (v prípade pridávania novej špecifikácie sa systémové ID pridelí špecifikácii až v momente jej zápisu do databázy). Údaj nie je možné žiadnym spôsobom editovať užívateľom
Údaje povinné na vyplnenie:
- Kód – je jedinečný identifikátor špecifikácie pracovného miesta. Máte možnosť ho zadať ručne pri vytváraní novej špecifikácie pracovnéhgo miesta, alebo nastaviť automatické generovanie kódu špecifikácie pracovného miesta..
Pri ručnom zadávaní platí:
Kód musí byť jedinečný vzhľadom na aktuálny kód všetkých evidovaných špecifikácií v databáze (aktívnych aj neaktívnych). Systém neumožní zapísať kód, ktorý sa aktuálne v zozname už vyskytuje, o čom užívateľa informuje hláškou. Ak potrebujete použiť kód, ktorý má zadaná iná špecifikácia (aj keď neaktívna), je nutné najskôr zmeniť jej kód a až následne kód použiť v danej špecifikácii. Systém kontroluje len aktuálny stav špecifikácií – ich kódy. Ak sa zadávaný kód aktuálne v zozname nevyskytuje, ale vyskytuje sa v niektorom z budúcich záznamov nejakej špecifikácie, umožní kód napriek tomu zapísať.
V prípade potreby je možné v databáze zapnúť automatické generovanie kódu špecifikácie pracovného miesta nastavením konštanty AUTOJOBSPE Automaticky generovať kód špecifikácia prac. miesta. Vtedy sa pri pridávaní novej špecifikácie do kódu zapíše zreťazenie znaku H a identifikačného čísla danej špecifikácia (Ident), napr. H6. Pri tomto nastavení databázy nie je kód špecifikácie vo formulári editovateľný užívateľom.
Automatické generovanie kódu útvaru:
Funkcia automatického generovania kódu špecifikácie pracovného miesta, ktorá sa v databáze zapína systémovou konštantou AUTOJOBSPE, Generovať kód špecifikácie prac. miesta zabezpečuje, že pri pridávaní novej špecifikácie do zoznamu Špecifikácie pracovných miest, systém jedinečný kód novej špecifikácie vygeneruje automaticky. Generovaný kód systém doteraz vždy skladal zo znaku H a „poradového“ čísla, až dovtedy, kým kód nebol jedinečný, číslovanie pritom začínal od ID pracovného miesta. V rámci updatu boli do funkcie generovania kódu špecifikácie pracovného miesta dopracované ďalšie možnosti užívateľského nastavenia štruktúry generovaného kódu.
Po novom systém v rámci generovania nového kódu postupuje tak, že si najskôr vygeneruje „predbežný“ kód zložený z prefixu a čísla:
- PREFIX – reťazec zadaný v systémovej konštante PRFXCODJPS, Prefix generovaného kódu špecifikácie prac. miesta. Ak v konštante nie je zadaný žiadny reťazec, tak sa generuje kód špecifikácie prac. miesta bez prefixu;
UPOZORNENIE: Štandardne nie je v konštante nastavený žiadny prefix. Ak chcete, aby generovaný kód špecifikácie začínal znakom H (rovnako ako doteraz), je potrebné znak H zadať do vyššie uvedenej konštanty pre prefix generovaného kódu špecifikácie prac. miesta.
- ČÍSLO – tvorí ho ID špecifikácie prac. miesta, pričom
- ak je ID špecifikácie menšie ako číslo zadané v systémovej konštante MINNUMCJPS, Minimálne číslo pre generovanie špecifikácie prac. miesta, tak namiesto ID špecifikácie použije systém číslo zadané v tejto konštante (inak povedané, ak je ID špecifikácie menšie ako minimálne číslo, tak systém začne „číslovanie“ nie od ID špecifikácie, ale od minimálneho čísla);
- ak je v systémovej konštante LENGTHCJPS, Dĺžka čísla v generovanom kóde špecifikácie prac. miesta zadaná hodnota väčšia ako 0 (t. j. je určený pevný počet znakov čísla), tak v prípade, že má ID novej špecifikácie, prípadne použité minimálne číslo pre generovaný kód nižší počet znakov ako je nastavený počet v uvedenej konštante, systém automaticky číslo doplní zľava 0 do požadovanej dĺžky čísla.
UPOZORNENIE: V prípade, že je dĺžka čísla nastavená na menší počet znakov ako má ID špecifikácie/minimálne číslo, systém neumožní novú špecifikáciu prac. miesta zapísať a užívateľovi zobrazí chybovú hlášku. V takom prípade je nutné upraviť nastavenie konštánt pre generovanie kódu – napr. zvýšiť nastavenú hodnotu pre dĺžku čísla na potrebnú minimálnu dĺžku, v závislosti od počtu znakov aktuálne najvyššieho ID z ID všetkých evidovaných špecifikácií pracovných miest.
Následne „predbežný“ kód skontroluje na jedinečnosť v rámci kódov všetkých evidovaných špecifikácií pracovných miest (aj neaktívnych):
- ak nie je jedinečný, tak vygeneruje nový „predbežný“ kód špecifikácie, tak, že pôvodné číslo v kóde zvýši o 1. Takto bude systém postupovať až dovtedy, kým „predbežne“ vygenerovaný kód nie je jedinečný.
Vygenerovaný jedinečný „predbežný“ kód ďalej systém skontroluje na maximálnu povolenú dĺžku kódu špecifikácie pracovného miesta, pričom do úvahy berie jednak systémový limit pre dĺžku kódu, a zároveň limit definovaný užívateľom – zadaním povoleného maximálneho počtu znakov do systémovej konštanty MAXLENCJPS, Maximálna dĺžka kódu špecifikácie prac. miesta (Poznámka: Hodnota 0 znamená „bez užívateľského limitu“). Ak sú podmienky na maximálnu dĺžku kódu špecifikácie pracovného miesta splnené, systém vygenerovaný kód pridelí novo vytvorenej špecifikácii, v opačnom prípade novú špecifikáciu nedovolí zapísať a užívateľovi zobrazí chybovú hlášku.
- Názov – do údaju zadajte úplný názov špecifikácie;
Ak je v databáze zapnutá konštanta EXMANDTJS Rozšírené povinné údaje špecifikácie pracovného miesta, tak v rámci pridania/editácie špecifikácie je povinnosť vyplniť aj údaj:
- Skratka – do údaju zadajte skratku špecifikácie;
- Skrátený názov – údaj skrátený názov je určený pre zadanie názvu špecifikácie obmedzeného na určitý maximálny počet znakov. Využíva sa pri prenosoch špecifikácií do iných systémov, kde je požiadavka na obmedzenú dĺžku názvu špecifikácie. Maximálny počet znakov sa nastavuje v systémovej konštante MAXLENSHNM Maximálna dĺžka skráteného názvu pre prenos. Zadanie hodnoty 0 znamená, že obmedzenie nie je zapnuté. Nastavenie tohto obmedzenia je spoločné pre skrátený názov útvaru, pracovného miesta a špecifikácie pracovného miesta.
- Anglickú verziu údaju Skratka;
- Anglickú verziu údaju Názov;
- Anglickú verziu údaju Skrátený názov;
- Platnosť od – do údaju zadajte dátum, od ktorého daná špecifikácia platí vo firme (jej vznik), dátum má len informačný charakter - uľahčuje užívateľom výber špecifikácie, filtrovanie, v neposlednom rade má široké využitie v rámci tlačových zostáv;
Údaje nepovinné na vyplnenie:
- Platnosť do – do údaju môžete zadať dátum, do ktorého daná špecifikácie platí vo firme (dátum, ku ktorému je vo firme zrušená). Systém dátum využíva v prípade automatického zneaktívňovania špecifikácií, inak má len informačný charakter - uľahčuje užívateľom výber špecifikácie, filtrovanie a v neposlednom rade má široké využitie v rámci tlačových zostáv;
- Organizácia – údaj sa zobrazuje len v databázach s viac organizáciami typu Humanet. Ak potrebujete obmedziť prístup užívateľa organizácie len k špecifikáciám týkajúcim sa tejto organizácie, zadajte jej názov do tohto údaju.
- Podkategória špecifikácie – do údaju môžete zadať inú špecifikáciu pracovného miesta evidovanú v tabuľke Špecifikácie pracovných miest a definovať tak „prepojenie“ na všeobecnejšiu špecifikáciu, z ktorej je daná špecifikácia odvodená.
- Poznámka – voľné textové pole určené pre zadanie poznámky užívateľa k špecifikácii.
Jednotlivé vlastnosti špecifikácie popisujúce reprezentované pracovné miesta sú roztriedené na záložky podľa oblasti, ktorej sa týkajú:
Každá zo záložiek má vlastnú históriu zmien jej údajov a je viazaná na samostatné prístupové právo na danú záložku. Ak užívateľ má na danú záložku právo „len na čítanie“, môže si síce zobraziť obsah záložky, ale nemôže ho editovať. Ak nemá pridelené ani len právo „na čítanie“, má záložku nedostupnú (skrytú).