Vzhľadom na špecifickosť účtovania v účtovnom systéme Profit365 je v systéme k dispozícii vzorová definícia účtovného dokladu UD06 Vzor definície účt. dokl. pre zápis do účtovníctva Profit365. Táto definícia obsahuje riadky bez rozúčtovania na rozúčtovacie hľadiská (parametre rozúčtovania), okrem riadkov Hrubá mzda MM/RRRR a SP prav. príjmy - zamestnávateľ MM/RRRR.
Pre užívateľov účtovného systému Profit365 pripájame link na stránku tohto systému s popisom Ako si prepojiť mzdy do Profit365.
V riadku Hrubá mzda MM/RRRR je nastavený parameter rozúčtovania Osobné číslo, a v riadku SP prav. príjmy - zamestnávateľ MM/RRRR parameter Nákladový útvar – kód.
Ak užívateľ potrebuje niektorý z riadkov rozúčtovať na rozúčtovacie hľadiská, vytvorí si kópiu vzorového účtovného dokladu, a do riadku doplní na záložku Triedenia požadovaný parameter rozúčtovania obdobne, ako je to vo vyššie uvedených riadkoch.
Pri prvom spustení spracovateľa Export účtovného dokladu pre účtovníctvo Profit365 vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Export do účtovníctva sa zobrazí okno na zadanie prihlasovacích údajov do databázy účtovného systému Profit365. Do políčok Prihlasovacie meno a Heslo zadajte údaje, ktorými sa prihlasujete do databázy systému Profit365.
Do políčka ID organizácie zadajte údaj z políčka CompanyID vo voľbe Nástroje/ API v systéme Profit365.
UPOZORNENIE: Ak ste bezprostredne po vytvorení nového užívateľa v systéme Profit365 zmenili v užívateľovi meno, musíte nejaký čas počkať, kým vám systém Profit365 povolí prístup cez databázu systému Humanet.
Prihlasovacie údaje sa ukladajú za organizáciu a za definíciu účtovného dokladu. T.j. užívatelia, ktorí spracovávajú v jednej organizácii typu Humanet tú istú definíciu účtovného dokladu, budú mať nastavené spoločné údaje pre prihlásenie do databázy systému Profit365. Ak by v tomto prípade chcel každý užívateľ vykonať prenos účtovného dokladu do databázy systému Profit365 pod svojimi prihlasovacími údajmi, pred odoslaním sa prihlási, a po ukončení odosielania sa z databázy systému Profit365 odhlási pomocou tlačidla Odpojiť databázu Profit365. Tým sa zabezpečí, že iný užívateľ neodošle účtovný doklad do systému Profit365 pod cudzími prihlasovacími údajmi. Druhá možnosť je, že si každý užívateľ vytvorí vlastnú súkromnú definíciu účtovného dokladu, v ktorej bude mať zadané svoje prihlasovacie údaje.
Potom, ako sa systém Humanet prihlási do účtovného systému Profit365, zobrazí sa užívateľovi formulár Export účtovného dokladu pre účtovníctvo Profit365.
V časti Prihlásený užívateľ je informácia o tom, pod akým užívateľom, a v ktorej databáze systému Profit365 je užívateľ prihlásený. Tlačidlo Odpojiť databázu Profit365 zruší spojenie s databázou systému Profit365 a vymaže prihlasovacie údaje.
V časti Parametre sa zadajú Dátum vytvorenia a Dátum dodania. Tieto dátumy sa po exporte vyplnia do rovnomenných políčok na záložke Základné údaje interného dokladu v databáze systému Profit365.
Pri vytváraní interného dokladu v systéme Profit365 sú povinnými údajmi na vyplnenie údaje v políčkach Šanón a Účet na záložke Základné údaje. Preto je potrebné vybrať príslušnú položku do políčok Šanón a Účet v hlavičke int. dokladu vo formulári Export účtovného dokladu pre účtovníctvo Profit365.
Do políčka Šanón sa načítajú tie položky z číselníka Šanóny v systéme Profit365, ktoré sú definované ako typ dokladu interný doklad.
Do políčka Účet v hlavičke int. Dokladu sa načítajú všetky účty z číselníka Účtovná osnova, ktoré začínajú trojčíslím 331.
UPOZORNENIE: Skontrolujte správnosť zadania údajov v políčkach Šanón a Účet v hlavičke int. dokladu, inak nedôjde k zápisu účtovného dokladu do systému Profit365.
Prevodový mostík slúži na „spárovanie“ položiek parametrov rozúčtovania v systéme Humanet s položkami číselníkov Osoby, Nákladové jednotky, Hospodárske strediská, Projekty. Koľko parametrov rozúčtovania obsahuje definícia účtovného dokladu, toľko položiek sa zobrazí v políčkach Osoby, Nákladové jednotky, Hospodárske strediská, Projekty.
Do políčka Osoby prevodového mostíka sa môže vybrať len parameter rozúčtovania Osobné číslo.
Je to preto, že pri prenose sa existujúca položka vyhľadáva len na základe údaju v políčku Osobné číslo v číselníku Osoby.
Parameter Osobné číslo je nastavený vo vzorovej definícii účtovného dokladu v riadku Hrubá mzda MM/RRRR.
Do políčok Nákladové jednotky, Hospodárske strediská a Projekty prevodového mostíka možno zadať akýkoľvek parameter rozúčtovania, u ktorého je možné zadať kód, pretože párovanie položiek parametra rozúčtovania v systéme Humanet s položkami uvedených číselníkov sa vykonáva cez kód.
Ak sa napr. do políčka Nákladové jednotky vyberie parameter rozúčtovania Nákladový útvar – kód,
užívateľ musí mať zadané rovnaké kódy jednotlivých položiek číselníka Organizačné útvary v systéme Humanet a číselníka Nákladové jednotky v systéme Profit365.
Len vtedy sa rozúčtovaná suma na riadku účtovného dokladu zapíše správne na príslušnú nákladovú jednotku v internom doklade v systéme Profit365.
Úspešný zápis účtovného dokladu sa v systéme Humanet oznámi krátkym hlásením Export ukončený.
UPOZORNENIE: Sú ošetrené situácie, aby systém kvôli duplicitným záznamom v číselníkoch účtovníctva Profit365 nepadol pri prenose účtovného dokladu na chybe. Kontroluje sa duplicita záznamov v číselníkoch Osoby, Nákladové jednotky, Hospodárske strediská a Projekty. V číselníku Osoby sa kontrolujú oba reťazce v mene aj v priezvisku (číselník nemá kód, do ktorého by sa zadávalo osobné číslo zamestnanca), v ostatných číselníkoch sa kontroluje kód.
Vzorová definícia účtovného dokladu pre účtovníctvo Profit365
Vzhľadom na odlišný princíp účtovania v podvojnom účtovníctve systému Profit365, kde jednotlivé riadky účtovného dokladu obsahujú len jeden účet, súvzťažný k účtu v hlavičke účtovného dokladu, pripravili sme pre užívateľov vzorový účtovný doklad U06 Vzor definície účt. dokl pre zápis do účtovníctva Profit365.
Špecifikom definície je, že každý riadok definície musí na príslušnej strane MD/D obsahovať účet z hlavičky, štandardne 331001.
Riadok z definície účtovného dokladu sa do interného dokladu v systéme Profit365 zapíše tak, že v riadku je uvedený len súvzťažný účet (napr. 521001) oproti účtu v hlavičke (331001), a suma je zapísaná na tej strane, na ktorej sa súvzťažný účet nachádza.
Takže pre zápis účtovného dokladu zo systému Humanet do systému Profit365 musí užívateľ použiť definíciu U06 Vzor definície účt. dokl pre zápis do účtovníctva Profit365, alebo si vytvoriť kópiu tejto definície a jednotlivé riadky upraviť podľa potreby.