Špecifikácia pracovného miesta (ďalej aj ŠPM) predstavuje súbor požiadaviek, charakteristík a typológií reprezentujúcich skupinu pracovných miest. Môže pritom charakterizovať len 1 pracovné miesto alebo viaceré pracovné miesta s porovnateľnou náročnosťou vykonávaných činností, náplňou práce a v neposlednom rade s rovnakými nevyhnutnými, či odporúčanými kvalifikačnými predpokladmi. Evidované špecifikácie pracovných miest je následne možné zadať v definíciách jednotlivých pracovných miest a vytvoriť tak prepojenie medzi pracovným miestom a špecifikáciou pracovného miesta.
Inak povedané, ak máte vo firme viaceré pracovné miesta, ktoré sú z pohľadu kvalifikačných predpokladov a vybraných charakteristík rovnaké, nemusíte tieto vlastnosti zadávať do každého pracovného miesta individuálne (čo je tiež možné), ale stačí, ak vytvoríte 1 špecifikáciu, v ktorej budú tieto vlastnosti a požiadavky zadané a tú následne zadáte v príslušných pracovných miestach.
Navyše, ak v pracovnom mieste zaškrtnete, že sa majú príslušné údaje automaticky aktualizovať podľa priradenej špecifikácie pracovného miesta a nastavíte plánovanú úlohu pre túto „synchronizáciu“ s periodicitou spúšťania 1x denne, tak systém zabezpečí, že pri zmene aktuálnych údajov špecifikácie sa v rámci „synchronizácie“ zapíše aj do pracovného miesta (bližšie je funkcionalita popísaná v Aktualizácia podľa špecifikácie pracovného miesta).
Rovnaké typy požiadaviek a charakteristík, ktoré sú evidované v definícii špecifikácie pracovného miesta je možné evidovať aj priamo v definícii pracovného miesta nezávisle na špecifikácii pracovného miesta. To má využitie napríklad, ak je každé miesto úplne iné z pohľadu špecifikácií – nie je nutné vytvoriť špecifikáciu a tú následne zadať v pracovnom mieste, ale rovno príslušné vlastnosti zadať v pracovnom mieste, zároveň je to možné využiť v situácii, ak na jednej strane skupinu pracovných miest charakterizuje konkrétna špecifikácia, ale vo vybranom pracovnom mieste je potrebné niektorú charakteristiku alebo kvalifikačný predpoklad zadať inak (zadanie „výnimiek“ oproti priradenej špecifikácii).
Po vstupe do voľby Špecifikácie pracovných miest sa zobrazí zoznam špecifikácií.
Okrem štandardnej funkcionality tabuliek v Humanete ako fulltextové filtrovanie, možnosť zmeniť zoradenie záznamov, či export zobrazených záznamov do excelu (voľba Doplnky/ Export do excelu) je možné špecifikácie pracovných miest filtrovať použitím definovateľného Filtra špecifikácií.
Definovanie a zapnutie filtra záznamov je popísané v kapitole Definovateľný filter pre výber rolí (filter na rolách).
Vytvorený záznam špecifikácie pracovného miesta nie je možné v tabuľke odstrániť, ale len presunúť medzi neaktívne dáta - jej označením a kliknutím na tlačidlo Zneaktívniť. V prípade potreby je možné neaktívnu špecifikáciu pracovného miesta buď znovu zaradiť medzi aktívne záznamy, alebo ju z databázy úplne odstrániť, ak ešte nebola použitá v rámci iných evidencií, a to cez voľbu Správa systému/Neaktívne dáta.
V databáze je možné nastaviť automatické zneaktívňovanie záznamov v tabuľke Špecifikácie pracovných miest (viď kapitola Aktívne a neaktívne dáta - Automatické zneaktívňovanie záznamov v evidenciách Útvary, Pracovné miesta, Špecifikácie prac. miest).