Ak užívateľ zapne Požiadavku na zálohu, po uložení novo vytváraného cestovného príkazu sa zobrazí aj záložka Záloha. Na záložke sa najprv vyberie Forma zálohy. Na výber sú tri formy vyplatenia zálohy:
Mzdový účet, Iný účet a Hotovosť (pokladňa).
Prednastavená je hodnota Mzdový účet. Toto nastavenie môže správca aplikácie zmeniť v Nastavenie parametrov modulu. Pri forme Iný účet sa zobrazí pole IBAN na zadanie iného účtu zamestnanca, než na aký sa mu posiela mzda. Pri forme Hotovosť sa kontroluje výška požadovanej zálohy. Pri zadaní sumy nižšej, ako je suma nastavená v Nastavenie parametrov modulu, sa užívateľovi zobrazí upozornenie aby užívateľ prednostne použil vyplatenie zálohy na účet.
Pomocou tlačidla Pridať sa pridá suma zálohy. Do tuzemského CP možno pridať len jednu položku so sumou, a to v prednastavenej domácej mene. Do zahraničného CP možno pridať viacero súm, každú v inej mene. Políčko Mena zálohy je pri ZCP editovateľné. Pole je previazané s číselníkom Meny v pokladni.
Zálohy v rôznych menách v zahraničnom cestovnom príkaze možno pridať len pri vybranej forme zálohy Hotovosť. Ostatné formy zálohy nepodporujú zálohy v cudzej mene.
Záložka môže obsahovať časť Ďalšie informácie. To v prípade, že je pre túto záložku v číselníku Evidencia informácií a odkazov nadefinovaný aspoň jeden externý odkaz, napríklad na menovú kalkulačku na stránkach NBS. Po kliknutí na odkaz sa otvorí na novej karte nastavená stránka.
Pokiaľ užívateľ pri zahraničnej pracovnej ceste nastaví Požiadavku na zálohu na hodnotu NIE, systém ho prostredníctvom modálneho okna s hlásením pri odosielaní cestovného príkazu na schválenie vyzve na potvrdenie toho, že je to tak správne. Toto potvrdenie sa zapíše do histórie cestovného príkazu.
Pokiaľ zamestnanec nezmení požiadavku na zálohu NIE, a zároveň nevyplní výšku požadovanej zálohy, systém ho pri odoslaní príkazu na schválenie na túto skutočnosť upozorní a nedovolí mu odoslať CP na schválenie.
Po uložení novo vytváraného cestovného príkazu, v ktorom je aktívna Požiadavka na zálohu a pridaná suma zálohy, sa v políčku Stav zálohy zobrazí hodnota Požadovaná záloha. V zozname Zálohy sú zobrazené stĺpce Požadovaná suma a Mena. V cestovnom príkaze, ktorý je v stave Pripravovaný je možné aj po uložení editovať formu a sumu zálohy, alebo sumu zálohy zrušiť. Po vypnutí Požiadavky na zálohu a uložení formulára sa údaje zo záložky Záloha odstránia.
V cestovnom príkaze, ktorý je v stave Čaká na schválenie... (1. schvaľovateľom, 2. schvaľovateľom...) už nie je možné editovať ani formu ani sumu zálohy. Po opätovnom otvorení editácie cestovného príkazu kliknutím na tlačidlo Upraviť (je možné len viac ako 2 dni pred začiatkom služobnej cesty) možno znova editovať formu aj sumu zálohy.
Po schválení cestovného príkazu sa v zozname Zálohy začnú zobrazovať ďalšie stĺpce: Vyplatená suma, Mena, Dátum kurzu, Kurz, Prepočet EUR, Mena, Vrátená suma, Mena.
Viac o zálohe v kapitole venovanej voľbe spracovaniu záloh.
Prehlásenie pri zálohe
Ak je z hľadiska procesov vo firme potrebná nejaká forma povinného prehlásenia v súvislosti s vyplatenou zálohou, je možné zapnúť si takúto funkciu vrátane nastavenia vlastného textu vo voľbe Cestovné príkazy / Číselníky / Užívateľské texty, položka s kódom Form03.
Ak bude pri odoslaní príkazu na schválenie prehlásenie zobrazené a užívateľ checkbox neoznačí (po aktivovaní požiadavky na zálohu je checkbox prázdny), systém mu neumožní odoslať príkaz - zobrazí sa chybová hláška: "Je potrebné potvrdiť prehlásenie." Po úspešnom odoslaní príkazu sa text tohto prehlásenia pridá do poznámky v histórii cestovného príkazu.
Checkbox pri zálohe je možné upravovať v príkaze len v stave "Pripravovaný". V ostatných stavoch sa nedá prepínať.