Zamestnanec môže zadávať výdavky, ktoré mu vznikli na pracovnej ceste na záložke Výdavky. Je spolu s rozpisom skutočných trás dostupná ihneď po vygenerovaní vyúčtovania. Všetky zadané výdavky sú zobrazené v prehľadom štandardizovanom zozname. Sumárna hodnota za každý pracovný deň sa zobrazuje v sumárnej tabuľke na záložke Vyúčtovanie v stĺpci Výdavky. V stĺpci Pridať výdavok je zobrazená aj ikona „+“, t.j. tlačidlo, ktoré zobrazí formulár pre pridanie nového výdavku s vyplneným dátumom z riadku, v ktorom užívateľ klikol na "+".
Na záložke Výdavky sa pridávanie nového výdavku realizuje v modálnom okne po kliknutí na tlačidlo Pridať. Chybne zadaný výdavok môže užívateľ upraviť tlačidlom „pero“ alebo aj vymazať tlačidlom Odstrániť. V pohľade pre spracovateľa (účtovník, pokladník) sa zobrazuje dodatočná časť Účtovanie s účtom hlavnej knihy (napr. RCC1TF2000) a NS/Iný nákladový údaj (buď NS cestujúceho k dátumu začiatku PC alebo v osobitných prípadoch špecifické NS/Iný nákladový údaj výdavku).
Rozpis výdavkov obsahuje pre jednotlivé výdavky polia:
- dátum výdavku
- kategória výdavku, (vyberá sa zo stromu)
- čiastka, v domácej prípadne v inej mene (pri ZCP),
- mena,
- výmenný kurz – načíta sa kurz z NBS, kým je vyúčtovanie v stave Rozpracované môže ho užívateľ zmeniť na reálny kurz z bankového výpisu,
- čiastka v domácej mene (ak je v číselníku Kategórie výdavkov pri výdavku nastavená fixná suma, v tomto poli sa zobrazí a nebude možné ju zmeniť),
- zaškrtávacie pole Evidenčný výdavok - Ak toto pole nie je označené, výdavok sa zaráta do vyúčtovania, resp. bude zamestnancovi preplatený. Ak je pole označené, výdavok sa nezarátava do cestovných náhrad
- popis (pre daný výdavok je povinné, pokiaľ tak správca aplikácie nastaví v evidencii Kategórie skutočných výdavkov),
- príloha - (pre daný výdavok je povinná pokiaľ tak správca aplikácie nastaví v evidencii Kategórie skutočných výdavkov)
- Stredisko alebo iné NS a Iný nákladový údaj (len pre spracovateľa) – buď NS alebo Iný nákladový údaj z hlavičky, alebo pri určitých výdavkoch prednastavená hodnota (z evidencie Priradenie nákladových údajov k výdavkom)
- číslo účtu hlavnej knihy, (len pre spracovateľa) - z evidencie Kategórie skutočných výdavkov
Pre zahraničnú cestu je hodnota stravného a vreckového prepočítaná kurzom, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Na prepočet ostatných náhrad v cudzej mene na menu EUR sa použije kurz vyhlásený ECB alebo NBS v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu.
Upozornenie: Nie je možné vybrať dátum výdavku v budúcnosti (relevantné pri viacdňových pracovných cestách). Dátum výdavku tiež nesmie byť neskôr ako je dátum konca pracovnej cesty.