Ak potrebujete posielať zamestnancom výplatné pásky prostredníctvom e-mailovej pošty musíte:
- Pridať v kontaktoch zamestnanca e-mailovú adresu na odosielanie výplatných pások.
- Nastaviť e-mailový server a údaje na záložke E-mail v definícii výplatnej pásky, pri spracovaní ktorej sa budú pásky posielať e-mailom.
Pridanie e-mailovej adresy na zasielanie výplatných pások v údajoch zamestnanca
Na záložku Osobné/ Identifikácia/ Kontakty pridajte typ kontaktu e-mailová adresa pre výplatné pásky. V kontakte do políčka Kontakt, spojenie zadajte e-mailovú adresu zamestnanca, na ktorú sa bude výplatná páska posielať. Ak chcete, aby sa komprimovaný súbor zip, ale aj nekomprimovaný pdf súbor s výplatnou páskou zahesloval, vpíšte heslo do políčka Heslo.
Nastavenie e-mailového servera
Pri zasielaní výplatných pások e-mailom je potrebné ako prvé nastaviť e-mailový server. Vo voľbe Správa systému/ Nastavenia e-mailu sú dva prepínače: Humanet mailový server, Vlastný mailový server.
E-mailový server typu Humanet mailový server
Ak sa zapne prepínač Humanet mailový server, systém bude posielať výplatné pásky z mailového servera systému Humanet a bude to vyzerať nasledovne:
Zamestnancovi sa páska doručí ako správa od odosielateľa mail@humanet.sk, pričom v predmete správy je text mail od e-mailová adresa odosielateľa: Výplatná páska – mesiac a rok.
V texte doručenej správy je meno zamestnanca, jeho osobné číslo a firma, ktorá výplatnú pásku posiela. V prílohe je súbor s páskou (pdf alebo zip). Ak bola súčasťou e-mailu aj textová správa, zobrazí sa ešte pred týmito údajmi, viď. kapitola Možnosť poslať správu prijímateľom výplatnej pásky posielanej e-mailom.
Ak však prijímateľ mailu klikne na voľbu Odpovedať, v adrese Komu sa zobrazí adresa zadaná v políčku Adresa odosielateľa vo formulári Výplatné pásky.
Rovnaká e-mailová správa sa doručí nielen prijímateľovi, ale aj odosielateľovi.
E-mailový server typu Vlastný mailový server
Pre použitie vlastného SMTP servera na posielanie výplatných pások zvoľte prepínač Vlastný mailový server. Zobrazia sa políčka pre zadanie údajov vlastného e-mailového servera.
Do políčok zapíšte nasledovné údaje:
Meno odosielateľa – meno, ktoré chcete, aby sa uvádzalo ako odosielateľ v došlej pošte prijímateľa.
E-mail – e-mailová adresa konta, z ktorého budete posielať výplatné pásky; v MS Outlooku v nastavení konta Informácie o používateľovi/ E-mailová adresa.
SMTP server – v MS Outlooku v nastavení konta Informácie o serveri/ Server odchádzajúcej pošty (SMTP).
SMTP užívateľ - v MS Outlooku v nastavení konta Prihlasovacie informácie/ Meno používateľa.
SMTP port – štandardne 25.
SMTP heslo - v MS Outlooku v nastavení konta Prihlasovacie informácie/ Heslo.
Ak je v definícii výplatnej pásky na záložke E-mail vpísaná v políčku Adresa odosielateľa adresa odosielateľa,
pri doručení mailovej správy s výplatnou pásku sa v predmete správy zobrazí text:
Ak políčko Adresa odosielateľa ponecháte prázdne, pri doručení mailovej správy s výplatnou páskou sa v predmete správy zobrazí text:
SSL - po označení políčka budú správy posielané zo systému Humanet šifrované podľa SSL. Funkcionalita SSL musí však byť aktivovaná na vašom e-mailovom serveri. Pre bližšie informácie kontaktujte správcu vášho e‑mailového servera.
Nové spojenie pre každý email – označovacie políčko, ktoré sa použije v prípade, že mailový server obmedzuje počet odoslaných e-mailov v rámci jedného SMTP spojenia. Po označení políčka sa pre odoslanie každého e‑mailu (výplatnej pásky, notifikácie) vytvorí samostatné SMTP spojenie. To, že nastala situácia kedy už je potrebné políčko označiť možno identifikovať aj tak, že napr. v reporte po odoslaní výplatných pások sa niektoré pásky neodoslali z dôvodu pádu na chybe. Na chybe padne v poradí tá páska, ktorá už presiahla maximálny podporovaný počet e-mailov v rámci jedného SMTP spojenia.
Nastavenie e-mailovej adresy odosielateľa
Nastavenie e-mailovej adresy odosielateľa pri odosielaní výplatných pások
Na posielanie výplatných pások e-mailom môže užívateľ používať vzorové definície výplatných pások. Dnes sú vo voľbe Tlače a výstupy/ Výplatné pásky dostupné tri vzorové definície výplatných pások nastavené na posielanie e-mailom:
P003 Vzorová výplatná páska (Rozosielanie na e-mail)
P004 Vzorová výplatná páska ŠS a VS (Rozosielanie na e-mail)
P033 Vzorová výplatná páska (Rozosielanie na e-mail) - zákl. plat uvádzaný krátený úväzkom
Tieto definície majú nastavené všetky potrebné nastavenia pre posielanie výplatných pások e-mailom, ale v definícii nemajú zadanú e-mailovú adresu odosielateľa. Tú užívateľ zadá pri spracovaní výplatnej pásky do políčka Adresa odosielateľa.
Pri ďalšom spracovaní si program zadanú e-mailovú adresu už pamätá. Každé prístupové právo si zadá podľa potreby vlastnú e-mailovú adresu na poslanie výplatných pások. Časť E-mail sa zobrazí len pri spracovaní výplatných pások, ktoré v definícii majú nastavené políčko Posielať pásky e-mailom.
UPOZORNENIE: Ak pri spracovaní použijete vlastnú definíciu výplatnej pásky, v ktorej je zadaná e-mailová adresa odosielateľa, táto adresa sa zobrazí pri spracovaní pásky v políčku Adresa odosielateľa.
Po spustení spracovania sa zobrazí potvrdenie od užívateľa, že chce skutočne poslať výplatnú pásku e‑mailom. Stáva sa, že užívateľ si len chce skontrolovať výplatné pásky a omylom na tento účel použije definíciu s nastavením posielania pásky e-mailom. Upozornenie umožní užívateľovi „na poslednú chvíľu“ zrušiť nechcené spracovanie pásky odoslaním e-mailom.
Možnosť poslať správu prijímateľom výplatnej pásky posielanej e-mailom
V spracovaní výplatných pások je okrem možnosti zadať e-mailovú adresu odosielateľa aj možnosť poslať prijímateľom e-mailovej správy s výplatnou páskou krátku správu.
Text správy sa vpíše nielen do správy prijímateľovi,
ale aj do reportu Zoznam odoslaných e-mailových správ.
Názov odosielaného súboru pozostáva z osobného čísla, označenia obdobia spracovania miezd v tvare MMRRRR, a prípadne poradového čísla, ak sa posielajú výplatné pásky zo súbehu rolí.
Na obrázku je príklad doručených dvoch výplatných pások zo súbehu, kde prvá obsahuje v názve osobné číslo (28) a označenie obdobia (052021), a druhá obsahuje osobné číslo, označenie obdobia a poradie (1).
Nastavenie e-mailovej adresy odosielateľa v definícii výplatnej pásky
E-mailovú adresu odosielateľa môžete zadať aj v definícii výplatnej pásky na záložke E‑mail. Do políčka Adresa odosielateľa vpíšte e-mailovú adresu, z ktorej budete rozosielať výplatné pásky, napr. na e-mailovú adresu mzdovej účtovníčky.
Ak chcete posielať výplatnú pásku prostredníctvom vlastnej definície, musíte v nej nastaviť spôsob zasielania pdf súboru:
- - Ak chcete posielať výplatnú pásku ako obyčajnú prílohu - súbor pdf nezaheslovaný – vyberte prepínač nekomprimovať.
- - Ak chcete posielať výplatnú pásku ako komprimovaný zip súbor, vyberte prepínač interný zip komprimátor. V prípade, že ste v špecifikácii spojenia u zamestnanca zadali heslo (viď. popis vyššie), zip súbor bude doručený zaheslovaný. V opačnom prípade bude zip súbor doručený bez hesla.
UPOZORNENIE: Údaje v ostatných políčkach nemeňte!