Po kliknutí na spracovateľa Export účtovného dokladu pre účtovníctvo MRP (dbf) vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Export do účtovníctva sa zobrazí formulár na doplnenie údajov do exportu.
Súčasťou tohto formulára je Prevodový mostík pre číselníky účtovníctva, ktorý zodpovedá triediacim kritériám v účtovnom programe MRP. O špecifikách nastavenia prevodového mostíka pozri popis nižšie v kapitole Špecifické požiadavky na nastavenie prevodového mostíka spracovateľa.
Do políčka Názov súboru sa zadá názov vyexportovaného súboru. Ak sa v názve použijú znaky pre dátumovú masku MM a RRRR, systém ich pri spracovaní účtovného dokladu zamení za označenie mesiaca a roka obdobia, za ktoré ste spracovanie dokladu spustili.
Spracovaný dbf súbor sa uloží do zoznamu exportov, do ktorého vstúpite cez tlačidlo Zobraziť exportované súbory alebo cez voľbu Dočasné súbory užívateľa.
Vzhľadom na štruktúru dbf súboru požadovanú softvérom MRP je definovanie účtovného dokladu odlišné od definovania účtovného dokladu pre potreby spracovania ostatných exportov do účtovníctva.
1. Každý riadok účtovného dokladu musí v políčku Externý identifikátor obsahovať kód mzdovej položky systému MRP, a v políčku Názov názov mzdovej položky systému MRP.
To pre užívateľa znamená určiť každej položke systému Humanet, ktorá bude súčasťou rozúčtovania, príslušnú položku programu MRP.
2. Ak je potrebné rozbiť riadok účtovného dokladu na jednotlivých zamestnancov, napr. u položky HRUBÁ MZDA, musí sa zadať nielen triediace kritérium Priezvisko a meno, čo sa používa štandardne pre exporty do ostatných účtovných programov, ale aj triediace kritériá Osobné číslo a Číslo roly a to bez ohľadu na to, či sa parameter rozúčtovania Číslo roly v mzde vyhodnocuje, alebo nie.
Ak je potrebné riadok účtovného dokladu rozbiť ešte aj na stredisko/útvar, tak sa pridá aj triediace kritérium Nákladový útvar - kód, resp. Nákladové stredisko – kód, podľa toho, ktorá evidencia z organizačnej schémy sa používa pre rozúčtovanie mzdových nákladov.
Ak riadok účtovného dokladu nie je potrebné rozbiť (lebo sa uvádza v súčte za celú organizáciu), nezadá sa žiadne triediace kritérium, napr. u položky NEMOCENSKÉ POISTENIE za organizáciu.
Pri generovaní dbf súboru exportu účtovného dokladu do programu MRP sa do súboru zapisuje počet záznamov v súbore v hexadecimálnom tvare. Zápis sa vykonáva do prvého riadku do 9. až 16. znaku, resp. 5. až 8. dvojznaku/stĺpca pričom sa zapisuje „odzadu“. T.j. ak vyjde hexadecimálny tvar 194, tak sa zapíše ako 94 01 00 00.
Vzorová definícia účtovného dokladu pre export do účtovníctva MRP (dbf)
Vzhľadom na špecifické požiadavky exportu účtovného dokladu do účtovníctva MRP vo formáte dbf je vo vzorových definíciách k dispozícii definícia UD05 Vzor definície účt. dokl. pre imp. do MRP s triedením podľa kódu nákl. Strediska.
Táto definícia účtovného dokladu nielenže obsahuje kódy mzdových položiek programu MRP, ktoré sú povinnou súčasťou importného súboru dbf,
ale všetky riadky účtovného dokladu majú zadané triedenie Nákladové stredisko – kód. Ak užívateľovi toto konkrétne nastavenie definície nevyhovuje, stačí vytvoriť kópiu definície a nastavenia upraviť podľa potreby, pričom musí dodržiavať vyššie popísané pravidlá.
Špecifické požiadavky na nastavenie prevodového mostíka spracovateľa
Pri výbere spracovateľa Export účtovného dokladu pre účtovníctvo MRP (dbf) sa otvorí formulár Export účtovného dokladu pre účtovníctvo MRP (dbf), v ktorom je časť Prevodový mostík pre číselníky účtovníctva. V prípade exportu účtovného dokladu do systému MRP sa v tejto časti musia nastaviť do jednotlivých políčok údaje tak, ako je uvedené na obrázku, aby systém správne vyplnil údaje do príslušných stĺpcov účtovného dokladu. Do políčka ID_ZAMEST sa musí nastaviť triediace kritérium Číslo roly, do políčka OSCISLO triediace kritérium Osobné číslo a do políčka PRIEVISKO a MENO triediace kritérium Priezvisko a meno. Ak sa používa aj triediace kritérium Nákladový útvar - kód, resp. Nákladové stredisko – kód), to sa nastaví do políčka STREDISKO. Položky, ktoré sa zobrazia v políčkach prevodového mostíka, sú triediace kritériá zadané v riadkoch definície účtovného dokladu.
Údaje do stĺpcov ID_ZAMEST a OSCISLO sa zapíšu nasledovne:
I. Ak sa v databáze evidujú zamestnanci len s osobným číslom, do oboch stĺpcov sa zapíše osobné číslo.
Údaj sa čerpá z parametra rozúčtovania Osobné číslo, ktorý sa zapisuje do vypočítanej mzdy.
II. Ak sa v databáze evidujú zamestnanci s osobným číslom aj s číslom roly, do stĺpca ID_ZAMEST sa zapisuje Číslo roly a do stĺpca OSCISLO sa zapisuje Osobné číslo. Aby sa tak stalo, musia sa dodržať nižšie popísané pravidlá.
Špecifická požiadavka na číslo roly – môže obsahovať len numerické znaky
Ak sa v databáze evidujú súbežné pomery a zamestnávateľ pri evidencii používa aj Číslo roly, aby sa Číslo roly mohlo zapisovať do stĺpca ID_ZAMEST, musí obsahovať len numerické znaky, ako to vyžaduje formát stĺpca (ID_ZAMEST,N,7,0).
Aby sa číslo roly zapisovalo do účtovného dokladu, musí byť v systémovej výplatnej páske zapísaný parameter rozúčtovania Číslo roly. Aby sa tento parameter do pásky zapísal, musí užívateľ v parametri Číslo roly vo voľbe Pomocné dáta PAM/ Parametre rozúčtovania označiť políčko Použiť pre výplatné pásky, a následne spustiť prepočet miezd, čím sa „zapnutý“ parameter zapíše do systémovej výplatnej pásky.
