Správca aplikácie môže zasielať z aplikácie ad-hoc notifikácie (rozumej notifikácie, ktoré užívateľ spúšťa ručne), ktoré sa generujú na základe správcom vytvorených prehľadov a následne sa zasielajú jednému alebo obom z možných adresátov:
- Cestujúcemu – napr. výzva na vytvorenie vyúčtovania k príkazu na pracovnú cestu v prípade ak je cestovný príkaz v stave Schválený alebo ak je vyúčtovanie CP v stave Rozpracované, je tiež možnosť odoslať notifikáciu cestujúcemu a zadávateľovi k cestovnému príkazu v stave Pripravovaný (pre účely urgencie, že ma dokončiť proces zadávania CP alebo zmazať CP)
- Schvaľovateľovi – napr. výzva k potrebe schválenia CP a vyúčtovania pracovnej cesty.
Pre odoslanie notifikácie sa v zozname Všetky cestovné príkazy najskôr označí jeden alebo viacero záznamov a následne klikne na tlačidlo Notifikovať. Otvorí sa formulár s prvkami:
- Komu – označovacie polia cestujúci, zadávateľ, schvaľovateľ – cestovný príkaz a schvaľovateľ – vyúčtovanie
- Predmet
- Správa
- Tlačidlo Odoslať
Východzí text správy je možné nastaviť v časti Notifikácie pre akcie. Odtiaľ sa načítava do vyššie zobrazeného formulára, do políčka Správa. Správca má následne možnosť zmeny textu predmetu i správy. K dispozícii má kódy, ktoré sa nahradia aktuálnymi dátami z vybratého/vybratých CP.
- {{MENO_ADRESAT}} – bude nahradené menom adresáta správy
- {{MENO_ZADAVATEL}} – bude nahradené menom zadávateľa cestovného príkazu
- {{MENO_SCHVALOVATEL}} – bude nahradené menom schvaľovateľa cestovného príkazu
- {{CISLO_CP}} – bude nahradené číslom cestovného príkazu
- {{STAV_CP}} – bude nahradené stavom cestovného príkazu
- {{ZACIATOK_PC}} – bude nahradené dátumom začiatku pracovnej cesty
- {{KONIEC_PC}} – bude nahradené dátumom konca pracovnej cesty
Po kliknutí na tlačidlo Odoslať sa odošle správa na emailové adresy, ktoré sa na základe výberu vo formulári (Komu) načítajú pre osoby z vybratých cestovných príkazov z personalistiky, z kontaktu typu e-mailová adresa zadaného na záložke Osobné/ Identifikácia/ Kontakty.
Notifikácia sa schvaľovateľom odosiela len ak cestovný príkaz alebo vyúčtovanie čaká na schválenie. V prípade, že je v cestovnom príkaze viacero schvaľovateľov, notifikácia sa posiela vždy na toho, ktorý by má schvaľovaciu povinnosť v danom momente.