Je dôležitou súčasťou vyúčtovania, nakoľko podľa údajov tu zadaných sa vypočítavajú ďalšie položky formulára. Vo formulári vyúčtovania sa zobrazuje na prvej záložke.
Vstupy rozpisu skutočných trás:
- Pri inicializácii formulára sa rozpis automaticky vyplní podľa plánovaných trás (kedykoľvek vykonateľné pomocou tlačidla Trasy z plánu) a dopravný prostriedok sa tiež vypĺňa automaticky z cestovného príkazu. Ak boli v príkaze označené viaceré dopravné prostriedky, do tabuľky so skutočnými trasami sa použije prvý z nich. Takto vzniknuté trasy sú editovateľné.
- Skutočné trasy (dátum, čas a miesto) je možné generovať aj z transakcií* (tlačidlo Trasy z transakcií) nasnímaných zamestnancom na dochádzkových termináloch. Systém berie do úvahy výlučne transakcie typu Pracovná cesta - odchod a príchod.
Tieto transakcie sú zobrazené na záložke Skutočné cesty, užívateľ ich môže zobraziť aj kliknutím na tlačidlo Načítať. Z nich sa po kliknutí na tlačidlo Trasy z transakcií (v zozname Rozpis skutočných trás) generujú trasy do Rozpisu skutočných trás. Trasy vzniknuté z transakcií sú farebne odlíšené. Systém sa pokúsi na základe dostupných transakcií vygenerovať kompletný priebeh cesty – úspešnosť tohto kroku závisí od úplnosti transakcií. Ak nie je možné vytvoriť kompletnú trasu, vznikne „polovičná“ trasa s otáznikmi. Túto musí užívateľ manuálne doplniť.
Pri transakciách sú zobrazené informácie: ID transakcie, Terminál, Obec, Dátum a čas, Smer, Typ, Napárovaná (príznak, či sa transakcia použila v skutočných trasách).
* Nutnými predpokladmi sú zapnutá systémová konštanta (viď Prepojenie CP a DOCH) a vyplnená obec pri termináloch v evidencii Spracovanie dochádzky > Dochádzkové evidencie > Terminály. Odporúča sa, aby bol názov obce pri termináloch zhodný s názvom cieľa v Evidencii cieľov. Pri vytváraní trás sa vstupy zvažujú v určitom poradí: použije sa cieľ, ktorý je zhodný s názvom cieľa, ak sa taký nenájde, hľadá cieľ, ktorý je zhodný s názvom obce a nakoniec cieľ, ktorý má rovnakú obec, a vyššiu váhu.
K východiskovému stavu formulára sa užívateľ môže kedykoľvek vrátiť kliknutím na voľbu Trasy z plánu. Užívateľ môže hodnoty v každom riadku zmeniť, aby tak zachytil reálny obraz cestovania počas pracovnej cesty. Ak užívateľ nejakú trasu menil, pri generovaní z plánu sa zobrazí varovanie, že sa vymažú užívateľom vyplnené údaje. Zároveň, ak už je vytvorené vyúčtovanie na záložke Vyúčtovanie, pri generovaní z plánu sa zobrazí varovanie, že sa výpočet zmaže.
Užívateľ si môže pridať ľubovoľný počet ďalších trás – kliknutím na tlačidlo Pridať sa do tabuľky vloží ďalší riadok, ktorý sa po úprave dátumu a času zoradí, aby bolo poradie konzistentné. Druhou možnosťou je pridať trasu tlačidlom „+“ na začiatku každého riadku. Rozdiel je v tom, že v tomto prípade je dátum a začiatok trasy vyplnený podľa riadka, v ktorom užívateľ na + klikol. Označené riadky sa tiež môžu hromadne vymazať pomocou tlačidla Odstrániť. Každý z riadkov je možné individuálne upraviť v modálnom okne cez tlačidlo „pero“.
Užívateľ vypĺňa povinné náležitosti:
- Miesto a čas začiatku a konca trasy: prvým a posledným riadkom pri vyúčtovaní CP je vždy začiatok a koniec pracovnej cesty (údaje sú vyplnené z rozpisu plánovaných ciest, je možné ich upraviť). Pre každé miesto je nutné vyplniť dátum a čas (v prípade transakcie zo snímača sú tieto hodnoty automaticky vyplnené). Štát nezadávame, automaticky sa vypĺňa na základe vybratého cieľa. Pri prekročení hraníc užívateľ zadáva do začiatku alebo konca trasy hodnotu „Hraničný prechod“, kvôli správnosti výpočtu stravného. Táto hodnota sa pri ZPC pre prvý vstup a odchod z krajiny vypĺňa automaticky, ak by však v rámci jedného CP cestoval vyslaný pracovník do zahraničia opakovane, je potrebné manuálne zadanie. Zmena dátumu, času alebo miesta začiatku alebo konca pracovnej cesty v rámci skutočných trás sa premietne aj do záhlavia vyúčtovania. Zmenené polia sú zvýraznené. Pôvodné hodnoty sa zobrazia po podržaní kurzora nad jednotlivými poliami. Pri zahraničných cestovných príkazoch je možné cez tlačidlo ...(výber z číselníka) pridať kliknutím na tlačidlo Nový cieľ v danej krajine novú destináciu.
- Príznak začiatku a konca pracovnej cesty – v prípade CP s príznakom Viaceré cesty je možné označiť, že pridávaná trasa je začiatkom alebo ukončením pracovnej cesty. Pridať tento príznak je možné už v rámci plánovaných trás. Pri prekliku na záložku Vyúčtovanie alebo po kliknutí na tlačidlo Kontrola rozpisu systém kontroluje správnosť párovania Začiatkov a Koncov trás. V prípade, že nie sú správne spárované, objaví sa upozornenie a daný deň sa vo vyúčtovaní nezobrazí. V tomto prípade taktiež nie je možné odoslať vyúčtovanie na schválenie.
- Dopravný prostriedok je vyplnený z príkazu na pracovnú cestu, keby sa použil na služobnej ceste iný, neplánovaný dopravný prostriedok, v tomto kroku je možné zmeniť ho výberom z číselníka dopravných prostriedkov. Ak je v CP zadaných viacero dopravných prostriedkov, do rozpisu trás sa použije prvý z nich. Pri trase typu prerušenie sa dopravný prostriedok neuvádza.
- Poznámka: do poľa je možné vložiť ľubovoľný text. Úprava textu v poli Poznámka nevynúti zmazanie vyúčtovania na záložke Vyúčtovanie ak už je vytvorené. Zaznamenaná poznámka sa v zozname Rozpis skutočných trás zobrazí v stĺpci Poznámka. Poznámka sa zobrazí aj v tlačovom výstupe cestovného príkazu, v tabuľke s rozpisom trás z vyúčtovania pracovnej cesty. A tiež v reporte rozpisu trás (Všetky cestovné príkazy / Doplnky).
- Vzdialenosť (km): vypĺňa sa len v prípade použitia súkromného MV. Pri zvolenom dopravnom prostriedku Súkromné vozidloje toto povinný údaj. Pole nie je pri ostatných dopravných prostriedkoch zobrazené. Pri každej trase je možné zadanie km v meste a mimo mesto. Hromadné vyplnenie vzdialenosti vo formulári vyúčtovania cestovného príkazu, na záložke Skutočné trasy, je možné realizovať voľbou Doplnky / Zadať sumárne km. Po kliknutí na voľbu sa otvorí modálne okno pre úpravu s nasledovnými poliami:
- Prejdené - užívateľ môže zadať hodnoty: Prejdené X km, z toho v meste Y km mimo mesta Z km. X, Y a Z môže užívateľ zadať podobne ako je to pri jednotlivých trasách.
- Počet trás - zobrazí sa počet trás s použitým dopr. prostriedkom „Súkromné vozidlo“.
- Km na trasu - vydelí sa hodnota z poľa Prejdené hodnotou z poľa Počet trás a zobrazí sa osobitne pre prejdené spolu, pre km v meste a mimo mesta.
Ak užívateľ najskôr vyplní sumárne kilometre a potom pridá ďalšie trasy so súkromným vozidlom, musí si prepočet kilometrov spustiť ručne po pridaní všetkých trás.
Upozornenie: Kilometre sa môžu rozpočítať na trasy nerovnomerne aby neboli potrebné desatinné miesta.
Po vyplnení tabuľky rozpisu môže užívateľ vyplnené dáta validovať kliknutím na tlačidlo Kontrola rozpisu. O úspechu kontroly je následne užívateľ informovaný vyskakovacím oknom. Systém síce pri každom pridávaní trasy či prerušenia kontroluje, či je dátum v rámci dátumového rozsahu pracovnej cesty, no pri kontrole rozpisu tiež overuje:
- Pri aktívnom móde viaceré cesty nemusia nadväzovať trasy s príznakom Koniec cesty na trasy typu Začiatok cesty, ale v rámci jednotlivých ciest musia ciele nadväzovať. Pri neaktívnom móde viaceré cesty taktiež musia miesta vo vyúčtovaní nadväzovať,
- Pri viacerých cestách je v rozpise skutočných trás kontrolovaný rovnaký počet začiatkov a koncov ciest, tiež sa kontroluje to, či je prvá trasa označená ako začiatok cesty,
- Dátumy a časy medzi jednotlivými trasami sa nesmú prelínať, koniec trasy nesmie byť skôr ako jej začiatok,
- Mesto ďalšej trasy nadväzuje na predchádzajúcu trasu,
- Každá jednotlivá cesta musí obsahovať trasy typu Začiatok a Koniec.
- Ak nie je aktívny režim Viaceré cesty nie je možné odoslať príkaz so skutočnými trasami, kde je viacero začiatkov a koncov.
- Pri viacerých cestách je implementovaná kontrola rovnakého počtu začiatkov a koncov PC. Taktiež kontrole nevyhovie ak sú označené viaceré cesty a v plánovaných trasách je len jeden začiatok a koniec cesty.
Systém ponúka v rámci rozpisu skutočných trás možnosť zadávania prerušení, kde si účastník cesty zadáva jednotlivé prerušenia rovnakým spôsobom ako je to pri plánovaných trasách. Prerušenie: jedná sa o prerušenie pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca. Po dobu prerušenia zamestnancovi nepatrí stravné.
V prípade, že bola plánovaná jedna pracovná cesta a v skutočnosti cestujúci realizoval viaceré cesty, je možné túto skutočnosť doplniť v rozpise skutočných trás. K dispozícii je tlačidlo Viaceré cesty v záhlaví formulára vyúčtovania. Ďalší postup je totožný ako pri plánovaných trasách.
Z vyplneného rozpisu skutočných trás užívateľ vygeneruje vyúčtovanie cestovných náhrad (skrátene vyúčtovanie) pomocou tlačidla Vytvoriť na záložke Vyúčtovanie. Tabuľka vyúčtovania sa vygeneruje na základe dát z rozpisu skutočných trás tak, aby bolo možné vypočítať sumy stravného, vreckového a príp. aj iných náhrad.
Pri zmene podstatných údajov v rozpise skutočných trás (dátumy, časy, krajina, viaceré cesty, typ trasy) dôjde k vymazaniu výpočtu stravného a následne je nutné ho nanovo vytvoriť. V praxi to znamená, že užívateľ si otvorí detail trasy, upraví nejakú hodnotu a pri kliknutí na Zapísať (ak už má vygenerované vyúčtovanie stravného na záložke Vyúčtovanie) sa mu zobrazí upozornenie:
"Touto úpravou sa mení rozsah pracovnej cesty. Výpočet na záložke Vyúčtovanie bude zmazaný. Prajete si pokračovať?"
Ak klikne na NIE, vráti sa bez zmeny na editačný formulár trasy. Ak na ÁNO, zmaže sa výpočet stravného a do trasy sa uložia nové hodnoty. To isté sa udeje pri kliknutí na tlačidlá Pridať (ak sa tým zmení rozsah cesty), Odstrániť (ak sa tým zmení rozsah cesty), Trasy z plánu alebo Trasy z transakcií.