Útvar predstavuje organizačnú jednotku systemizácie firmy, ktorá zoskupuje pracovné miesta, prípadne iné organizačné jednotky. Z evidovaných útvarov a pracovných miest môže užívateľ následne vytvárať v podmodule Organizačné schémy organizačnú štruktúru firmy. Útvar pritom môže reprezentovať rôzne typy organizačných jednotiek vo firme (napríklad oddelenie, úsek, sekciu, referát, závod, a podobne).
Po vstupe do podmodulu Útvary sa užívateľovi zobrazí zoznam organizačných útvarov.
Okrem štandardnej funkcionality tabuliek v systéme Humanet ako fulltextové filtrovanie, možnosť zmeniť zoradenie záznamov, či export zobrazených záznamov do excelu (voľba Doplnky/ Export do excelu) je možné útvary filtrovať použitím definovateľného Filtra útvarov.
Definovanie a zapnutie filtra záznamov je popísané v kapitole Definovateľný filter pre výber rolí (filter na rolách).
Vytvorený záznam útvaru nie je možné v tabuľke Organizačné útvary odstrániť, ale len presunúť medzi neaktívne dáta - jeho označením a kliknutím na tlačidlo Zneaktívniť. V prípade potreby je možné neaktívny útvar buď znovu zaradiť medzi aktívne záznamy, alebo ho z databázy úplne odstrániť, ak ešte nebol použitý v rámci iných evidencií, a to cez voľbu Správa systému/Neaktívne dáta.
V databáze je možné nastaviť automatické zneaktívňovanie záznamov v tabuľke Organizačné útvary (viď kapitola Aktívne a neaktívne dáta - Automatické zneaktívňovanie záznamov v evidenciách Útvary, Pracovné miesta, Špecifikácie prac. miest).
Pridanie/Editácia útvaru
Nový útvar pridáte do tabuľky Organizačné útvary kliknutím na tlačidlo Pridať. Editovať existujúci útvar môžete kliknutím na tlačidlo s perom v riadku s príslušným organizačným útvarom. V oboch prípadoch sa zobrazí modálne okno pre zadanie/editáciu jednotlivých údajov útvaru.
Ident – jedinečný systémový identifikátor pridelený danému útvaru systémom (v prípade pridávania nového útvaru sa systémové ID pridelí útvaru až zápisom útvaru do tabuľky). Údaj nie je žiadnym spôsobom editovateľný užívateľom.
Údaje povinné na vyplnenie:
- Kód – do údaju zadajte Váš jedinečný identifikátor útvaru. V prípade potreby je možné nastaviť obmedzenie na maximálny počet znakov kódu – zadaním maximálneho počtu znakov do systémovej konštanty MAXLENCDOU Maximálna dĺžka kódu útvaru. Zadanie hodnoty 0 znamená, že obmedzenie nie je zapnuté.
UPOZORNENIE: Kód musí byť jedinečný vzhľadom na aktuálny kód všetkých evidovaných útvarov v databáze (aktívnych aj neaktívnych). Systém neumožní zapísať kód, ktorý sa aktuálne v zozname už vyskytuje, o čom užívateľa informuje hláškou. Ak potrebujete použiť kód, ktorý má už iný útvar (aj keď neaktívny), je nutné najskôr zmeniť jeho kód a až následne kód použiť v inom útvare. Systém kontroluje len aktuálny stav útvarov (ich kódy), inak povedané, ak sa zadávaný kód aktuálne v zozname nevyskytuje, ale vyskytuje sa v niektorom z budúcich záznamov nejakého útvaru, umožní kód napriek tomu zapísať.
- Skratka – zadajte Vašu skratku útvaru
Ak v databáze zapnete systémovú konštantu ORGUNITSHO Prednastavená skratka útvaru, tak pri pridávaní nového útvaru do tabuľky nebude skratka prázdna, ale bude mať prednastavenú hodnotu 00000000.
- Názov – zadajte úplný názov útvaru;
Ak je v databáze zapnutá konštanta EXMANDTOU Rozšírené povinné údaje útvaru, tak v rámci pridania/editácie útvaru je povinnosť vyplniť aj:
- Skrátený názov – údaj je určený pre zadanie názvu útvaru obmedzeného na určitý maximálny počet znakov. Využíva sa pri prenosoch útvarov do iných systémov, kde je požiadavka na obmedzenú dĺžku názvu útvaru.
Maximálny počet znakov sa nastavuje v systémovej konštante MAXLENSHNM Maximálna dĺžka skráteného názvu pre prenos. Zadanie hodnoty 0 znamená, že špecifické obmedzenie nie je zapnuté.
UPOZORNENIE: Nastavenie obmedzenia dĺžky skráteného názvu je spoločné pre skrátený názov útvaru, pracovného miesta a špecifikácie pracovného miesta.
- Anglickú verziu údaju Názov – anglickú verziu názvu zadáte v pomocou ikony na konci riadku.
- Anglickú verziu údaju Skrátený názov;
- Platnosť od – do údaju zadajte dátum, od ktorého daný útvar platí vo firme (dátum jeho vzniku). Zadaný dátum systém automaticky zohľadňuje pri pridávaní útvaru do štruktúry organizačnej schémy, inak má len informačný charakter - uľahčuje užívateľom výber útvaru, filtrovanie, v neposlednom rade má široké využitie v rámci tlačových zostáv;
- Stredisko – výberový zoznam, v ktorom je možné vybrať stredisko, pod ktoré daný útvar patrí, t.j. vytvoriť prepojenie medzi daným útvarom a vybraným strediskom.V prípade, že má užívateľ pridelené prístupové právo Skryje údaj Stredisko v definícii útvaru, tak údaj stredisko má v tabuľke Organizačné útvary ako aj v definícii útvaru skryté.
Údaje nepovinné na vyplnenie:
- Platnosť do – do údaju môžete zadať dátum, do ktorého daný útvar vo firme platí, t.j. dátum, ku ktorému je útvar vo firme zrušený. Zadaný dátum systém automaticky zohľadňuje pri pridávaní útvaru do štruktúry organizačnej schémy, pri prípadnom automatickom zneaktívňovaní útvarov, inak má len informačný charakter - uľahčuje užívateľom výber útvaru, filtrovanie, v neposlednom rade má široké využitie v rámci tlačových zostáv;
- Popis – voľné textové pole určené pre zadanie bližšieho popisu útvaru alebo poznámky užívateľa.