Pri zasielaní vyúčtovania na schválenie aplikácia vyzve používateľa k potvrdeniu príslušného vyhlásenia definovaného v číselníku Užívateľské texty. Po jeho potvrdení je vyúčtovanie odoslané schvaľovateľovi. Toto prehlásenie sa zapíše do poznámky v Histórii CP spolu s dátumom, časom a menom používateľa. Zároveň sa zobrazí blok s linkom na prípadné ďalšie informácie (odkaz na externú stránku – otvára sa na novej záložke, napr. dotazník spokojnosti).
Po odoslaní sa môže odoslať notifikácia účastníkovi cesty a schvaľovateľovi.
V rámci odoslania vyúčtovania systém spúšťa kontrolu:
- Musí jestvovať vyúčtovanie náhrad na záložke Vyúčtovanie.
- Na záložke Vyúčtovanie v rozbaľovacom poli Spôsob vyplatenia musí byť vybratá hodnota.
- Musí byť aktívne Nákladové stredisko alebo Iné NS (Kontrolujeme pole NS, ak je hodnota v ňom neaktuálna k dátumu cesty, príp. takéto NS už nie je priradené žiadnemu útvaru v organizačnej schéme, aplikácia vyzve používateľa aby vybral Iné NS zo zoznamu aktuálnych NS).
- V prípade použitia súkromného vozidla musí byť vytvorené vyúčtovanie náhrad na záložke Súkromné vozidlo. Výnimkou je, ak bolo použité súkromné vozidlo na žiadosť zamestnanca. Vtedy si zamestnanec v skutočných trasách vyberá spôsob dopravy Súkromné vozidlo do výšky cestovného lístka a v takom prípade sa mu ani nezobrazí záložka Súkromné vozidlo. Očakáva sa totiž, že si používateľ pridá výdavok so sumou lístka verejnej dopravy.
- Pri odoslaní vyúčtovania na schválenie kontrolujeme polia NS, Iné NS a Iný nákladový údaj: ak je hodnota v nich neaktuálna, tak aplikácia vyzve používateľa aby vybral Iné NS či Iný nákladový údaj zo zoznamu aktuálnych záznamov.
- Začiatky a konce ciest - ak mám cestovný príkaz a nie je aktívny režim viaceré cesty a používateľ si zadá do plánovaných trás viaceré začiatky a konce cesty, tak mu nedovolí odoslať vyúčtovanie na schválenie a systém zahlási chybu: "Prosím, ponechajte v plánovaných trasách len jeden začiatok a jeden koniec cesty, alebo aktivujte režim Viaceré cesty.“.
- Kontrola dátumu – ak nenastal deň a hodina ukončenia pracovnej cesty, nie je možné odoslať vyúčtovanie na schválenie.
- Kontrola na aktuálnosť uložených údajov vo vzťahu s personalistikou – ak od času zadávania cestovného príkazu nastali zmeny v údajoch cestujúceho, systém požiada používateľa o aktualizáciu dát kliknutím na odkaz alebo na ikonu na začiatku riadka v tabuľke cestujúcich.
- Miesto výkonu práce – nie je možné odoslať vyúčtovanie na schválenie ak používateľ v skutočných trasách uviedol miesto svojho pravidelného pracoviska a toto nie je zároveň uvedené ako miesto začiatku alebo konca cesty v záhlaví vyúčtovania.
- Kontrola na aktuálnosť útvaru zamestnanca - systém porovná útvar uložený vo vyúčtovaní s aktuálnym útvarom cestujúceho v personalistike.