Sociálna poisťovňa poskytuje csv súbor v nižšie uvedenej štruktúre (vzor od Sociálnej poisťovne).
Pre import súboru csv pre zápis IČPV na záložku Rola/ Poistenia/ Sociálne poistenie je vo voľbe Personálne údaje dostupná voľba Import IČPV pre potreby sociálneho poistenia.
Vo voľbe je dostupná funkcia Import z CSV. V budúcnosti bude voľba doplnená o webovú službu SES na zápis IČPV do rolí. K tejto službe Sociálna poisťovňa zatiaľ neposkytla žiadne podklady.
Import sa vykoná k dátumu v políčku Dátum historickej platnosti importu. Prednastavený je dátum podľa nastaveného typu obdobia spracovania na záložke Obdobie spracovania v profile užívateľa, t.j. podľa toho, ako sa historicky ukladajú údaje v evidencii Osoba a Rola po vstupe cez voľbu Personálne údaje.
Ak má užívateľ nastavený typ obdobia Spracovanie miezd, prednastaví sa prvý deň aktuálne otvoreného obdobia spracovania miezd. Ak má nastavený typ obdobia Aktuálny dátum, prednastaví sa aktuálny dátum. Ak má nastavený typ obdobia Aktuálny dátum (zápis od 1. dňa v mesiaci), prednastaví sa prvý deň aktuálneho mesiaca. Ak má užívateľ nastavený typ obdobia Spracovanie dochádzky, prednastaví sa prvý deň aktuálne otvoreného obdobia spracovania dochádzky.
Kliknutím na tlačidlo Import z CSV sa zobrazí formulár pre načítanie csv súboru. Po potvrdení výberu sa zobrazí štandardný formulár pre import so záložkami Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu.
Import IČPV sa vykonáva len do aktívnych rolí. Na identifikáciu osoby sa použije z importného súboru údaj rodné číslo. Ak osoba nemá vyplnené políčko Rodné číslo, na identifikáciu osoby sa použije údaj z dokladu typu identifikačné číslo pridelené Sociálnou poisťovňou. Ak sa medzi aktívnymi osobami nenájde osoba s rodným číslom z importného súboru, záznam sa z importu vylúči s hlásením Osoba nenájdená. Skontrolujte správnosť rodného čísla alebo identifikačného čísla Sociálnej poisťovne. Ak je v zozname viacero osôb s rovnakým rodným číslom, záznam sa z importu vylúči s hlásením Nájdené viaceré osoby s rovnakým rodným číslom.
Na identifikáciu konkrétnej roly sa použije z importného súboru údaj typ roly a dátum začiatku. Dátum ukončenia pre identifikáciu roly používať nebudeme, pretože stav tohto údaju v databáze nemusí byť identický so stavom v registri poistencov (napr. z titulu zadania dátumu ukončenia pracovného pomeru dohodnutého na dobu určitú). Údaj typ roly sa v importnom súbore uvádza vo formáte kódu právneho vzťahu, ktorý sa používa v elektronickej forme RLFO a výkazov. Tento údaj sa pri identifikácii roly vyhodnocuje rovnakou metódou, ako sa vyhodnocuje pri načítaní záznamov RLFO – prihláška (z kombinácie údaju Špecifikácia PPV, Dlhodobo nezamestnaný občan, Uplatniť výnimku na platenie DP a typ sociálneho poistenia – pravidelný príjem – platí poistné, nepravidelný príjem – platí poistné). U dohodárov s výnimkou na DP je to kód z prihlášky s najmladším dátumom (Sociálna poisťovňa nešpecifikovala, aký kód poistenca bude v súbore posielať). Údaj dátum začiatku sa číta z políčka Platnosť od prvého záznamu na záložke Rola/ Poistenia/ Sociálne poistenie.
V prípade, že je v databáze iný počet aktívnych rolí jednej osoby ako je počet IČPV v importom súbore k danej osobe, import sa nevykoná, a záznamy sa vylúčia z importu s hlásením Nepodarilo sa identifikovať rolu pre import IČPV. Skontrolujte správnosť rodného čísla, vzniku poistenia a typu zamestnanca a užívateľ musí do týchto rolí zadať IČPV ručne.
V prípade, že je v databáze viacero rolí jednej osoby s rovnakým dátumom vzniku poistenia a rovnakým kódom právneho vzťahu, import sa vykoná len v prípade, že počet rolí a počet IČPV je rovnaký, pričom žiadna rola nemá v čase importu vyplnený údaj IČPV. V opačnom prípade sa všetky záznamy tejto osoby z importu vyradia a IČPV je potrebné zadať ručne.
V prípade, že identifikované roly už majú vyplnené políčko Identifikačné číslo právneho vzťahu, takéto záznamy sa vylúčia z importu s hlásením IČPV už je vyplnené.
Pred importom je možné niektoré záznamy z importu odstrániť. Označte záznam a kliknite na tlačidlo Odstrániť. Pre import IČPV kliknite na tlačidlo Importovať. Ukončenie importu indikuje hlásenie Import ukončený.
Aby sa predišlo problémom s importom csv súboru stiahnutého z registrácie zamestnávateľa, funkcia importu akceptuje ako formát dátumu DD.MM.RRRR určený Sociálnou poisťovňou, tak aj formát dátumu D.M.RRRR, ktoré môže vzniknúť potom, ako užívateľ otvorí csv súbor v programe Excel a následne súbor uloží na disk.
Podľa štruktúry mesačného výkazu poistného je IČPV 12-miestny reťazec pozostávajúci z číslic 0 až 9. V prípade IČPV hrozí pri otvorení csv súboru v programe Excel jeho preformátovanie z reťazca na číslo. To spôsobí, že ak IČPV začína nulami, napr. 000987654321, pri otvorení v programe Excel sa zmení na 987654321.
Aby sa predišlo tomu, že užívateľ naimportuje IČPV v nesprávnej štruktúre, funkcia importu má zapracovanú kontrolu, ktorá ak zistí, že IČPV je v súbore kratšie ako 12 znakov, číslo sa doplní na začiatku nulami na 12 znakov. Ak sa pri kontrole zistí, že IČPV je dlhšie ako 12 znakov, záznam sa z importu vylúči. Ošetrenie druhej situácie je len poistka pre prípad, že užívateľ IČPV prepisoval, pričom urobil chybu.