Účelom obrazovky Agenda je zhromaždiť na jednom mieste informácie z rôznych modulov. A to nielen pre používateľa ako zamestnanca, ale aj z pozície schvaľovateľa za jeho tím. V konečnom dôsledku je to centrálna evidencia žiadostí.
Agenda má dostupné dva pohľady, a to pohľad pre zamestnanca (tzv. moja agenda) a pohľad pre manažéra (schvaľovateľa – tímová agenda).
Moja agenda
V agende sa nachádzajú žiadanky utriedené podľa ich stavu, pričom sú v rámci záložiek rozdelené na Aktívne a Minulé takto:
- Aktívne: žiadanky s dátumom od 1. dňa aktuálneho mesiaca do budúcnosti
- Minulé: žiadanky s dátumom v rámci 2 predchádzajúcich ukončených mesiacov
Pre rýchle vyhľadanie záznamov môže používateľ využiť dátumový filter dostupný cez ikonu kalendára v pravej časti hlavičky. Vyberie si cez ňu mesiac a v dolnej časti sa zobrazia žiadanky v rámci vybratého mesiaca.
Používateľ sa po kliknutí na konkrétnu žiadanku dostane do jej detailu. Na základe stavu žiadanky môžu byť k dispozícii tlačidlá pre ďalšie akcie.
Detail žiadanky
V detaile nájde užívateľ informácie o stave žiadanky, meno žiadateľa, meno schvaľovateľa, dátume platnosti žiadanky, období platnosti žiadanky, mieste pobytu, zastupovaní, či dátume vytvorenia žiadanky. Podľa nastavených práv je možné z detailu žiadanku aj schváliť/zamietnuť/zrušiť.
Žiadanky, ktoré čakajú na schválenie sa nachádzajú aj na obrazovke pre Úlohy, kde sa používateľ dostane z panelu na domovskej obrazovke.
Nová žiadanka
Dôležitou funkciou na obrazovke Agenda je tiež možnosť pridať novú žiadosť. Tlačidlo sa nachádza v spodnej časti obrazovky. Novú žiadosť je možne pridať aj z dochádzkového kalendára na záložke Kalendár – dňové zobrazenie – záložka Plán.
UPOZORNENIE: V mobilnej aplikácii nie je možné vytvárať nové žiadosti v mene kolegu. Žiadateľom je vždy len práve prihlásený používateľ.
Po kliknutí na tlačidlo +Nová žiadosť sa zobrazí formulár na zadanie novej žiadanky. Typ neprítomnosti sa vyberá kliknutím na kartu danej neprítomnosti. Na týchto kartách sa zobrazujú aj zostatky dovolenky, prípadne čerpania absencií.
Žiadanka obsahuje polia povinné aj nepovinné. Pri pokuse o odoslanie žiadanky, ktorá nemá vyplnené povinné polia sa zobrazí chybová informácia.
V dolnej časti žiadanky je voľba Zapísať do kalendára – nadväzuje na funkcionalitu Humanetu využívanú modulom Schvaľovanie neprítomnosti. Ak si používateľ túto voľbu označí, žiadanka sa zapíše aj do jeho Outlook kalendára ako udalosť.
Vlastnú žiadanku môže používateľ kliknutím na príslušné voľby v prípade potreby zrušiť pred jej schválením, alebo po jej schválení vie požiadať o zrušenie.
Tímová agenda
V prípade, že má používateľ rolu schvaľovateľa (práva podľa nastavení na úrovni portálu), v ľavom hornom rohu („Moja agenda“) vie prepnúť náhľad na Tímovú agendu. V tímovej agende vidí všetky záznamy pre roly, ktorým schvaľuje žiadanky.
Pre rýchly prístup ku konkrétnym žiadankám existuje v agende kalendár pre výber mesiaca, či vyhľadávanie žiadaniek podľa mena zamestnanca (v pohľade pre schvaľovateľa, resp. v zobrazení „Tímová agenda“).
Dodatočné zamietnutie schválenej žiadanky
V prípade, že má schvaľovateľ právo na dodatočné zamietnutie už schválenej žiadanky, zobrazia sa mu v pohľade tímovej agendy aj schválené žiadanky, ktoré ešte môže zamietnuť. Nastaviť právo je možné vo voľbe Schvaľovanie neprítomností – Nastavenie schvaľovania neprítomností – Povoliť dodatočné zamietnutie schválenej žiadanky.
Hromadné schválenie žiadaniek
Hromadne schváliť žiadanky je možné cez:
- záložku Agenda v zobrazení Tímová agenda (prepínanie z Mojej agendy v ľavom hornom rohu),
- obrazovku Úlohy, kde sa používateľ dostane cez panel Dnes na domovskej obrazovke.
Upozornenie: Preklik do Úloh sa zobrazí len v prípade, že existuje aspoň jedna úloha pre používateľa.
Aktivovanie režimu hromadného schválenia
Pre aktiváciu hromadného schválenia je potrebné podržať prst približne dve sekundy na ľubovoľnej žiadanke, ktorá čaká na schválenie. Následne sa zobrazí v ľavej časti každej žiadanky výberové pole (checkbox), ktoré znázorňuje aktívny výber žiadaniek pre hromadné schválenie.
Výber žiadaniek
Jednoduchým klikaním na žiadanky je možné vybrať tie, ktoré budú schvaľované hromadne.
Používanie aktívnych tlačidiel
V spodnej časti obrazovky sa v aktívnom režime hromadného schválenia (po označení aspoň jednej žiadanky) zobrazujú tri tlačidlá:
- Tlačidlo „Označiť všetky“ slúži na rýchle označenie všetkých žiadaniek, ktoré čakajú na schválenie. Následne je možné rovnakým tlačidlom zrušiť označenie všetkých žiadaniek.
- Tlačidlom „Schváliť“ sa označené žiadanky odošlú na hromadné schválenie.
- Tlačidlom „Zrušiť“ sa deaktivuje režim pre hromadné schválenie.
Upozornenie: zamietnutie žiadanky vyžaduje uviesť relevantný dôvod, preto táto činnosť nie je podporovaná v hromadnom spracovaní.
Chybový stav pre hromadné schválenie
V prípade, že žiadanka neprejde schválením, je používateľ o tomto informovaný chybovým dialógom. Kliknutím na šípku smerujúcu nadol sa zobrazí dôvod, prečo nebolo možné žiadanku schváliť.