Databáza je v novom mesiaci v stave po prechode:
1. Zadať v evidencii Osobné a Rola všetky zmeny, ktoré majú vplyv na spracovanie miezd (nový pracovný pomer, skončenie pracovného pomeru, začiatok/koniec mimoevidenčného stavu, údaje o poberaní dôchodku, o zníženej pracovnej schopnosti, zmeny základných zložiek platu (PAM položky), zmeny pracovného kalendára - turnusu, preradenie na iné stredisko, DDS, exekúcie, výživné, ďalšie zrážky).
2. Zadať údaje do evidencie Nemoci (dočasná pracovná neschopnosť, ošetrovné, pracovný úraz, mimopracovný úraz) a ME stav (materská dovolenka, rodičovská dovolenka, neplatené voľno) – záložka Osobné/ Nemoci.
3. Zadať dochádzku na záložku Dochádzkové odchýlky (dovolenka, návšteva lekára) – ak chcete evidovať dochádzkové odchýlky priebežne počas mesiaca do budúceho obdobia spracovania miezd, použite záložku Rola/ Dochádzka/ Dochádzkové odchýlky, teda v čase, kedy ešte nie je možné zadávať dochádzkové odchýlky priamo do mzdového kalendára na záložke Mzdy/ Kalendár
4. Zadať mzdové položky na záložku Ručná úprava mzdy (odmeny, hodiny príplatkov, stravné/obedy, príspevky zo sociálneho fondu) – záložka Mzdy/ Ručná úprava mzdy. Pre zadanie položiek na záložku Ručná úprava mzdy môžete použiť hromadný import položiek. Efektívnosť nástroja sa prejaví predovšetkým v organizáciách s väčším počtom zamestnancov a v outsourcingových spoločnostiach, kde podklady pre spracovanie miezd môžu byť spracované priamo v xlsx súboroch importu.
5. Spustiť hromadný prvý prepočet miezd – voľba Spracovanie miezd/ Prepočet. Systém hromadne na všetkých aktívnych rolách bez ohľadu na to, či majú osobu v aktívnych alebo neaktívnych dátach, spustí funkciu inicializácie a následne prepočet miezd. Ak boli vyplnené všetky údaje podľa bodov 1 až 4, spracovanie miezd je možné považovať za ukončené.
Každý mesiac je potrebné hromadný prvý prepočet spustiť aspoň raz, čím sa databáza presunie do stavu po prepočte. To umožní v ďalších krokoch spustiť uzamknutie miezd a prechod do nového mesiaca.
Databáza je v stave po prepočte
6. Zadanie akýchkoľvek údajov podľa bodov 1 až 4 – ak je potrebné zadať akékoľvek údaje, ktoré majú vplyv na výpočet mzdy potom, ako už bol spustený prvý prepočet, je potrebné venovať zvýšenú pozornosť tomu, do akej miery sa zmeny automaticky prenášajú do mzdového kalendára a do výpočtu mzdy. Vo väčšine prípadov je potrebné spustiť na role len prepočet. Ale v niektorých prípadoch je potrebné spustiť opakovane inicializáciu mzdy, až potom prepočet. Je to napríklad v prípade zmeny pracovného kalendára, kedy inicializácia zabezpečí naplnenie mzdového kalendára novo nastaveným obrazom turnusu. V tomto prípade je nevyhnuté skontrolovať, že kalendárne zmeny zadané na záložke Rola/ Dochádzka/ Dochádzkové odchýlky, prípadne nemoci a mimoevidenčné stavy zapadli správne do nového obrazu turnusu. Ak nie, je potrebné dochádzkové odchýlky zadať nanovo.
Do mzdového kalendára je možné zadávať dochádzkové odchýlky aj priamo na záložke Mzdy/Kalendár. Toto je ale možné len ak je mzdový kalendár inicializovaný.
7. Skontrolovať výpočet mzdy na záložke Vypočítané mzdy – záložka Mzdy/ Vypočítané mzdy/ Mzdové položky.
8. Znova spustiť hromadný prepočet miezd – pred definitívnym ukončením spracovania miezd, po ktorom začínate spúšťať výstupné zostavy, odporúčame ešte raz spustiť hromadný prepočet. To pre prípad, že ste vykonali nejakú zmenu, ktorá má dopad na výpočet mzdy, ale už ste zabudli individuálne spustiť na zamestnancovi prepočet.
9. Spracovať výstupné zostavy (výplatné pásky, rekapitulácie, výkazy, prevodné príkazy, účtovný doklad) – voľba Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy.
10. Uzamknúť mzdy – voľba Spracovanie miezd/ Uzamknutie miezd hromadne uzamkne spracovanie miezd.
Databáza je v stave uzamknuté dáta
11. Spustiť prechod do ďalšieho mesiaca – voľba Spracovanie miezd/ Prechod na ďalší mesiac.
UPOZORNENIE: Prepočet miezd systém nebude spúšťať na rolách, ktorých platnosť začne v niektorom z budúcich mesiacov, alebo skončila v niektorom z minulých mesiacov, pokiaľ nemá zadanú žiadnu položku na záložke Mzdy/ Ručná úprava mzdy. To zabezpečí, aby sa nevytvárali spoplatňované výplatné pásky za obdobie, kedy rola nie je platná. Napr. rola (pracovný pomer) začína 15.11.2017 a užívateľ práve spracováva mzdy za október 2017. Na role sa nespustí ani inicializácia ani prepočet mzdy.
To, že neprebehla inicializácia poznáte podľa toho, že kalendár zostane nenaplnený.
To, že neprebehol prepočet poznáte podľa toho, že na záložke Mzdy/ Vypočítané mzdy/ Mzdové položky nie je zobrazená tabuľka Položky.
