Správca má možnosť v evidencii Plánované výdavky definovať k jednotlivým mestám (TPC) alebo krajinám a mestám (ZPC) fixné sumy pre výpočet:
- odhadu nákladov na ubytovanie,
- cestovných výdavkov,
- letenka,
- víza do krajiny (ZPC)
- ostatné výdavky,
tieto sumy, ak sú definované, sú prenášané do odhadu nákladov. Ak nie sú zadané hodnoty pre danú krajinu, systém neumožní odoslať cestovný príkaz na schválenie. Namiesto toho sa zobrazí výzva: „Nie je možné odoslať Váš cestovný príkaz na schválenie, pretože pre cieľovú krajinu nie sú definované plánované náklady. Pre riešenie kontaktujte prosím správcu aplikácie.“
Samotné pridávanie do plánovaných výdavkov je realizované v dvoch fázach:
- Pridanie krajiny či mesta – tlačidlom Pridať a po vyplnení (názvu, napr. UK-LDN, krajiny napr. Veľká Británia, príp. mesta, napr. Londýn) kliknúť na Zapísať.
- Definovanie odhadovaných nákladov – po zápise sa objaví ďalšia tabuľka, do ktorej je možné pridávať jednotlivé priemerné náklady, napr. letenka 250€ jednorázovo, ubytovanie 90€ každodenne.
Samozrejme, jednotlivé náklady je možné upravovať a odstraňovať rovnakou logikou ako pri všetkých ďalších operáciách v rámci modulu. Nie sú možné duplicitné záznamy pre jeden pár krajiny a mesta.
Užívateľ môže zadávať a upravovať k jednotlivým krajinám, resp. mestám výdavky povolené v evidencii Typy plánovaných výdavkov (Cestovné výdavky, Letenka, Víza, Výdavky na ubytovanie).
Cez Doplnky je možné vykonať Export do XML alebo Import z XML súboru.