Vo voľbe Personálne údaje/ Import do evidencie Osoba a Rola je funkcia importu údajov, ktorá automaticky vytvorí novú evidenciu Osoba a Rola, pričom do príslušnej evidencie vyplní údaje zadané v importnom xlsx súbore. Importovať je možné hromadne údaje viacerých zamestnancov, alebo údaje jediného zamestnanca z tzv. Osobnej karty. Rozdiel je len v použitom importnom xlsx súbore.

Vo voľbe je aj funkcia aktualizácie už existujúcich údajov evidencie Osoba a Rola. Pre tento účel možno použiť oba typy vzorového xlsx súboru

Naplnenie niektorých číselníkov

Skôr než sa spustí import zo súboru je potrebné v databáze doplniť nasledovné údaje:

• Vo voľbe Základné nastavenia/ Regióny v tabuľke Zoznam štátov doplniť položku, ak niektorý štát zadaný v importnom súbore v stĺpcoch Štátna príslušnosť – kód  a Adresa trvalého bydliska – Štát – kód v číselníku chýba.
• Vo voľbe Základné nastavenia/ Organizácie v organizácii typu DDS (doplnková dôchodková sporiteľňa), pre ktorú sú zadané údaje v stĺpci DDS – spoločnosť – kód zadať na záložku Účty účet organizácie, aby sa pri importe automaticky zapísal do zrážky Doplnkové dôchodkové sporenie.
• Vo voľbe Základné nastavenia/ Organizácie v organizácii typu Humanet na záložku Miesto výkonu práce doplniť číselník, ak sa do stĺpca Miesto výkonu práce budú zadávať kódy pobočiek spoločnosti (ak túto informáciu spracovateľ miezd chce evidovať).
• Vo voľbe Pomocné dáta PAM/ Turnusy a Pomocné dáta PAM/ Obrazy turnusov pridať pracovné kalendáre (ak je to potrebné) a kódy novo pridaných pracovných kalendárov – obrazov turnusov sa budú zadávať do stĺpca Kód pracovného kalendára zamestnanca.
• Vo voľbe Pocné dáta PAM/ Nároky na dovolenku pridať skupiny dovoleniek (ak je to potrebné) a kódy novo pridaných skupín dovoleniek sa budú zadávať do stĺpca Skupina dovoleniek – kód.

Ak užívateľ bude importovať zo súboru Osobná karta, údaje doplnené do číselníkov v programe musí pridať aj do číselníkov vzorového importného xlsx súboru Osobná karta. Popis postupu je v kapitole Doplnenie údajov do číselníkov vzorového importného súboru Osobná karta v dokumente Import evidencie Osoba a Rola (Kliknutím na Popis funkcie - dokument na stiahnutie si stiahnete podrobný popis funkcie a popis pravidiel pre vyplnenie jednotlivých stĺpcov importného súboru).

Spracovanie importu

Vstupom do voľby Import do evidencie Osoba a Rola sa zobrazí formulár, v ktorom je prehľadne zobrazený postup krokov, ktoré má užívateľ vykonať, ak chce hromadne importovať evidencie osoba a rola.

1. krok: Stiahnite si prázdny súbor pre import. Vyberte si súbor pre hromadný import alebo osobnú kartu.

Kliknutím na tlačidlo Súbor pre hromadný import si užívateľ stiahne prázdny súbor vo formáte xlsx, ktorý je určený na vyplnenie údajov pre import viacerých záznamov - zamestnancov.

Kliknutím na tlačidlo Osobná karta si užívateľ stiahne prázdny súbor vo formáte xlsx, ktorý je určený na vyplnenie údajov pre import jediného zamestnanca. Tento súbor môže personalistom slúžiť ako vstupná Osobná karta zamestnanca, v ktorej zamestnanec vyplní údaje v riadkoch vyznačených zelenou farbou – údaje evidencie Osoba, a personalista následne doplní údaje vyznačené oranžovou farbou – údaje evidencie Rola. Následne je možné formulár tlačiť.

2. krok: Vyplňte stiahnutý súbor

Pri naplnení jednotlivých údajov je potrebné dodržiavať pravidlá, určené dodávateľom systému na to, aby import prebehol bezchybne.

Súbor pre hromadný import

UPOZORNENIE: Nikdy nemeňte predpísanú hlavičku importného xlsx súboru! Nemeňte počet stĺpcov a poradie stĺpcov. Nemeňte ani počet riadkov v hlavičke, pretože import očakáva prvý záznam v súbore vo 4. riadku. V hlavičke importného súboru je v komentári v každom stĺpci krátky popis k vyplneniu údajov. Tieto popisy sú uvedené aj v kapitole Popis jednotlivých stĺpcov (z komentárov v xlsx súbore) v dokumente Import evidencie Osoba a Rola

Ak je v popise uvedené formát bunky: text znamená to, že bunka s údajom musí mať formát text. Všetky ostatné stĺpce majú mať formát všeobecný.

Údaje, ktoré sú povinné na vyplnenie, sú označené hviezdičkou. Údaje, u ktorých sa musí vyplniť kód z číselníka, majú v hlavičke uvedenú informáciu Hárok..., napr. Hárok Tituly. Kliknutím na tento text sa užívateľ prepne do príslušného číselníka.

Pre návrat do súboru s importnými údajmi stačí kliknúť na bunku A1 v každom z číselníkov.

V importnom súbore sú farebne odlíšené hlavičky stĺpcov s údajmi evidencie Osoba,

evidencie Rola

a evidencie jednotlivých detí. Momentálne je možné zadať do importného súboru údaje najviac piatich detí.

Stĺpce pre dátumy majú v súbore formát Všeobecný. Po vpísaní korektného dátumu ich excel automaticky prekonvertuje na formát Dátum. Ak dátum nebude korektný, systém záznam vylúči z importu.

Ak použijete pri zápise dátumu formát bunky Text, dátum musí byť zapísaný vo formáte DD.MM.RRRR, kde DD je deň ako dvojčíslo, MM je mesiac ako dvojčíslo a RRRR je rok ako štvorčíslo, napr. 01.01.2020.

Súbor Osobná karta

UPOZORNENIE: Úpravy v súbore Osobná karta sú možné len v rozsahu popísanom v tejto príručke. Nesprávne zásahy do súboru povedú k tomu, že z neho nebude možné spustiť import.

Súbor Osobná karta obsahuje list DOTAZNÍK, na ktorom je formulár na vyplnenie údajov. Import údajov sa nerealizuje z listu DOTAZNÍK, ten slúži len ako formulár na vyplnenie údajov novým zamestnancom, resp. personalistom. Import sa realizuje zo skrytého listu IMPORT.

Je to ten istý list ako v súbore pre hromadný import, len údaje sa do neho vpisujú pomocou vzorcov po ich zápise na list DOTAZNÍK.

Niektoré údaje na záložke DOTAZNÍK sa zadávajú výberom zo zoznamu. To, v ktorom políčku sa nachádza zoznam pre výber, informuje text vedľa vyberte zo zoznamu. Užívateľovi sa vtedy kliknutím do políčka zobrazí šípka na konci políčka, a po kliknutí na šípku sa zobrazí zoznam pre výber. Zdrojom údajov pre výber sú tabuľky pripravené na jednotlivých listoch súboru xlsx. Tieto listy sú všetky skryté, okrem listu Obrazy turnusov.

Odkrytý list Obrazy turnusov slúži pre prípad, že užívateľ potrebuje rozšíriť zoznam pracovných kalendárov, ktoré definoval vo voľbe Pomocné dáta PAM/ Obrazy turnusov a Turnusy. Odkrytím ďalších listov si užívateľ môže doplniť aj ďalšie zoznamy: Štáty – pre zadanie štátnej príslušnosti alebo štátu trvalého bydliska, Dovolenky – pre zadanie skupiny dovoleniek. To, ako rozšíriť zoznam položiek v tabuľke (a teda v zozname formulára) alebo odkryť skrytý list je popísané v kapitole Doplnenie údajov do číselníkov v súbore Import evidencie Osoba a Rola.

Aktualizácia dát

Okrem importu nových evidencií je vo voľbe Import do evidencie Osoba a Rola dostupná aj funkcia aktualizácie dát v týchto evidenciách. Funkcia aktualizácie je určená na to, aby bolo možné evidenciu Osoba a Rola, vytvorenú v zjednodušenom režime pre potreby modulu Spracovanie dochádzky, hromadne importom doplniť o údaje nevyhnutne potrebné pre spracovanie personalistiky a miezd. Pre potreby tejto funkcie sa použijú rovnaké súbory, ako pre import, a pre vyplnenie jednotlivých údajov do vzorového xlsx súboru platia rovnaké pravidlá, ako je uvedené v kapitole Popis jednotlivých stĺpcov (z komentárov v xlsx súbore) v príručke HNT_Import evidencie Osoba a Rola. Rozdiel je v tom, že pri aktualizácii dát je kontrola vyplnených údajov menej prísna, a tak je možné vyplniť len niektoré údaje, ktoré v evidencii ešte chýbajú. Na to, aby bolo možné aktualizovať a doplniť údaje v evidencii Osoba, musí byť v importnom súbore vyplnený údaj v stĺpci OČ (osobné číslo). Aby bolo možné aktualizovať a doplniť údaje v evidencii Rola, musí byť v importnom súbore vyplnený údaj v stĺpci Číslo roly.

Pri zápise historickej platnosti zmien a doplnených údajov systém postupuje tak, ako je uvedené v nasledujúcej kapitole.

3. krok: Načítajte vyplnený súbor

V 3. kroku sú dostupné dve tlačidlá, Načítať súbor pre import dát a Načítať súbor pre aktualizáciu dát.

Tlačidlo Načítať súbor pre import dát sa použije v prípade potreby importovať novú evidenciu Osoba a Rola. Tlačidlo Načítať súbor pre aktualizáciu dát sa použije v prípade potreby prepísať alebo doplniť niektoré údaje už existujúcej evidencie Osoba a Rola. Pri aktualizácii dát sa aktualizuje len evidencia Osoba s rovnakým osobným číslom a evidencia Rola s rovnakým číslom roly.

Po vyplnení údajov kliknite na tlačidlo Načítať súbor pre import dát alebo Načítať súbor pre aktualizáciu dát, nájdite a vyberte importný súbor a kliknutím na OK spustíte načítanie údajov.

Zobrazia sa záložky Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu.

Na záložke Záznamy vylúčené z importu je potrebné podľa popisu v časti Chyby identifikovať nedostatky záznamu v importnom súbore a chybné alebo chýbajúce zadanie opraviť.

Aj na záložke Záznamy pre import môžu byť v časti Upozornenia zobrazené nejaké hlásenia. Napr. ak sa pri načítaní údajov zistí, že evidencia Osoba s rovnakým osobným číslom už existuje, údaje do evidencie Osoba sa už importovať nebudú, ale k existujúcej evidencii Osoba sa naimportuje nová evidencia Rola.

UPOZORNENIE: Pri importe novej evidencie Osoba a Rola sú zapracované iné kontrolné mechanizmy ako pri aktualizácii existujúcej evidencie Osoba a Rola.

Ak je potrebné k existujúcej evidencii Osoba pripojiť novú, alebo súbežnú evidenciu Rola, stačí zadať osobné číslo a následne už len údaje do evidencie Rola.

Importovať je možné iba evidenciu Osoba. V takom prípade stačí, ak nie je zadaný údaj v stĺpci Druh PPV – kód a import evidenciu Rola nepridá, aj keď by ostatné údaje v role boli vyplnené. Systém na túto skutočnosť upozorní v zázname pripravenom na import.

Pri vyplňovaní dátumu platnosti má užívateľ dve možnosti:

• buď dátum platnosti zadá, a vtedy sa príslušná evidencia (dôchodok, invalidity, ZPS...) zapíše s platnosťou od zadaného dátumu,
• alebo dátum platnosti nezadá, a potom:
  • ak je dátum vzniku roly starší alebo rovný ako 1. deň aktuálne otvoreného obdobia spracovania miezd, zapíše sa 1. deň aktuálne otvoreného obdobia spracovania miezd – t.j. nastavenie sa použije už v mesiaci spracovania miezd, v ktorom bol vykonaný import;
  • ak je dátum vzniku roly mladší ako 1. deň aktuálne otvoreného obdobia spracovania miezd, zapíše sa dátum vzniku roly – t.j. nastavenie sa použije až v prvom mesiaci platnosti roly.

Tento spôsob vyhodnotenia zápisu dátumu platnosti sa týka v osobe pridávania období:

• zdravotnej poisťovne
• odpočítateľnej položky na ZP
• ZPS
• invalidity
• dôchodku
• SDS
• DDS

v role pridávania období:

• skupiny dovoleniek
• nezdaniteľnej časti základu dane
• zrážky DDS
• daňového bonusu na dieťa

Pri načítaní údajov na záložku Rola/ Dovolenky/ Nárok, čerpanie, zostatok sa naplní údaj rok podľa obdobia platnosti u skupiny dovoleniek.

Ostatné platnosti období, ako typ príjmu na sociálne poistenie, zdravotné poistenie, zdanenie určuje vždy dátum vzniku roly.

Vyššie popísané pravidlá historického zápisu platia ako pri importe nových evidencií, tak pri aktualizácii existujúcich evidencií.

UPOZORNENIE: Ak omylom spustíte import toho istého súboru druhý krát, ku každej už existujúcej osobe sa pridá nová – súbežná rola.

4. krok: Skontrolujte dáta pre import aj dáta vylúčené z importu. Ak je nutné opraviť chyby, opravte ich v súbore a znova načítajte opravený súbor

Ak boli niektoré záznamy vylúčené z importu, je potrebné si pozrieť chybové hlásenie, vstúpiť do importného xlsx súboru, údaje opraviť, alebo doplniť a znova spustiť načítanie. Proces opakujte dovtedy, kým sa na záložke Záznamy pre import nezobrazia všetky tie záznamy, ktoré chcete importovať.

5. krok: Importujte dáta osôb a rolí

Po spustení funkcie importu (tlačidlo Načítať súbor pre import dát) a načítaní údajov sa v 5. kroku zobrazí tlačidlo Importovať.

Po spustení funkcie aktualizácie (tlačidlo Načítať súbor pre aktualizáciu dát) a načítaní údajov sa v 5. kroku zobrazí tlačidlo Aktualizovať.

Ak sa na záložku Záznamy pre import nenačítal žiaden záznam, lebo všetky záznamy boli vylúčené z importu, v 5. kroku sa nezobrazí žiadne tlačidlo.

Ak importný súbor neobsahuje žiadne záznamy pre import, nezobrazí sa tlačidlo a ani záložky Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu.

Po načítaní údajov z importného xlsx súboru sa kliknutím na tlačidlo Importovať, resp. Aktualizovať spustí zápis údajov záznamov zo záložky Záznamy pre import. V prípade potreby má užívateľ možnosť zo zoznamu záznamov pripravených na import nežiaduce záznamy odstrániť označením záznamu a kliknutím na tlačidlo Odstrániť.