S každou zmenou stavu cestovného príkazu sú spojené tzv. notifikácie pre akcie. Sú to e-mailové správy, ktoré sa odosielajú jednotlivým účastníkom schvaľovacieho procesu v jeho jednotlivých štádiách. Správa textov notifikácií je pre správcu aplikácie dostupná vo voľbe Notifikácie pre akcie v časti SPRÁVA NASTAVENÍ.
Emailové adresy adresátov sa získavajú z evidencie Personálne údaje / Osoby / Identifikácia / Kontakty – kontakt typu e-mailová adresa s najvyššou váhou.
V systéme sú nadefinované tieto notifikácie pre cestovné príkazy:
- TO001 Cestovný príkaz odoslaný na schválenie - účastník a zadávateľ
- TO002 Cestovný príkaz odoslaný na schválenie - schvaľovateľ (posiela sa aj delegátom schvaľovateľa)
- TO003 Cestovný príkaz odoslaný na schválenie - schvaľovatelia na ďalšej úrovni
- TO004 Cestovný príkaz odoslaný na schválenie - dedikovaná adresa
- TO005 Tuzemský cestovný príkaz schválený - dedikovaná adresa
- TO006 Zahraničný cestovný príkaz schválený - dedikovaná adresa
- TO007 Cestovný príkaz schválený - účastník a zadávateľ
- TO008 Cestovný príkaz zamietnutý - účastník a zadávateľ
- TO009 Tuzemský cestovný príkaz zamietnutý - dedikovaná adresa
- TO010 Zahraničný cestovný príkaz zamietnutý - dedikovaná adresa
- TO011 Tuzemský cestovný príkaz stornovaný - dedikovaná adresa
- TO012 Zahraničný cestovný príkaz stornovaný - dedikovaná adresa
- TO013 Cestovný príkaz stornovaný - účastník, zadávateľ, schvaľovateľ (posiela sa schvaľovateľovi, ktorý má príkaz schváliť, alebo ho schválil – zdrojom dát v druhom prípade je história príkazu)
- TO014 Cestovný príkaz vrátený na opravu - účastník a zadávateľ
- TO015 Cestovný príkaz upravovaný - schvaľovateľ
- TO016 Tuzemský cestovný príkaz upravovaný - dedikovaná adresa
- TO017 Zahraničný cestovný príkaz upravovaný - dedikovaná adresa
- TO018 Požiadavka na zálohu - pokladňa
- TO019 Záloha pripravená na vyplatenie – účastník a zadávateľ
- TO020 Všeobecná notifikácia pre manuálne odoslanie (ad hoc)
- TO021 Vyúčtovanie zaslané na schválenie – účastník, zadávateľ
- TO022 Vyúčtovanie schválené schvaľovateľmi a posunuté na spracovanie do pokladne - pokladňa
- TO023 Vyúčtovanie vrátené na opravu – účastník a zadávateľ
- TO024 Vyúčtovanie schválené – účastník a zadávateľ
- TO025 Cestovný príkaz opätovne odoslaný na schválenie – schvaľovateľ - odošle sa ak užívateľ upraví CP alebo ak mu ho vráti schvaľovateľ a on ho 2. krát posiela na schválenie
- TO026 Cestovný príkaz opätovne odoslaný na schválenie – dedikovaná adresa
- TO027 Požiadavka na zálohu - učtáreň
- TO028 Vyúčtovanie zaslané na schválenie – schvaľovateľ
- TO029 Cestovný príkaz upravovaný – zadávateľ, účastník
- TO030 Vyúčtovanie schválené schvaľovateľmi a posunuté na spracovane - učtáreň
Pri každej notifikácii môže správca upraviť predmet, text správy a stav (aktívna, neaktívna). Neaktívne notifikácie systém neodosiela. Text správy obsahuje okrem samotného textu aj tzv. dátové položky, resp. kódy, napr. {{CISLO_CP}}. Tieto texty sa v reálnej e-mailovej správe nahradia konkrétnym údajom z cestovného príkazu, napr. T12100018.
Systém umožňuje schválenie CP (iba CP, nie vyúčtovania) schvaľovateľom/delegátom cez mailovú notifikáciu. V dolnej časti notifikácie TO002, TO003 a TO025 je preto vhodné pridať kódy:
- {{BTN_APPROVE}} - priamo schváli cestovný príkaz
- {{BTN_REJECT}} - otvorí formulár konkrétneho CP na dialógu pre zamietnutie CP, kde musí schvaľovateľ zadať dôvod zamietnutia
Všeobecná notifikácia pre manuálne odoslanie (ad hoc) je v tomto zozname výnimočná, nakoľko je určená pre tzv. Ad-hoc notifikácie. Text, ktorý si tu správca nastaví mu bude načítaný ako predloha pri odosielaní tejto notifikácie. Následne si ho pred odoslaním upraví podľa svojej preferencie. Odporúčame túto notifikáciu ponechať aktívnu.
V zozname Notifikácie pre akcie je v stĺpci Riadená systémom pri každej notifikácii možnosť nastaviť príznak. V prípade, že je zaškrtávacie pole označené, nebude si užívateľ môcť danú notifikáciu vypnúť vo voľbe Nastavenie notifikácií (užívateľ). Po označení zaškrtávacieho poľa sa hodnota ihneď uloží.
Všetky notifikácie je možné aktivovať alebo deaktivovať jediným kliknutím na príslušnú voľbu v menu Doplnky – Aktivovať všetky notifikácie / Deaktivovať všetky notifikácie.
Užívateľ s príslušnými oprávneniami (administrátor alebo správca modulu) môže všetky notifikácie pre akcie zálohovať cez menu Doplnky – voľby Export do XML / Import z XML. Exportuje sa aj stav, t.j. či je notifikácia zapnutá alebo vypnutá.