Pomocou voľby Import dochádzky môžete do systému Humanet importovať dochádzkové udalosti z externého súboru na záložky Kalendár a Ručná úprava mzdy vo voľbe Spracovanie miezd/ Mzdy a na záložky Dochádzkové odchýlky a Individuálna pracovná doba vo voľbe Spracovanie miezd/ Roly. Funkcia importu dochádzky je dostupná vo voľbe Spracovanie miezd/ Import dochádzky. Vo voľbe Import dochádzky sa nachádzajú tri voľby:
- Nový import - vo voľbe sa nachádzajú funkcie pre spracovanie importu,
- Spracované importy – vo voľbe sa nachádza zoznam Záznamy o importoch,
- Definície importu – vo voľbe sa nachádza Zoznam definícií importu dát, kde užívateľ vytvára a upravuje definície importu.
Skôr než sa spustí prvý import súboru z dochádzky, je potrebné vytvoriť jeho definíciu, t.j. podmienky importu a položky, ktoré bude možné spustením importu zapísať na vyššie uvedené záložky. Vo voľbe Definície importu je užívateľovi k dispozícii vzorový Import dochádzky HUMAN Časový manažér... CSV formát, podľa ktorého si môže užívateľ vytvoriť definíciu importu podľa vlastných potrieb.
Konverzia súborov z dochádzkových systémov do štandardného formátu xlsx funkcie Import
V systéme Humanet je import dochádzky definovateľná funkcia, v rámci ktorej si užívateľ môže nadefinovať štruktúru importného súboru, ktorá zodpovedá najčastejšie používanej štruktúre údajov importovaných z dochádzkových systémov. Sú však prípady, kedy z dochádzkového systému prichádzajú dáta v štruktúre, ktorá nie je tak často používaná. V tomto prípade odporúčame užívateľovi použiť utilitu na konverziu súborov z dochádzkového systému do štandardnej štruktúry. V súčasnej dobe máme k dispozícii konverziu súborov z dochádzkového systému Kriváň spoločnosti WEGA LH súborov vo formáte dat a z dochádzkového systému SAITECH vo formáte txt. V oboch prípadoch ide o konverziu do štandardnej štruktúry údajov do súboru vo formáte xlsx, kde sú kalendárne zmeny vyjadrené trvaním v tvare desatinného čísla.

Užívateľ vyberie v políčku Výber dochádzkového systému typ importu, a pomocou tlačidiel Načítaj súbor... načíta príslušné súbory pre konverziu. V políčku Umiestnenie výsledného súboru xlsx zadá adresu, do ktorej sa skonvertovaný súbor uloží. V prípade záujmu o utilitu na konverziu súborov kontaktuje službu hotline.
Pri importe z dochádzkového systému Kriváň sa importujú dva súbory vo formáte dat - súbor s plánom a súbor s neprítomnosťami a príplatkami. Pri importe z dochádzkového systému SAITECH sa importuje len jeden súbor – s neprítomnosťami a príplatkami, vo formáte txt.

Definovanie importu dochádzky
Vo voľbe Spracovanie miezd/ Import dochádzky/ Definície importu vytvorte kópiu Importu dochádzky HUMAN Časový manažér... CSV formát označením definície a kliknutím na voľbu Doplnky/ Kopírovať označené. Následne vstúpte do definície cez pero. Otvorí sa formulár Definícia importu dát.

Kód, Skratka, Názov - zadajte kód, skratku a názov definície importu, pod ktorým bude definícia importu evidovaná.
Formát súboru – v políčku je vybraný formát súboru CSV formát (hodnoty oddelené bodkočiarkou). Systém Humanet podporuje pri importe dochádzky formáty XLSX, DBF, XML (MS Excel 2003), TXT (hodnoty oddelené tabulátorom), CSV (hodnoty oddelené čiarkou), CSV (hodnoty oddelené bodkočiarkou).
Súkromný - políčko je nastavené ako označené. Označenie políčka zabezpečí, aby bola definícia importu dochádzky prístupná len užívateľovi, ktorý import nadefinoval. Ak chcete definíciu importu dochádzky sprístupniť všetkým užívateľom vo vašej databáze, políčko odznačte. Definícia bude verejná.
UPOZORNENIE: Ak ste definíciu importu dochádzky sprístupnili všetkým užívateľom ako verejnú už ju nemôžete zmeniť späť na súkromnú. Ak však vytvoríte z verejnej definície kópiu, táto bude mať políčko Súkromný označené – bude teda súkromná.

Načítať hlavičku z riadku č. – políčko nie je označené. Políčko sa označí v prípade, že importný súbor obsahuje záhlavie pre identifikáciu údajov v stĺpcoch (napr. dáta vo formáte XLSX majú definované nadpisy stĺpcov). Zároveň sa v sprístupnenom políčku vyplní poradové číslo riadku súboru, v ktorom sa záhlavie nachádza.
Formát dátumu – zadaná je dátumová maska d.M.yyyy. Upravte dátumovú masku podľa toho, v akom formáte je dátum uvádzaný v importnom súbore z dochádzkového systému. Podľa zadanej dátumovej masky bude systém Humanet pri načítaní údajov z importného súboru interpretovať dátum dochádzkovej udalosti pri zápise do mesačného kalendára.
UPOZORNENIE: Pri zápise dátumovej masky dodržiavajte malé a veľké písmená:

Formát času – zadaná je časová maska h:mm. Upravte časovú masku podľa toho, v akom formáte je čas uvádzaný v importnom súbore. Podľa zadanej časovej masky bude systém Humanet pri načítaní údajov z importného súboru interpretovať trvanie dochádzkovej udalosti pri zápise do mesačného kalendára, resp. na záložku Ručná úprava mzdy.
UPOZORNENIE: Pri zápise časovej masky dodržiavajte malé a veľké písmená:


Pre označenie stĺpca v súbore použiť – v políčku je nastavená hodnota Poradové číslo, keďže sa očakáva, že importný súbor nebude mať hlavičku. Ak importný súbor bude obsahovať hlavičku, vyberie sa hodnota Názov.
Identifikátor roly – v políčku je nastavený identifikátor Osobné číslo . Toto nastavenie je vhodné v prípade, že v organizácii má zamestnanec vždy len jeden platný pracovný pomer. Použiť možno aj identifikátor Rodné číslo. Ak je predpoklad, že čo len jeden zamestnanec by mohol mať v organizácii dva a viac pracovných pomerov (dohôd), je nevyhnutné používať ako identifikátor roly Číslo roly alebo ID roly, aby systém vedel presne identifikovať rolu, do ktorej naimportuje dochádzkové odchýlky a mzdové položky. V prípade identifikátora Číslo roly je potrebné v evidencii Rola zadať každému zamestnanecovi jedinečné číslo roly, a odporúčame mať zapnutú funkciu Generovať čísla rolí automaticky vo voľbe Základné nastavenia/ Užívateľské nastavenia/ Nastavenie konštánt. Viac o automatickom generovaní čísla roly viď. príručka Ako začať – personalistika a mzdy. ID roly je údaj, ktorý užívateľ bežne nevidí, ale ak si spracuje zoznam rolí cez voľbu Doplnky/ Export do excelu vo voľbe Roly, tak je to údaj v prvom stĺpci ID.

Dopĺňať identifikátor nulami do... znakov – v políčku je nastavená hodnota 0. Toto políčko plní svoju funkciu v prípade, že osobné čísla v databáze Humanet sú nastavené na pevný počet miest (doplnené nulami), ale v importnom súbore sú tieto osobné čísla zapísané bez núl.
Pre všetky políčka Stĺpec... platí spoločný postup: ak ste v políčku Pre označenie stĺpca v súbore použiť zvolili voľbu Názov, vpíšte do políčka názov príslušného stĺpca s údajmi. Ak ste v políčku Pre označenie stĺpca v súbore použiť zvolili voľbu Poradové číslo, vpíšte do políčka poradové číslo stĺpca s údajmi.

Dátum dochádzkovej zmeny - Stĺpec s dátumom – identifikuje stĺpec s dátumami dochádzkovej udalosti.
Trvanie dochádzkovej zmeny – v políčku je zadaná možnosť vo formáte času. To znamená, že v importnom súbore je trvanie dochádzkovej zmeny uvádzané počtom hodín a minút, napr. 7:30.
Ak je v importnom súbore trvanie dochádzkovej zmeny uvádzané ako desatinné číslo, napr. 7,5, vyberie sa možnosť v desatinných číslach. Ak je v importnom súbore trvanie dochádzkovej zmeny uvádzané ako obdobie od-do, napr. od 7:30 do 15:30, vyberie sa v políčku možnosť od-do.
Stĺpec s trvaním – identifikuje stĺpec s dobami trvania dochádzkových udalostí.
Stĺpec Od, Stĺpec Do – identifikuje stĺpce s údajmi o začiatku a o konci časového intervalu.
Typ dochádzkovej zmeny - Stĺpec s typom – identifikuje stĺpec s údajmi o type dochádzkovej zmeny.
Zoznam položiek – vo vzorovej definícii sú pridané definície vybraných, všeobecne najčastejšie používaných kalendárnych zmien v importe z dochádzkového systému Human.

Zoznam položiek môže užívateľ upraviť podľa svojich potrieb, ale nie je potrebné zo zoznamu odstraňovať položky, ktoré sa v aktuálnom mesiaci nebudú importovať. Ak sa v importnom súbore nevyskytnú, nenaimportujú sa.
Pri pridávaní položky typu kalendárna zmena sa do políčka Typ dochádzkovej zmeny v súbore zapíše identifikátor (označenie) dochádzkovej udalosti v importovanom súbore. Napr. dochádzková udalosť dovolenka môže byť v súbore označená písmenom D. V políčku sa prenáša ako sa vyberie položka Kalendárna zmena a z výberového zoznamu napravo sa vyberie požadovaný typ kalendárnej zmeny.

Takto nadefinovaná dochádzková udalosť sa pri importe zapíše do mzdového kalendára ako kalendárna zmena. Ak sa importuje do kalendára so zadávaním v hodinách a minútach, bez ohľadu na to či sa vyberie typ trvania dochádzkovej zmeny vo formáte čas alebo od do, systém pri zápise do kalendára vždy vypočíta trvanie kalendárnej zmeny, a zapíše ju od začiatku pracovnej zmeny podľa plánu. Ak na jeden deň pripadne viac dochádzkových odchýlok, uložia sa postupne jedna za druhú. Ak sa importuje do kalendára so zadávaním v desatinných číslach, v nastavení sa použije typ trvania dochádzkovej zmeny v desatinných číslach, a pri zápise sa zapíše trvanie dochádzkovej odchýlky ako desatinné číslo. Aj v tomto prípade platí, že ak na jeden deň pripadne viac dochádzkových odchýlok, uložia sa postupne jedna za druhú.
UPOZORNENIE: Zápis období nemocí a mimoevidenčných stavov nie je súčasťou funkcie Importu dochádzky a do príslušných evidencií systému Humanet sa zapisujú ručne. Preto tieto obdobia je zbytočné pridávať do definície importu položky do tabuľky Zoznam položiek.
Pre pridanie položky typu mzdová položka sa do políčka Typ dochádzkovej zmeny v súbore zapíše identifikátor (označenie) dochádzkovej udalosti v importovanom súbore. Napr. dochádzková udalosť nadčas nižší môže byť v súbore označená písmenom N. V políčku sa prenáša ako sa vyberie položka Mzdová položka a z výberového zoznamu napravo sa vyberie požadovaná mzdová položka.

Takto nadefinovaná dochádzková udalosť sa pri importe zapíše na záložku Mzdy/ Ručná úprava mzdy, pričom ak je trvanie dochádzkovej udalosti v importnom súbore v hodinách a v minútach), údaj sa prepočíta na desatinné číslo.
Definovanie importu dochádzky na záložky Dochádzkové odchýlky a Individuálna pracovná doba
Importovať údaje z dochádzky na záložky Dochádzkové odchýlky a Individuálna pracovná doba je možné len ak je v políčku Trvanie dochádzkovej zmeny vybraná položka od – do alebo v desatinných číslach.

Nastavenie vo formáte času túto možnosť nemá. Súvisí to s tým, že toto nastavenie pracuje s trvaním v hodinách a v minútach, ale na správne zadanie údajov na vyššie uvedené záložky je potrebné zadať začiatok a koniec intervalu (napr. od 7:30 do 12:30).

UPOZORNENIE: Definícia importu dochádzky, ktorá bude obsahovať položku Turnusová zmena alebo Dochádzková odchýlka, nesmie obsahovať položku Kalendárna zmena. To znamená, že jednou definíciou importu možno importovať buď len údaje na záložky Dochádzkové odchýlky a Individuálna pracovná doba, odkiaľ sa údaje následne zapisujú do mzdového kalendára, alebo len priamo do mzdového kalendára. Oba typy definície môžu obsahovať import mzdovej položky.

Pri pridávaní položky typu dochádzková odchýlka sa do políčka Typ dochádzkovej zmeny v súbore zapíše identifikátor (označenie) dochádzkovej udalosti v importovanom súbore. Napr. dochádzková udalosť dovolenka môže byť v súbore označená písmenom D. V políčku sa prenáša ako sa vyberie položka Dochádzková odchýlka (Dochádzkové odchýlky) a z výberového zoznamu napravo sa vyberie požadovaný typ dochádzkovej odchýlky.

Takto nadefinovaná dochádzková udalosť sa pri importe zapíše na záložku Rola/ Dochádzka/ Dochádzkové odchýlky.
Pri pridávaní položky typu individuálna pracovná doba sa do políčka Typ dochádzkovej zmeny v súbore zapíše identifikátor (označenie) dochádzkovej udalosti v importovanom súbore. Napr. dochádzková udalosť voľno môže byť v súbore označená písmenom V. V políčku sa prenáša ako sa vyberie položka Individuálna pracovná doba a z výberového zoznamu napravo sa vyberie požadovaný typ turnusovej zmeny.

Takto nadefinovaná turnusová zmena sa pri importe zapíše na záložku Rola/ Dochádzka/ Individuálna pracovná doba.
UPOZORNENIE: Ak sa importuje turnusová zmena Voľno na časový interval od 0:00 do 24:00 h, v zozname Záznamy pre import sa tento časový interval zobrazí v stĺpci Trvanie ako 1 deň.

Do plánu sa ale tento časový interval naimportuje správne ako 0:00-24:00.

Pri importe sa údaje na záložky Dochádzkové odchýlky a Individuálna pracovná doba zapíšu aj v prípade, že mzdový kalendár ešte nie je inicializovaný. Ak je mzdový kalendár inicializovaný, pri importe sa údaje zapíšu na záložky, a následne aj do mzdového kalendára (po importe nie je potrebné spúšťať inicializáciu).
Spracovanie importu dochádzky
Po vstupe do voľby Nový import vyberte v políčku Definícia importu požadovaný import zo zoznamu definícií importu dát. V políčku Dátum historickej platnosti importu je prednastavený 1. kalendárny deň aktuálne otvoreného mesiaca spracovania miezd. Pre import údajov z externého súboru kliknite na tlačidlo Načítať súbor z disku.

Načíta sa importný súbor, pričom systém kontroluje formát importovaného súboru o čom informuje užívateľa údaj v políčku Povolené typy súborov.
Po načítaní údajov sa zobrazia dve záložky - Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu. Na záložke Záznamy pre import sú uvedené záznamy, ktoré budú importované. Tento zoznam môžete upraviť tak, že niektoré položky odstránite (označiť položku, tlačidlo Odstrániť).

Kliknutím na tlačidlo Importovať sa údaje zobrazené na záložke Záznamy pre import zapíšu na príslušné záložky. Na záložke Záznamy vylúčené z importu sú zobrazené záznamy, ktoré systém nebude importovať, pričom v stĺpci Poznámka je informácia o dôvode.
Do tabuľky Spracované importy dochádzky sa pridá nový riadok s informáciami o vykonanom importe.

Naimportované záznamy je možné odstrániť, avšak odstránením čo len jednej kalendárnej zmeny roly zamestnanca sa automaticky odstránia aj ostatné naimportované položky tohto typu, keďže systém spustí inicializáciu kalendára na role, ktorej označený záznam patril, na čo upozorní hlásením. U ostatných typov položiek (mzdová položka, dochádzková odchýlka, turnusová zmena) sa odstráni len označený záznam.
UPOZORNENIE: Pri opakovanom importe dochádzky do tej istej roly pri importe položiek typu:
- kalendárna zmena sa položky pôvodného importu vymažú (z dôvodu inicializácie kalendára), a do kalendára sa zapíšu položky nového importu;
- mzdová položka položky pôvodného importu zostávajú na záložke Ručná úprava mzdy a k nim sa pridajú položky nového importu;
- dochádzková odchýlka a Individuálna pracovná doba spôsob zápisu záleží od toho, či sa importujú dochádzkové udalosti vo formáte od – do (v hodinách a minútach), alebo trvaním (v desatinných číslach), a tiež od toho, či nový import mení rovnaké dni, alebo mení iné dni ako pôvodný import
Pri formáte importovaných záznamov od – do, ak nový import obsahuje dochádzkové udalosti na rovnaké dni ako pôvodný import, položky pôvodného importu sa vymažú, a zapíšu sa položky nového importu.
Pri formáte importovaných záznamov trvanie, ak nový import obsahuje dochádzkové udalosti na rovnaké dni, ale tieto nie sú celodenné, tak sa novo importované položky doplnia k pôvodným položkám. Ak sú pôvodné položky celodenné, tak sa položky pôvodného importu vymažú, a do nich sa zapíšu položky nového importu.
Ak nový import obsahuje dochádzkové udalosti na iné dni ako pôvodný import, položky pôvodného importu sa zachovajú a položky nového importu sa k nim pridajú.
UPOZORNENIE: Import dochádzky a ani odstránenie položiek importu dochádzky nespúšťa automaticky prepočet mzdy. Preto po spustení týchto operácií nezabúdajte na prepočet mzdy, aby vypočítaná mzda zodpovedala údajom v mzdovom kalendári. Najvhodnejšie je po skončení spracovania miezd, skôr než spustíte spracovanie jednotlivých výstupov, ešte raz spustiť hromadný prepočet miezd.
Zápis súm do importovanej mzdovej položky sumárnou hodnotou
V praxi sa môže stať, že z dochádzkového systému budú údaje, ktoré sa majú importovať do mzdovej položky (napríklad hodiny príplatku za prácu nadčas, za prácu v noci, v sobotu alebo v nedeľu), prichádzať nie ako sumárna položka (teda jedným záznamom za príslušný príplatok v súčte za celý mesiac), ale po dňoch, ako je to v príklade na obrázku.

Ak by sa tieto záznamy importovali každý samostatne, spôsobilo by to, že na záložke Mzdy/ Ručná úprava mzdy by bola za každý záznam (za každý deň) naimportovaná mzdová položka s časťou hodín za daný záznam. Následne by sa do mzdy za každú takto zadanú sumu hodín vypočítala samostatná časť sumy príplatku. Tak by vznikali rozdiely v sume niekoľkých centov oproti vypočítanej sume príplatku vypočítané z počtu hodín importovaných sumárnou položkou. Preto sa pri importe kontroluje, či sa do danej roly importuje tá istá mzdová položka viackrát, a ak áno, jednotlivé sumy sa spočítajú a súčet sa zapíše na záložku Ručná úprava mzdy do príslušnej mzdovej položky.

Obsah a forma súboru xlsx pre import dochádzky
Užívateľ má možnosť vytvoriť si importný súbor vo formáte xlsx.
Súbor pre import údajov do dochádzky z xlsx súboru musí obsahovať nasledovné stĺpce: stĺpec s identifikátorom roly (napr. osobné číslo, v príklade OC), stĺpec s dátumom dňa, do ktorého sa má vpísať kalendárna zmena (v príklade DAT), stĺpec s typom kalendárnej zmeny (v príklade TYP) a stĺpec s trvaním kalendárnej zmeny (v príklade DOBA), alebo dva stĺpce s časom OD, DO pre zadanie časového intervalu.

Sú to stĺpce, ktorých názvy sa vpíšu do políčok v časti Nastavenie stĺpcov v súbore v definícii importu dochádzky.

Pre lepšiu identifikáciu zamestnanca je vhodné mať aj stĺpec s menom zamestnanca (v príklade MENO).
UPOZORNENIE: Údaje do súboru sa musia zapisovať vo formáte Text a to vrátane dátumu a údajov o trvaní, resp. údajov o časovom intervale od, do dochádzkovej odchýlky.

Postup načítania údajov zo súboru, zápis údajov na záložky Záznamy pre import a Záznamy vylúčené z importu a vlastnosti naimportovaných položiek sú rovnaké ako je popísané v predchádzajúcej kapitole.
Obsah a forma súboru pre import do kalendára so zadávaním v desatinných číslach
Princíp definície a importu je rovnaký ako pri importe do mzdového kalendára, ktorý používa na evidenciu času hodiny a minúty. V tomto prípade sa do políčka Trvanie dochádzkovej zmeny zadá položka v desatinných číslach, importný súbor môže vyzerať napríklad takto:

VIDEONÁVODY na stránke www.humanet.sk
Video: Import dochádzky