Podmodul Prehľady umožňuje spracovať špecifické prehľady štruktúry organizačnej schémy podľa preddefinovaných predlôh vo formáte xlsx, ktoré definuje užívateľ.
Definovať nový typ prehľadu, prípadne upravovať nastavenie existujúceho prehľadu môže len užívateľ s prístupovým právom Môže editovať konfiguráciu prehľadov. Ostatní užívatelia si dostupné prehľady môžu len spracovať.
Po vstupe do podmodulu Prehľady sa štandardne zobrazí formulár pre výber a spracovanie prehľadu organizačnej schémy:
V údaji Organizačná schéma vyberte schému, ktorú chcete spracovať do prehľadu. Vo výberovom zozname Typ prehľadu zvoľte prehľad, ktorý chcete spracovať a v políčku Stav ku dňu zadajte dátum, ku ktorému chcete stav štruktúry do prehľadu spracovať.
UPOZORNENIE: V údaji Typ prehľadu sú užívateľovi dostupné prehľady, ktoré nemajú vo svojej definícii nastavený obmedzený prístup k ich spracovaniu. Tie, ktoré majú obmedzený prístup nastavený, môžu spracovávať a teda ich majú vo výbere dostupné len užívatelia, ktorí majú pridelené prístupové právo Môže si spracovať prehľady s obmedzeným prístupom.
UPOZORNENIE: V prípade, že nemáte pridelené prístupové právo Môže si zobraziť organizačnú štruktúru k ľubovoľnému dátumu, tak môžete do prehľadu spracovať len stav schémy k aktuálnemu kalendárnemu dňu, t.j. nemáte vo formulári pre spracovanie prehľadu editovateľný údaj Stav ku dňu.
Ak označíte políčko Namiesto zobrazenia uložiť súbor do priečinka Súbory užívateľa, tak sa výstupný xlsx súbor automaticky nestiahne do Vášho počítača, ale sa uloží do databázy do dočasných súborov užívateľa (voľba Organizačné riadenie/ Dočasné súbory užívateľa). V tomto prípade zároveň môžete výstupný súbor aj zaheslovať označením voľby Zaheslovať súbor a zadaním hesla do zobrazeného textového políčka.
Následne kliknite na tlačidlo Spracovať pre spracovanie výstupného súboru vo formáte xlsx.
Do prehľadu sa vždy spracováva celá organizačná schéma, inak povedané všetky jej uzly od najvyššieho útvaru. V prípade, že je v databáze zapnutá konštanta OMAUTOSORT Automaticky zoraďovať objekty jednej úrovne, je toto zoradenie aplikované aj na záznamy v prehľade. Objekt organizačnej štruktúry typu útvar je do prehľadu spracovaný vždy ako 1 záznam (1 riadok). V prípade pracovného miesta sa do prehľadu zapíše buď 1 záznam, ak k pracovnému miestu nie je priradený žiadny zamestnanec, alebo toľko záznamov (riadkov), koľko je k danému pracovnému miestu priradených zamestnancov (t.j. za každého priradeného zamestnanca samostatný riadok). To, akú štruktúru má 1 záznam v prehľade, resp. aké údaje obsahuje je určené definíciou riadku so štruktúrou záznamu v xlsx predlohe daného prehľadu.
Ak okrem prístupu do podmodulu Prehľady máte zároveň pridelené prístupové právo Môže editovať konfiguráciu prehľadov, tak okrem vyššie uvedených volieb pre spracovanie prehľadu máte po vstupe do podmodulu dostupné tlačidlo s tromi bodkami pre vstup do číselníka Typ prehľadu a voľbu Nastavenie pre konfiguráciu vybraného prehľadu.
Ak potrebujete upraviť položky výberového zoznamu Typ prehľadu kliknite na tlačidlo s tromi bodkami vedľa údaju Typ prehľadu. Tým sa Vám zobrazí užívateľsky editovateľný číselník S020033, Typ prehľadu, v ktorom môžete upraviť existujúce položky číselníka (napr. ak potrebujete zmeniť názov niektorého prehľadu), alebo pridať novú položku číselníka (pridať nový typ prehľadu).
Kliknutím na tlačidlo Nastavenie sa zobrazí modálne okno pre nastavenie predlohy prehľadu zadaného v údaji Typ prehľadu a jeho dostupnosti ostatným užívateľom.
Údaje Názov hárku pre tlač záznamov a Číslo riadku s definíciou štruktúry záznamu sú určené pre zadanie umiestnenia riadku so štruktúrou záznamu prehľadu v jeho xlsx predlohe.
Do údaju Názov hárku pre tlač záznamov zadajte presný názov hárku v predlohe, na ktorom je zadaný riadok s definíciou záznamu prehľadu. Ak ho nevyplníte, hľadá systém definíciu záznamu na 1. hárku predlohy.
Údaj Číslo riadku s definíciou štruktúry záznamu je povinný na vyplnenie a určuje, v ktorom riadku je na príslušnom hárku zadaný riadok s definíciou štruktúry záznamu v xlsx predlohe. Okrem toho, že v tomto riadku je definovaná štruktúra záznamu, zároveň sa od tohto riadku zapisujú jednotlivé záznamy do výstupného súboru. V prípade, že číslo riadku neručíte (necháte zadanú hodnotu 0), systém bude štruktúru záznamu hľadať v 1. riadku príslušného hárku.
Ak necháte označené políčko Obmedzený prístup k prehľadu, tak daný typ prehľadu budú mať dostupný pre spracovanie len užívatelia s prístupovým právom Môže si spracovať prehľady s obmedzeným prístupom. Ak ho odznačíte, môže prehľad spracovať každý užívateľ s prístupom do podmodulu Prehľady.
Tlačidlá Načítať šablónu z disku, resp. Uložiť šablónu na disk slúžia pre nahranie, resp. stiahnutie do počítača xlsx predlohy daného prehľadu.