Základom definície účtovného dokladu je definovanie riadku – účtovného predpisu. Riadky sa definujú na záložke Riadky účt. dokladu. Riadky možno pridávať tlačidlom Pridať, odstraňovať tlačidlom Odstrániť a kopírovať označením riadku a kliknutím na Doplnky/ Kopírovať označené.
Poradie – zadaná hodnota určí zaradenie pridávaného riadku v účtovnom doklade.
Názov – názov riadku v účtovnom doklade.
Použitie zástupných znakov v názve položky účtovného dokladu
V názve účtovného predpisu je možné použiť zástupné znaky pre označenie mesiaca (MM) a roka (RR alebo RRRR), tak aby sa do výsledného účtovného dokladu zapísalo v názve označenie mesiaca, za ktorý sa účtovný doklad spracoval. Uvedené zástupné znaky fungujú vo všetkých spracovateľoch účtovného dokladu. Zástupné znaky boli použité napr. vo vzorovej definícii exportu účtovného dokladu do programu Profit365.
Poznámka – slúži pre účely prípadných poznámok.
SÚ pre MD, AÚ pre MD, SÚ pre DAL, AÚ pre DAL – syntetická a analytická časť účtu na strane Má dať/Dal. Pri definovaní účtovného dokladu pre jednoduché účtovníctvo sa riadok DAL nezobrazuje, a číslo príslušného pohybu podľa účtovného modulu systému Humanet sa zadá do riadku MD.
Typ hodnoty – do zoznamu položiek účtovného dokladu je možné pridať položky troch typov: Mzdová kalkulácia, Súčtový riadok a Text. Podľa toho, ktorý typ hodnoty sa vyberie, sa zobrazia ďalšie ovládacie prvky na zadanie údajov.
Typ hodnoty Mzdová kalkulácia
Typ hodnoty Mzdová kalkulácia slúži na pridanie riadku so mzdovou položkou alebo s výrazom, ktorý obsahuje mzdovú položku.
Mzdová položka – mzdová položka, suma ktorej sa má vpísať do účtovného dokladu.
Zaokrúhlenie – voľbu použijete v prípade, že mzdová položka, alebo výsledok výrazu nemá požadovaný spôsobom zaokrúhlenia.
Výraz – funkciu Výraz použijete v prípade, že v riadku účtovného dokladu sa má zobrazovať výsledok súčtu alebo rozdielu niekoľkých mzdových položiek, napr. pri položke odvody zamestnávateľa na sociálne poistenie.
Pre vytvorenie výrazu kliknite na tlačidlo s bodkami na konci políčka Výraz. Výberom položky v políčku Mzdová položka a kliknutím na Kopírovať do výrazu pridajte do políčka Výraz kódy všetkých požadovaných mzdových položiek, a následne vložením matematických znamienok a zátvoriek vytvorte vzorec.
Súčasťou definície riadku s typom hodnoty Mzdová kalkulácia sú záložky Triedenia, Podmienky a Podmienky pre zrážky.
Triedenia
Na záložku Triedenia sa pridajú triediace kritériá (parametre rozúčtovania mzdových nákladov).
V účtovnom doklade je možné jednotlivé sumy mzdových položiek rozúčtovať podľa triediacich kritérií, napr. na zamestnancov, na strediská, na zamestnancov a strediská. Poradie položiek určuje priorita rozúčtovania. Napríklad je potrebné mzdové náklady „rozbiť“ na zamestnancov a následne na strediská. Parametre rozúčtovania sa pridajú v poradí: 1. Priezvisko a meno, 2. Nákladový útvar – kód.
Pri spracovaní účtovného dokladu systém v prvom riadku uvedie sumu mzdovej položky v súčte za všetkých zamestnancov a strediská, a následne v ďalších riadkoch uvedie sumy „rozbité“ na zamestnanca a príslušné stredisko.
Podmienky
Na záložku Podmienky sa pridajú podmienky (filtre mzdového rozúčtovania) pre načítanie údajov do riadku.
Ak je potrebné niektorú mzdovú položku pridať do riadku za určitú skupinu záznamov, táto podmienka sa zadá na záložku Podmienky. Napríklad ak sa požaduje v účtovníctve viesť samostatné analytické účty pre jednotlivé zdravotné poisťovne, vytvoria sa tri riadky, každý pre jednu zdravotnú poisťovňu, pričom do každého z riadkov sa pridá podmienka na položku Zdravotná poisťovňa – kód.
Poradie – určí poradie položky v podmienke.
Logický operátor – použije sa v prípade, že podmienka bude obsahovať viac ako jednu hodnotu alebo parameter rozúčtovania. Ak sa vyberie a, do jednej podmienky sa spojí viac podmienok, napr. keď je potrebné vybrať kód útvaru a zároveň kód funkcie. Ak sa vyberie alebo môže sa definovať viac podmienok, napr. viac kódov útvaru.
Ľavá zátvorka a Pravá zátvorka – použije sa v prípade výberu viacerých parametrov rozúčtovania.
Parameter rozúčtovania – vyberie sa položka zo zoznamu parametrov rozúčtovania.
Funkčný operátor – vyberie sa položka zo zoznamu operátorov. K políčku Funkčný operátor patrí tabuľka Hodnoty, do ktorej sa pridávajú jednotlivé hodnoty parametra.
Príklad použitia logického operátora
Potrebujete vybrať mzdovú položku tým zamestnancom, ktorí majú priradený kmeňový útvar s kódom S1, S8 a zároveň majú priradenú funkciu na role s kódom F3.
Nadefinovaná podmienka:
Podľa tlačovej zostavy tejto podmienke zodpovedá záznam so mzdovou položkou s hodnotou 100,00.
Účtovný doklad:
Príklady použitia funkčného operátora
Nevybraný – použite v prípade, že do spracovania chcete zahrnúť záznamy so všetkými položkami číselníka vybraného parametra. Napr. pri výbere parametra Nákladové pracovné miesto – kód sa spracujú záznamy za všetky tie roly, ktoré majú na záložke Pracovné zaradenia (voľba Roly/ Identifikácia) vyplnené políčko Pracovné miesto.
Do spracovania sa nezahrnú údaje za tie roly, ktoré v políčku nemajú zadanú žiadnu hodnotu.
Rovný hodnote – použite v prípade, že chcete do spracovania zahrnúť záznamy s presne vymedzenými položkami číselníka, napr. záznamy s kódom zdravotnej poisťovne, alebo záznamy s vybranými kódmi špecifikácie pracovného pomeru (len dohody).
Menší ako hodnota, Menší alebo rovný hodnote, Väčší ako hodnota, Väčší alebo rovný hodnote, Vyskytuje sa v zozname hodnôt, Nevyskytuje sa v zozname hodnôt – použite v prípade, že pre výber viacerých položiek z číselníka vybraného parametra stačí zadať danú podmienku.
Napríklad položky číselníka Typ invalidity obsahuje položky:
Ak chcete, aby sa v účtovnom doklade spracovali len údaje za osoby, ktoré majú zadané v políčku Typ (záložka Invalidita vo voľbe Osoby/ Poistenia) invaliditu pod kódom 210 Do 70 % (ČID) a 220 Nad 70 % (ID), zadajte podmienku: parameter Štatistiky - Osoba - Poistenia - Invalidita - Typ – Kód, funkčný operátor väčší ako hodnota a hodnoty 100.
Podmienky pre zrážky
Na záložku Podmienky pre zrážky sa pridajú podmienky pre rozúčtovanie zrážok, napr. príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie podľa jednotlivých sporiteľní.
Pri definovaní podmienky pre zrážky sa môžu použiť dva parametre rozúčtovania: Zrážka – kód organizácie, Zrážka – názov organizácie.
NÁŠ TIP: Okrem možnosti definovať v riadku účtovného dokladu podmienku pre rozúčtovanie príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie podľa organizácií DDS má systém Humanet k dispozícii aj výpočet účtovníckych položiek pre ešte podrobnejšie rozúčtovanie príspevkov na DDS. Viac v príručke Mzdové a účtovné položky systému Humanet.
Typ hodnoty Súčtový riadok
Typ hodnoty Súčtový riadok slúži na pridanie riadku, ktorý bude výsledkom súčtu, resp. rozdielu niekoľkých riadkov účtovného dokladu. Tento typ riadku má svoje využitie len v listinnej podobe účtovného dokladu.
Pri výbere typu hodnoty Súčtový riadok sa zobrazí tabuľka Zoznam riadkov pre súčet. Do nej sa vyberie zoznam nadefinovaných riadkov, ktoré sa majú spočítať/odpočítať. Pre výber položiek do tabuľky sa klikne na tlačidlo Upraviť.
Zobrazí sa zoznam všetkých riadkov nadefinovaných v účtovnom doklade. V zozname sa označia riadky, ktoré sa majú zahrnúť do súčtového riadku. Ak sa má položka v riadku odpočítať, označí sa políčko Odpočítavať.
UPOZORNENIE: Aby sa do účtovného dokladu zapísala hodnota z políčka Súčtový riadok označte políčko Povoliť zápis hodnoty súčtového riadku pri pridávaní stĺpca s údajom Hodnota riadku.
Typ hodnoty Text
Typ hodnoty Text slúži na pridanie riadku, ktorý bude obsahovať text. Pri zadávaní údajov riadku s typom hodnoty Text vyplňte text do políčka Názov a môžete pridať text do políčka Text. Tento typ riadku má svoje využitie len v listinnej podobe účtovného dokladu.
UPOZORNENIE: Aby sa do účtovného dokladu zapísala hodnota z políčka Text označte políčko Povoliť zápis hodnoty riadku s typom hodnoty Text pri pridávaní stĺpca s údajom Hodnota riadku.
Pomocou typu hodnoty Text môžete do účtovného dokladu pridávať prázdne riadky (do povinného políčka Názov sa vpíšu prázdne znaky), nadpisy častí účtovného dokladu (do políčka Názov sa vpíše nadpis),
alebo oddeľovacie čiary (do políčka Názov sa vpíšu znaky ----), to všetko bez nutnosti definovať xlsx predlohu.
Možnosť skontrolovať nastavenia v definícii riadkov účtovného dokladu pomocou súboru vytvoreného funkciou Export do excelu
V definícii účtovného dokladu na záložke Riadky účt. dokladu sa pri použití funkcie Doplnky/ Export do excelu vytvorí súbor xlsx, ktorý obsahuje všetky údaje, ktoré je dnes možné nastaviť v riadku účtovného dokladu. Tak má užívateľ možnosť spracovať si prehľad všetkých nastavení riadkov, čím sa zjednoduší kontrola v prípade definovania účtovného dokladu s podrobným rozúčtovaním miezd na množstvo analytických účtov.
