Vo voľbe Organizačné riadenie/Import dát/ Definície importu môžete buď vytvoriť novú definíciu importu – kliknutím na tlačidlo Pridať, alebo editovať niektorú z existujúcich definícií vstupom do definície cez tlačidlo z perom (Poznámka: Verejné definície importov dát môže editovať len užívateľ s prístupovým právom na editáciu verejných importov).
V oboch prípadoch sa zobrazí formulár s definíciou importu.
V úvodnej časti formuláru vyplňte základné identifikačné údaje importu:
- kód, skratka a názov importu;
- v údaji Formát súboru vyberte formát, ktorý bude mať importný súbor, na výber máte z nasledovných podporovaných formátov: xlsx, csv (oddelený čiarkou), csv (oddelený bodkočiarkou) a txt;
- - v údaji Typ importu vyberte typ importu, teda o import do akej evidencie sa jedná. V rámci modulu Organizačné riadenie sú dostupné tieto typy importov dát:
o S002701 Útvar – import údajov do evidencie Útvary,
o S002702 Stredisko – import údajov do evidencie Strediská,
o S020751 Špecifikácia pracovného miesta – import údajov do evidencie Špecifikácie pracovných miest,
o S020763 Pracovné miesto so špecifikáciou – import údajov do evidencie Pracovné miesta,
o S002704 Funkcia – import údajov do evidencie Funkcie.
- políčko Súkromný nechajte zaškrtnuté. Tým zabezpečíte, že danú definíciu budete mať v databáze dostupnú len Vy a zároveň ju budete môcť neskôr v prípade potreby editovať, či odstrániť. V prípade, že ho odznačíte bude takto uložená definícia verejnou definíciou dostupnou všetkým užívateľom a zároveň ju nebudete môcť neskôr editovať, či odstrániť (túto možnosť má len užívateľ s prístupovým právom na editáciu verejných importov).
V časti Nastavenia zadajte:
- Načítať hlavičku z riadku č. -> či bude importný súbor obsahovať hlavičku údajov a ak áno, v ktorom riadku;
- Formát dátumu -> maska pre dátum, v prípade, že sa importom bude importovať aj dátumová položka;
- Formát času -> maska pre čas, v prípade, že sa importom bude importovať aj časový údaj – toto nastavenia nemá v súčasnosti v organizačnom riadení praktické využitie;
- Nový objekt vytvoriť importom -> či sa nový objekt má importom do evidencie pridať (vytvoriť), alebo sa má z importu vylúčiť; Ak je políčko nezaškrtnuté a systém v rámci importu nenájde v danej evidencii objekt, ktorého identifikátor zodpovedá jeho hodnote v importnom súbore, tak systém daný záznam z importu vylúči. V opačnom prípade sa záznam nevylúči, ale systém nový objekt do evidencie pridá. Ak nie sú v importnom súbore dostupné, resp. vyplnené niektoré z povinných údajov, zapíše do nich vlastné preddefinované hodnoty (napr. - N - do skratky, - nedefinované - do názvu a podobne).
- Zachovať budúce zmeny -> či sa majú v evidencii na príslušnej záložke zachovať budúce zmeny údajov, ktoré sa síce nachádzajú v tej istej tabuľke ako importovaný údaj, ale nie sú predmetom daného importu – ak políčko Zachovať budúce zmeny nie je označené, znamená to, že ak importujete údaj do záznamu v evidencii obsahujúceho aj iné údaje (napr. import len názvu na záložku Základné parametre, ktorá obsahuje aj ďalšie údaje), tak platnosť importu sa vzťahuje na všetky údaje na tejto záložke, aj keď nie sú obsiahnuté v definícii importu, t.j. prípadné budúce zmeny na tejto záložke budú automaticky „prepísané“ stavom platným ku dňu platnosti importu. Ak je políčko Zachovať budúce zmeny zaškrtnuté, tak import neovplyvní zmeny ostatných údajov v tabuľke, v ktorej sa nachádza importovaný údaj (ovplyvní len históriu zmien importovaného údaju).
- Použiť prázdnu hodnotu na vymazanie údaju -> ide o špeciálne nastavenie pri type importu Špecifikácia pracovného miesta; Ak je políčko zaškrtnuté a systém v rámci importu nájde v danej evidencií údaj a v importnom súbore sa nachádza prázdne pole, daný údaj sa z evidencie Špecifikácie pracovného miesta vymaže. Ak políčko zaškrtnuté nie je, v danom prípade za ponechá hodnota v evidencii.
V časti Nastavenie stĺpcov v súbore zadefinujte spôsob identifikácie objektu, ktorého sa záznam v súbore týka, a v neposlednom rade definujete stĺpce s údajmi, ktoré budú predmetom importu:
- Pre označenie stĺpca v súbore použiť -> či sa má stĺpec s identifikátorom objektu, či importovaným údajom vyhľadávať podľa poradia alebo podľa názvu stĺpca v hlavičke;
- Identifikátor objektu -> čo je identifikátorom objektu (na výber je kód objektu alebo jeho ID) a v akom stĺpci v importnom súbore sa identifikátor nachádza (ak ste pre označenie stĺpca vybrali názov, zadajte názov stĺpca, v opačnom poradí zadajte poradové číslo stĺpca, v ktorom sa bude identifikátor objektu nachádzať);
- Dopĺňať identifikátor nulami... -> zadajte na koľko znakov sa má identifikátor v importnom súbore doplniť 0. Systém doplní 0 na začiatok identifikátora.
- zoznam položiek –> pridávate položky = údaje, ktoré sa daným importom budú importovať a v akom stĺpci v importnom súbore ich hodnoty systém nájde.
UPOZORNENIE – V importnom súbore sa v stĺpci pre danú položku nesmú vyskytovať hodnoty pre inú položku.
Príklad:
Definícia importu typu Útvar:
Ukážka importného súboru:
