Po dôslednom vyplnení dát na záložke Skutočné cesty sa užívateľ preklikne na záložku Vyúčtovanie. Na tejto záložke klikne na tlačidlo Vytvoriť. Z rozpisu pracovných ciest systém vygeneruje pre každý kalendárny deň, každú jednotlivú pracovnú cestu a každú krajinu trvanie pracovnej cesty pre účely stravného a prípadne aj vreckového. Každý deň má teda minimálne jeden riadok. Pri vytváraní tabuľky s výpočtom stravného prebehne rovnaká kontrola správnosti skutočných trás ako sa realizuje na záložke Skutočné trasy tlačidlom Kontrola rozpisu.
Ak je zobrazené pole 100 % krátenie náhrady stravného je pomocou neho možné jediným kliknutím aplikovať krátenie stravného v rozsahu celej pracovnej cesty. Zobrazenie poľa spravuje správca aplikácie.
Pre každý kalendárny deň systém ponúka rozpis stravného a nákladov, ktorý pre TCP obsahuje polia:
- dátum,
- trasa, v prípade viacerých miest oddelené „>“
- čas od a do,
- trvanie – koľko hodín trvala v daný deň pracovná cesta, prerušenia sú odrátané
- prerušenia – počet hodín prerušenia z rozpisu na daný deň, zaokrúhlené na 2 desatinné miesta.
- doprava – použitý dopravný prostriedok, dotiahne sa zo záložky Skutočné trasy.
- poskytnutá strava – užívateľ indikuje, či mu bola zamestnávateľom poskytnutá strava, t. j. raňajky, obed alebo večera, podľa toho sa stravné kráti o 25, 40, alebo 35%. Ak boli v rámci formulára cestovného príkazu, záložka Ubytovanie označené Raňajky, tak sa automaticky označia na každý deň aj vo formulári vyúčtovania stravného.
- stravné – vypočítaná suma náhrad za stravné, sadzby za jednotlivé krajiny sú legislatívne dané a evidované v číselníku sadzieb stravného,
- môže sa zobrazovať aj vreckové, ak je zapnutá voľba povoľujúca vreckové pre TPC, percento výšky vreckového je nastaviteľné v Nastavenie parametrov modulu,
- Výdavky – v tabuľke vyúčtovania sa zobrazujú sumy výdavkov na daný deň, pri rôznych menách sú zobrazené osobitne,
- Pridať výdavok – výdavky sa editujú na osobitnej záložke, ikona „+“ na konci každého riadku otvorí modálne okno na priame pridanie výdavku na daný deň,
Tabuľka vyúčtovania pre ZCP obsahuje všetky polia z TPC, avšak navyše sa zobrazujú tieto stĺpce:
- Krajina,
- Mena krajiny,
Sumy sú vypočítané zo súm stanovených Opatrením MF SR (v prípade viacerých ciest v jednom kalendárnom dni sú časy ciest spočítané, pri ZCP sa stravné počíta za krajinu, v ktorej zamestnanec strávil viac času, v prípade rovnakých časov vo viacerých krajinách aplikácia vypočíta stravné za krajinu, v ktorej je výhodnejšie stravné pre zamestnanca a pod.), celková vypočítaná suma sa automaticky upraví zadaním bezplatne poskytnutej stravy (krátenie pri zadaní raňajok 25%, obeda 40% alebo večere 35%, je možné zadať krátenie ku každému dňu PC – percentá podľa platnej legislatívy) alebo prerušením pracovnej cesty (je možné zadať viacero prerušení, časy sa vo výsledku spočítajú a budú zohľadnené vo výpočte stravného). Sumy prepočítané zo zahraničného na domáci kurz sú zaokrúhlené v súlade s legislatívou (matematické zaokrúhľovanie). Krátenie stravného nemá vplyv na vypočítanú hodnotu vreckového.
V prípade, že si zamestnanec zadal pri tvorbe cestovného príkazu požiadavku na raňajky, automaticky bude vo vyúčtovaní stravné krátené o percento prislúchajúce kráteniu pri raňajkách, túto skutočnosť je vo vyúčtovaní možné zmeniť pre každý deň (napr. raňajky nakoniec poskytnuté neboli a pod.).
V prípade, ak je povolená možnosť vykonávať PC v rámci svojho pravidelného pracoviska a zamestnanec si takýto CP zadá, systém neumožní vyúčtovať náhrady za stravu a umožní vyúčtovať doklady k ostatným výdavkom. Automaticky sa vyplní krátenie stravného pre celý príkaz. Vo formulári sú označené raňajky, obed aj večera a sú len na čítanie. Stravné tak bude = 0.
Aplikácia pri každom vyúčtovanom dni služobnej cesty obsahuje informáciu o tom, aký je celkový strávený čas na pracovnej ceste (stĺpec Trvanie).
Sumár vyúčtovania môže užívateľ vytvoriť až vtedy ak nastal čas konca trasy daného dňa, resp. pracovnej cesty. Jedná sa hlavne o prípad, kedy je aktivovaná voľba "Viaceré cesty". Kontrola párovania začiatkov a koncov po opustení záložky rozpisu zobrazí varovanie: „Nie sú korektne označené začiatky a konce PC, systém nedokáže správne určiť a vypočítať stravné náhrady.“ Sumár vyúčtovania za daný deň sa v tom prípade nezobrazí.
Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala.
Osobitná povaha povolania
Tabuľka vyúčtovania obsahuje ďalšie voľby ak ju vypĺňa zamestnanec s osobitnou povahou povolania podľa §2 ods. 3 Zákona o cestovných náhradách, t. j. zamestnanec, ktorý môže mať dohodnuté miesto pravidelného pracoviska miesto svojho trvalého pobytu. Takýto zamestnanec má cestovné náhrady vypočítané v zmysle ustanovení § 5 ods. 4 Zákona.
Ak systém deteguje osobu s nastaveným príznakom osobitná povaha povolania a zároveň sa jedná o cesty v rozsahu 2 dní, zobrazí sa v tabuľke vyúčtovania dodatočný stĺpec Zmena. V ňom užívateľ v rolovacom tlačidle označí pracovné cesty, ktoré vznikli v rámci jednej pracovnej zmeny (podľa § 5 ods. 4, písm. C).
V prípade, že systém vyhodnotí, že sa jedná o viac pracovných ciest v rámci jedného dňa alebo cez polnoc, automaticky ich označí ako jednu zmenu, spočíta ich a pri poslednej z nich zobrazí výsledné stravné za súčet trvania ciest (podľa § 5 ods. 4, písm. A a B).
Ak je viac ciest v rámci jednej zmeny, v stĺpci Poskytnutá strava bude možnosť označiť stravu len pri jednom z nich. Strava poskytnutá zamestnávateľom môže byť následne označená v riadku, v ktorom je zobrazený výpočet stravného.
Na záložke Vyúčtovanie sa pri každom relevantnom dni (kedy vznikne nárok na základe osobitnej povahy povolania) zobrazí v stĺpci Poznámka text: „Podľa § 5 ods. 4 zákona o cestovných náhradách“.
Je povinnosťou vyúčtovateľa, čiže cestujúceho alebo zadávateľa, aby správne označil jednotlivé cesty v stĺpci Zmena. Len na základe správnych informácií bude správny aj výpočet nároku na cestovné náhrady.
Rekapitulácia podľa meny
Pod sumárnou tabuľkou vyúčtovania je Rekapitulácia podľa meny, obsahuje pre každú menu tieto polia:
- Mena
- Stravné – súčet cestovných náhrad typu stravné so zohľadnením krátení stravného. V prípade cudzej meny zobrazuje aj prepočet do domácej meny.
- Vreckové – súčet cestovných náhrad typu vreckové. V prípade cudzej meny zobrazuje aj prepočet do domácej meny.
- Výdavky – súčet cestovných náhrad typu vedľajšie výdavky. V prípade cudzej meny zobrazuje aj prepočet do domácej meny.
- Súkromné vozidlo – súčet cestovných náhrad z titulu použitia AUV (len vo vyúčtovaniach, kde bolo použité AUV). Ak pri vozidle nie je uplatňovaná náhrada za použitie AUV, zobrazí sa v spodnej časti zoznamu informácia o tejto skutočnosti.
- Zálohy – hodnota načítaná z cestovného príkazu, v prípade cudzej meny zobrazuje aj prepočet do domácej meny,
- Vyplatiť – rozdiel medzi sumou náhrad a sumou záloh, v prípade cudzej meny zobrazuje aj prepočet do domácej meny,
A nižšie polia:
- Spôsob vyplatenia – povinné pole, prednastavená hodnota je Do mzdy. Spôsob Hotovosť je možné vybrať len pri zahraničnej pracovnej ceste ak je vyúčtovania vo viacerých menách.
- Mzdové obdobie – ak je zvolený spôsob vyplatenia Do mzdy, účtovník môže zadať mzdové obdobie v ktorom bude náhrada vyplatená. Zobrazuje sa účtovníkovi vždy, zadávateľovi až po uzatvorení. Prednastavená hodnota je mesiac, kedy bolo vyúčtovanie schválené.
- Iný účet – voliteľné pole, užívateľ môže špecifikovať iný účet ako ten, ktorý bežne využíva na príjem mzdy, zobrazí sa len vtedy ak je vybratý spôsob vyplatenia Iný účet.
Ak je suma vyúčtovania zahraničného príkazu iba v EUR t.j. rekapitulácia vyúčtovania neobsahuje aj cudziu menu, nie je možné zvoliť formu vyplatenia Hotovosť (ostáva iba Do mzdy, Mzdový účet, Iný účet). Tiež prepínač "Vyplatiť v EUR" je skrytý rovnako ako pri tuzemských príkazoch.
Ak je to správcom aplikácie povolené v parametroch modulu, môže byť voľba Hotovosť zobrazená vždy.
Zamestnanec si volí, či požaduje vyplatiť CP v eurách alebo v cudzej mene v poli Vyplatiť v EUR? (predvolená hodnota je ÁNO). Táto má vplyv na ďalšie polia:
- ÁNO: zobrazí pole Spôsob vyplatenia prednastaví hodnotu Do mzdy.
- NIE: pole Spôsob vyplatenia – prednastaví hodnotu Pokladňa.
V prípade zápornej sumy vyúčtovania je spôsob vyplatenia prednostne na zrážku zo mzdy, je tiež možnosť nastaviť účet a v prípade cudzej meny vrátením hotovosti do pokladne.
Účtovník / pokladník môže priamo vo formulári, alebo v pracovnom zošite hromadne zmeniť:
- spôsob výplaty, pričom pri výplate do mzdy určí mzdové obdobie, v ktorom bude náhrada vyplatená
- nákladové údaje: Iné NS, Iný nákladový údaj,
- preddefinované číslo účtu hlavnej knihy,
- dátum dokladu a dátum zaúčtovania (môže vyplniť).
Sumy náhrad sa zaokrúhľujú podľa platnej legislatívy.
Ak systém nedokáže získať hodnotu menového kurzu pri zahraničnom cestovnom príkaze, vo formulári vyúčtovania cestovných náhrad, na záložke Vyúčtovanie - Rekapitulácia náhrad podľa mien – sa na prepočet kurzu použije konštanta "1". Nesprávne prepočty sa zobrazia červenou farbou. V tomto prípade nie je možné odoslať vyúčtovanie na schválenie – je nutné skúsiť kurz načítať neskôr znova.