Aktualizovať štruktúru organizačnej schémy (pridať nové objekty, zrušiť vybrané objekty, upraviť vlastnosti evidovaných objektov) môžete buď ručne priamo v štruktúre danej schémy, alebo hromadne využitím špecifického importu dostupného v základnej voľbe Organizačné riadenie/ Import org. štruktúry.
UPOZORNENIE: Importovaný stav organizačnej štruktúry bude platný od zadaného dátumu do dátumu prípadnej budúcej zmeny jednotlivých objektov. Prípadné už evidované budúce zmeny v organizačnej štruktúre budú zachované. Ak chcete importom zmeniť napr. doplňujúce údaje o objekte, ktoré majú v budúcnosti zadefinované zmeny, je potrebné zmeniť tieto údaje postupne vo všetkých budúcich zmenách.
Import organizačnej štruktúry je určený výlučne na vytvorenie novej štruktúry organizačnej schémy, alebo aktualizáciu vzťahov objektov a ich vlastností evidovaných v už vytvorenej štruktúre organizačnej schémy.
Import nevykonáva zmeny údajov v „číselníku“ organizačných útvarov a pracovných miest, ani nezasahuje do stavu údajov evidovaných v module Personálne údaje. Ak máte v databáze zapnutú konštantu ORSUPROM Aktualizovať pracovné zaradenie rolí pri presune miesta v schéme alebo Kód prac. miesta je zložený z útvaru a čísla pozície, ktoré sa zohľadňujú pri ručnom presune označených objektov v organizačnej schéme, tak tieto sa v rámci hromadného importu štruktúry nezohľadňujú a prípadnú zmenu útvaru, či už v definícii pracovného miesta, či v pracovnom zaradení rolí je nutné vykonať ručne alebo pomocou príslušného typu importu dát.
Po vstupe do voľby sa zobrazí stránka pre nastavenie parametrov importu a spustenie importu.
V údaji Organizačná schéma vyberte schému, ktorej štruktúru chcete importom vytvoriť, prípadne aktualizovať.
V údaji Typ importu vyberte voľbu Vzorový import organizačnej štruktúry. V systéme je dostupný ešte Špecifický import zo systemizácie, ktorý však nie je určený pre štandardný import organizačnej štruktúry a využíva sa (ak je vhodný) len v špecifických implementáciách realizovaných dodávateľom systému.
V údaji Platnosť od zadajte dátum, od ktorého má platiť stav štruktúry importovanej zo vstupného súboru.
Po zadaní požadovaných údajov kliknite na tlačidlo Importovať, vyberte príslušný importný súbor cez tlačidlo Choose File/Browse/Prehľadávať a následným potvrdením vybraného súboru kliknutím na tlačidlo OK sa spustí import organizačnej štruktúry.
Štruktúra a formát importného súboru je presne určená a užívateľ si ju nemôže prispôsobiť:
- súbor musí byť vo formáte xlsx,
- záznamy organizačnej štruktúry sa nachádzajú na 1. hárku v súbore;
- importný súbor musí mať hlavičku v 1. riadku, záznamy sú uvedené od 2. riadku.
- 1 záznam = 1 uzol OŠ = 1 riadok;
- uzol je definovaný objektom a jeho nadriadeným objektom, t.j. ku komu je objekt priradený ako podriadený objekt (priama podriadenosť);
- v prípade objektu, ktorý je použitý v schéme na viacerých miestach (uzloch) je povinné vyplniť aj kód uzla (textový údaj, max 255 znakov, ktorý jednoznačne identifikuje daný uzol; údaj sa zapisuje do rovnomenného údaju v definícii objektu v schéme, pri aktualizácii daného uzla hromadným importom štruktúry je nutné v súbore použiť kód uzla evidovaný v danom objekte);
- v prípade najvyššieho útvaru celej schémy musia byť údaje o nadriadenom objekte nevyplnené;
- v rámci objektov môže užívateľ použiť len objekty, ktoré k danému dátumu existujú v príslušných evidenciách, inak povedané import OŠ nevytvára nové objekty napr. v „číselníku“ pracovných miest.
TIP: Ak už organizačnú štruktúru evidujete a importom ju chcete len aktualizovať, vyexportujte si ju do excelu.
Štruktúra záznamu importného súboru:
V prípade, že je vo vstupnom súbore chyba (napr. sa v ňom vyskytuje nerozlíšený duplicitný objekt, daný objekt systém nenašiel v číselníku, ...), tak sa štruktúra organizačnej schémy, resp. jej zmeny nenaimportujú a zobrazí sa Vám zoznam chýb vo vstupnom súbore s identifikáciou riadku, v ktorom sa daná chyba vyskytla (ten je možné si cez Doplnky exportovať do excelu).
Ak má importný súbor požadovanú štruktúru a aj po obsahovej stránke je organizačná štruktúra v súbore korektná, tak sa automaticky s platnosťou od dátumu platnosti importu:
- vytvorí, ak ešte daná schéma žiadnu štruktúru k danému dátumu neobsahuje,
- aktualizuje, ak daná schéma už organizačnú štruktúru obsahuje, pričom sa do organizačnej štruktúry zapíšu len zmeny oproti pôvodnému stavu (Ak importný súbor neobsahuje zmenu v danom uzle schémy, v rámci importu sa v tomto uzle nič nezapisuje, uzol zostáva „v pôvodnom“ stave).
O úspešne vykonanom importe sa Vám zobrazí hláška.
