Ďalším krokom po vyplnení detailov cestovného príkazu je klik na tlačidlo Na schválenie. Táto akcia uloží obsah formulára a skontroluje správnosť vyplnenia formulára. Spúšťajú sa jednak kontroly uvedené pri záložke Plán cesty a jednak kontrola platnosti údajov nastavených v záhlaví, napr. platnosť nákladového strediska alebo Druhu PC. O výsledku kontroly je užívateľ informovaný hlásením. V okne s hlásením o výsledku kontroly má užívateľ možnosť sa buď vrátiť späť do formulára (tlačidlo Zrušiť), alebo potvrdiť odoslanie na schválenie (tlačidlo Odoslať).
Ak užívateľ vytvára zahraničný cestovný príkaz a nepožiadal si o zálohu, resp. zrušil požiadavku na zálohu (záloha je podľa legislatívy pre pracovné cesty do zahraničia povinná), systém pri odoslaní príkazu na schválenie zobrazí ešte jedno prehlásenie, ktoré je potrebné potvrdiť. Jeho znenie je nastaviteľné v číselníku Užívateľské texty. Text prehlásenia sa vloží do poznámky v histórii CP.
V modálnom okne má užívateľ k dispozícii voľbu Poslať do kalendára. Ak ponechá pri potvrdení odoslania príkazu na schválenie toto zaškrtávacie pole označené, po schválení príkazu príde cestujúcemu do kalendára v rámci notifikácie TO005 alebo TO006 udalosť do kalendára v poštovom klientovi. Posledná použitá voľba sa zapamätá.
Po potvrdení odoslania príkazu sa spustí séria automatizovaných činností:
- rozdelenie tzv. hromadného CP na individuálne CP,
- kontrola na aktuálnosť útvaru zamestnanca - systém porovná útvar uložený na príkaze s aktuálnym útvarom v personalistike,
- pridelenie jedinečného čísla cestovného príkazu,
- pridelenie schvaľovateľa,
- zmena stavu na stav Čaká na schválenie 1. schvaľovateľom,
- odoslanie notifikácie užívateľovi, cestujúcemu a schvaľovateľovi (prípadne aj jeho delegátom). V prípade vybratia spôsobu objednávania Prostredníctvom CK sa odošle aj notifikácia na emailovú adresu CK nastavenú v Nastavenie parametrov modulu. Jej súčasťou je aj CSV súbor s exportom dát z cestovného príkazu.
V záhlaví individuálneho cestovného príkazu sú od tohto momentu zobrazené aj informácie o schvaľovacom procese:
- Schvaľovatelia – meno, číslo roly, kód a názov útvaru, názov pracovného miesta, kontakt a lokalita
- Číslo CP – v štruktúre definovanej vo voľbe Nastavenie parametrov modulu v časti Číslovanie cestovných príkazov,
- Stav cestovného príkazu,
- Dátum schválenia – pri CP schválenom posledným schvaľovateľom. Počet schvaľovateľov určuje definícia schvaľovacieho procesu vo voľbe Schvaľovací proces > Mapovanie biznis operácií.
Pri odoslaní CP na schválenie kontrolujeme polia NS, Iné NS a ŠPP: ak je hodnota v nich neaktuálna, tak aplikácia vyzve užívateľa aby vybral Iné NS či ŠPP zo zoznamu aktuálnych záznamov.
Kontrola platnosti údajov cestujúceho
Systém pri odosielaní cestovného príkazu a vyúčtovania na schválenie overuje, či má cestujúci na základe čísla roly platné pracovné miesto, útvar, lokalitu. Napr. porovná sa pracovné miesto uložené v príkaze pri cestujúcom s pracovným miestom, ktoré má rola aktuálne pridelené v personalistike v evidencii Rola / Pracovné zaradenie / Pracovné miesto. Pri nezhode systém užívateľa informuje chybovou hláškou.
V tabuľke Účastník / Cestujúci sa v tomto prípade tiež zobrazí tlačidlo (ikona recyklácie), pomocou ktorého je možné aktualizovať informácie z personalistiky. Kliknutím na tlačidlo sa prepíšu pôvodné dáta cestujúceho. Do histórie príkazu sa doplní informácia o aktualizácii dát spolu s pôvodnými dátami.
Ošetrenie duplikátov
Modul Cestovné príkazy nepodporuje duplicitu cestovných príkazov. T. j. nemôže sa stať, že zamestnanec bude mať na rovnaký deň zadané 2 rôzne cestovné príkazy. Intervaly od-do dvoch cestovných príkazov zamestnanca sa nemôžu prekrývať.
Kontrola sa spúšťa pri odoslaní príkazu na schválenie ale tiež pri zmene účastníka cesty, alebo pri zmene dátumu cesty. Pri posledných dvoch spomínaných za dátumovým a časovým poľom svieti výstražný trojuholník.
Pri odoslaní príkazu na schválenie sa vypíše chybová hláška v hornej časti stránky. Cestovný príkaz, ktorý neprejde kontrolou na duplicitu nie je možné odoslať na schválenie. Je možné ho len uložiť, upraviť alebo vymazať.