Prehľad príkazov a vyúčtovaní je zoznam všetkých cestovných príkazov užívateľa (t.j. v ktorých prihlásený užívateľ vystupuje ako zadávateľ, resp. cestujúci). Tento zoznam sa ďalej aktualizuje použitím filtrov či rýchlych volieb nad zoznamom:
- Moje cestovné príkazy – zobrazí v zozname len cestovné príkazy, kde je užívateľ cestujúcim
- Mnou zadané cestovné príkazy – zobrazí cestovné príkazy, ktoré užívateľ zadal do systému ako zadávateľ (t. j. pre seba alebo pre iných cestujúcich)
- Neuzavreté cestovné príkazy a vyúčtovania – má zmysel len ak je zároveň použitý aspoň jeden z vyššie uvedených filtrov. Zobrazí príkazy a ich vyúčtovania, ktoré nie sú v stave Uzavreté (vyplatené vyúčtovanie).
Prednastavené stĺpce prehľadu:
- Číslo CP
- Účastník pracovnej cesty
- Začiatok – dátum začiatku pracovnej cesty
- Koniec – dátum ukončenia pracovnej cesty
- Miesto výkonu práce
- Stav príkazu - pri stave Schválený v zátvorke aj dátum schválenia
- Stav zálohy – Požadovaná, Čaká na spracovanie, Čaká na vyplatenie, Vyplatená, Vrátená
- Suma zálohy
- Forma zálohy – na účet alebo hotovosť, príp. do mzdy
- Stav vyúčtovania – pri stave je zároveň zobrazené tlačidlo na otvorenie vytvoreného vyúčtovania, príp. na jeho vytvorenie, pri stave „Uzavreté“ by sa zobrazoval aj dátum uzavretia vyúčtovania
- Účel cesty
- Požadované služby – ÁNO/NIE
- Spôsob zabezpečenia – skratky CK/INT značiace požiadavku na cestovnú kanceláriu alebo interné zabezpečenie
- Suma vyúčtovania - suma sa zobrazuje od stavu vyúčtovania Čaká na schválenie
- Spôsob vyplatenia – na účet, do mzdy, alebo v hotovosti
- Typ – typ pracovnej cesty, zobrazuje skratky TUZ/ZAH, vo význame tuzemský/zahraničný
- Lokalita účastníka – zobrazuje lokality
- Zadávateľ – zobrazuje meno užívateľa príkazu na pracovnú cestu
- Dátum uzavretia vyúčtovania
Tlačidlo Doplnky ponúka viaceré ďalšie voľby vo vzťahu k vybranému cestovnému príkazu:
- Tlačiť – vytlačí sa aktuálne označený cestovný príkaz
- Kopírovať – využije sa jestvujúci CP ako šablóna pre nový CP, vygeneruje sa s novým identifikačným číslom a s vopred vyplnenými poliami. Dátum „od“ pridelí nasledujúci deň. Poznámky ani prílohy sa nekopírujú.
- Odoslať na schválenie – odošle označené cestovné príkazy na schválenie. V protokole vypíše, ktoré príkazy bolo možné odoslať, prípadne vypíše chyby nájdené v príkaze.
- Stornovať – CP bude zrušený a po vyplnení dôvodu zrušenia prejde CP do stavu Stornovaný. Stornovať CP nie je možné pokiaľ je k nemu vyplatená záloha resp. ak je vytvorené vyúčtovanie náhrad. (Ak je vytvorené vyúčtovanie, systém užívateľa upozorní, že toto vyúčtovanie je potrebné najskôr zmazať). V prípade, že je vyúčtovanie už odoslané na schválenie, resp. sa nachádza v ďalších stavoch spracovania, systém upozorní užívateľa na existujúce vyúčtovanie a nedovolí zmazať v tomto kroku vyúčtovanie ani cestovný príkaz. Stornovaním príkazu v stave Pripravovaný sa tento zmaže.
- Upraviť – užívateľ (zadávateľ a cestujúci) alebo správca aplikácie môže v ľubovoľnom momente (okrem stavu príkazu Pripravovaný) požiadať o zmenu v príkaze. Tlačidlo nie je zobrazené v prípade, že je v cestovnom príkaze vyplatená záloha a je menej ako 2 dni pred vycestovaním. Tiež sa nezobrazuje ak je vygenerované vyúčtovanie náhrad za pracovnú cestu.
- Vytvoriť vyúčtovanie – pri schválenom CP vytvorí formulár vyúčtovania
V zozname CP má užívateľ možnosť pridať nový tuzemský alebo zahraničný cestovný príkaz voľbou príslušného tlačidla.
Do vytvoreného formulára cestovného príkazu vstupuje užívateľ kliknutím na ikonku pera.
Do formulára vyúčtovania vstupuje užívateľ kliknutím na ikonku bankovka.