V evidencii Kategórie skutočných výdavkov definuje správca aplikácie jednotlivé výdavky, ktoré sa premietnu do vyúčtovania. Obsahuje tieto polia:
- Účel – referencia na číselník Typy skutočných výdavkov.
- Váha – pre určenie vlastného poradia výdavkov. Toto zoradenie sa následne prejaví aj vo formulári na pridanie výdavku do vyúčtovania cestovných náhrad. Výdavky sa radia od najnižšej váhy po najvyššiu. Správca modulu CP môže takto rozhodnúť, či ich zoradí abecedne, alebo podľa inej logiky.
- Výdavok – unikátny názov výdavku.
- Suma – nastavená hodnota bude automaticky vyplnená pri pridávaní výdavku. Používateľ ju nebude môcť zmeniť.
- Účet TPC – číslo účtu hlavnej účtovnej knihy pre tuzemské pracovné cesty.
- Účet ZPC – číslo účtu hlavnej účtovnej knihy pre zahraničné pracovné cesty.
- Doplňujúci účet TPC – ďalšie číslo účtu hlavnej účtovnej knihy pre tuzemské pracovné cesty.
- Doplňujúci účet ZPC – ďalšie číslo účtu hlavnej účtovnej knihy pre zahraničné pracovné cesty.
- Povinná príloha – príznak určujúci, že k danému výdavku je povinné nahrať prílohu.
- Povinný popis – príznak určujúci, že k danému výdavku je povinné uviesť podrobnosti.
- Kód výdavku – slúži pre účely zoradenia výdavkov vo formulári. Ak je zadaný, tak sa výdavok nedá deaktivovať.
- Daňový výdavok – možnosť rozlíšiť, či je výdavok daňový (súvisí s podnikateľskou činnosťou, je preukázateľný dokladmi - faktúry, bločky, ... a neprekračuje zákonné limity, napr. stravné, ubytovanie, doprava, palivo, parkovné atď.) alebo nedaňový (zahŕňa súkromné výdavky, nadmerné náklady, napr. luxusné ubytovanie, pokuty alebo položky presahujúce zákonné limity. Kľúčové je dodržiavať legislatívne pravidlá a primeranosť výdavkov). Typickými nedaňovými výdavkami v inštalácii Humanet cestovných príkazov sú Vreckové, Čestné prehlásenie a Ostatné výdavky nad limit zákona o CN.
- Aktívne – neaktívne výdavky si používateľ nebude môcť vyúčtovať.
- Poznámka.
Neplatné výdavky nie je možné odstrániť, len zaradiť medzi neaktívne dáta.
Cez Doplnky je možné vykonať Export do XML alebo Import z XML súboru.
V novej inštalácii sú všetky výdavky označené ako daňové. Toto nastavenie môže zmeniť oprávnený používateľ. Vo formulári vyúčtovania cestovného príkazu otvoreného cez zoznam Prehľad príkazov a vyúčtovaní, pri pridávaní výdavku v poli Kategória výdavku sa používateľovi zobrazia na výber len daňové výdavky. Ak bude vyúčtovanie upravované cez iný zoznam (Všetky cestovné príkazy, Spracovanie vyúčtovaní), zobrazia sa všetky výdavky.
Vo voľbe Cestovné príkazy / Exporty / Export vyúčtovaní, predloha STOEXPB004, Export príkazov pre účely zdanenia zohľadňuje nastavenie daňového/nedaňového výdavku – sumy z výdavkov rozdeľuje do stĺpcov práve na základe tohto nastavenia.